電子郵件，是我們辦公中應用最廣泛的一種公文，如何利用它高效溝通，大有學問。郵件使用會涉及到撰寫郵件、收郵件、發郵件，我們就從這3個方面來說明。
一、郵件撰寫一封受領導稱贊的郵件須做到：收件人、抄送人選取恰當，主題明确，正文簡明扼要、重點突出、訴求明确，落款完整，附件無誤，格式整齊美觀。
1、收件人、抄送人選取恰當
簡而言之，不論是收件人還是抄送人，都是與所涉事宜相關的人。收件人選擇直接當事人，就是必須對事件知曉或響應的人，而抄送人則是通知他知曉，即使郵件被對方忽略也不會産生什麼負面影響。
郵件彙報重要事項時，如果你認為有必要讓直接上級知曉，可抄送給直接上級。如果更高一級領導沒有參與也沒有得到直接上級授權，就不要越級發送。
二、發郵件後要追蹤如果郵件非常重要，你需要第一時間通過電話或即時通訊工具提醒收件人接收并響應。
你也需要主動跟進響應的進展，尤其是時間緊迫的事項，确保在要求的時限前完成。
如果需要向相關人員通報最新的進展，最好是在該事件上一封郵件的基礎上回複全部來通報，這樣讓同一主題的事件進展盡可能在一封郵件中就可以體現。
我們可以每天安排兩三次對郵件集中處理，不用随時去刷新郵箱。不管自己是在收件人或抄送人中，都需要看看郵件是否需要自己做出響應。
如果緊急的事宜，盡可能第一時間做出回複，即使暫時無法決策，也可以回複郵件已收到，會在某某時間前予以回複。這會給人留下你對工作快速響應的好印象。重要郵件，可添加星标符号，便于提醒自己及時處理。
回複時是回複發件人還是所有人也需要根據情況而定，如果你的響應動作與其他收件人是有所關聯的，則回複全部；如果沒有關聯，就沒必要回複全部人。
郵件隻是我們職場上小小的細節，但我們在職場上的形象都是由這些小細節一點一點構成，處理好這些，有利于我們職場良好形象的建立。
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