當我們舉辦大型活動、或者開展某項重點工作時，都要以部門的名義，向公司領導層或者上級部門提交一個申請書或請示，陳述舉辦這項活動或者開展這項工作的理由，以獲得上級部門的批準、認可、支持和資源保障。

申請書、請示和報告都屬于上行文，是下級單位向上級單位、下級部門向上級部門、員工向領導提出申請、請示或報告工作時用到的文種。這三種文種能起到向上請求批準答複、反映情況、提出建議的作用。

三種文種既有明顯的區别，也有很多共同點。

寫申請書的目的，在于向上級表達願望、提出訴求，請求上級給予批準，或者提供相應的支持和幫助，如因事或因病請假、申請工作調動、請求經費支持等。

對于接收申請書的領導和上級部門來說，需要從申請書中清楚地了解到下級的願望和訴求，以及提出這些願望、訴求的原因和依據，從而做出是否同意和支持的決定。

寫申請書時，需要弄清楚兩個問題。一個是申請什麼事項，是請假，還是尋求支持，還是請求批準；另一個是為什麼要申請，即申請的理由和依據是什麼。在構思申請書時必須考慮清楚這兩個問題。

申請的事項必須清楚明白，不會讓人産生歧義。申請的理由必須充分、合理，有理有據，能夠說服别人。組織素材時就要圍繞這兩個問題進行考慮。

撰寫申請書時，邏輯要清晰，理由要充分，語言要精練，态度要誠懇，這樣寫出來的申請書才有足夠的說服力。

申請書是需要批準的，隻有批準後的申請書，才能生效和執行。

請示的目的在于，就某些工作中不明确的地方，政策把握不清楚的地方，是否能開展某項工作，針對工作中存在的問題提出的方案是否可行等，向上級部門請示。或者就某些具體事項請求領導和上級部門批準。

對于接受請示的領導和上級部門來說，必須從請示中明确地知道請示事項的内容和依據，以便于做出具體的回複。

在構思和撰寫請示時，要直接提出需要解答的疑惑，或者需要批準的事項，不能模糊不清、模棱兩可，讓人不知所雲。提出疑問或事項時，要同時給出自己的理由和依據，以說服領導和上級部門做出科學、合理的判斷。

請示的篇幅不宜過長，寫起來也更為簡單。需要注意的是，請示要一事一請示，不能在一個請示中提出幾個請示事項。

請示是需要有回複的，請示的回複通常以批複的形式進行回複。

批複通常會有三種意見，第一種是完全同意；第二種是原則上同意，但必須進行一些局部修改，因此會在批複中提出具體的修改意見；第三種是不同意，對下級單位或部門請示的事項予以否決。

寫報告的目的在于向上級彙報工作，反映情況，提出意見和建議，或者答複上級部門和領導的詢問。

對于接受報告的領導和上級部門來說，需要從報告中全面了解報告者的工作情況、工作狀态、工作進度等内容。閱讀報告的過程，相當于書面聽取彙報和調查研究的過程。

報告從内容上可以分為綜合報告和專題報告，從時間上可以分為年度報告和階段性報告。

不同的報告，對内容的要求也不一樣。因此，在組織素材時，要根據報告本身的定位和特點，以及報告的不同分類形式，對搜集到的素材進行合理地剪裁和取舍。

報告一般分為四個部分。一是做了什麼，也就是具體的工作情況；二是取得了什麼樣的成績，産生了哪些明顯的效果；三是工作中還存在什麼問題，或者遇到了哪些新情況和新問題；四是下一步有什麼打算。

在構思和撰寫報告時，可以圍繞這四個方面去寫。其中，第一部分“做了什麼”是主體部分，其他三個部分可以略寫或不寫。

綜合報告要全面、客觀、真實地反映情況，同時要突出工作中的重點和亮點。

專題報告要把某項工作、某個問題、某方面情況寫深寫透，一事一報，注重時效，寫出特點。階段性報告要反映新情況、新特點、新變化，點出工作中遇到的困難和問題，提出下一步的思路和打算。

年度報告要總結出工作中的典型做法和亮點，取得的主要經驗，有什麼樣的體會，并提出下一年度的工作思路。

相對于申請書和請示，報告主要是陳述事實、說明情況，無須上級領導和部門給予批準、指示或回複。

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