“大智移雲物”等新技術引領的科技革命推動了财務的信息化、智能化和數字化變革，提單、審批的移動化，财務審核的智能化，數據分析的實時化，都在重塑财務工作新模式。

會計檔案是企業經營記錄的直觀反映，檔案室更是任何一家企業或單位都不可避開的一個“實體空間”。然而，在越來越多的财務工作開始線上高效處理的趨勢下，随之産生的大量數據信息，也亟需一個“虛拟空間”來實現電子檔案的歸檔存儲。

傳統實體檔案室

在檔案管理上，通過建立電子檔案系統，打通财務信息化建設最後一公裡，就可以将紙質歸檔模式中的如下痛點問題“一網打盡”。

前有技術驅動，後有政策引導。檔案電子化浪潮開啟自2013年12月——國家發改委、财政部、國家稅務總局、國家檔案局四部委聯合下發《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》，明确推動電子發票的接收及歸檔保存。經過數年的政策完善，财政部、國家檔案局今年3月底發布重磅文件《關于規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規定了“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力”、“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”、“符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力”等内容，明确了電子會計檔案的法律效力，為數字化時代電子檔案管理提供良好的應用環境。

大勢所趨，時不我待。中興新雲電子檔案系統，為企業會計檔案收集、鑒定、整理歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀的全流程的數字化管理提供有力支撐。

下圖為中興新雲電子檔案系統的功能架構圖。本篇我們主要介紹的功能為檔案采集、憑證匹配和分冊歸檔。

中興新雲電子檔案系統功能架構

• 檔案采集

除正在逐步進行電子化推廣的發票外，會計憑證、會計報表、賬簿、銀行回單、銀行對賬單、合同、證照等會計檔案，都可通過電子檔案系統，以電子數據取代傳統紙質載體。電子檔案系統可以通過多系統集成實現會計資料采集自動化，确保電子檔案的完整性。

電子檔案系統可以與票聯系統對接實現電子發票的采集驗證；與電子影像系統對接可以獲取電子影像文件；與會計核算系統對接，實現會計憑證的采集；與銀企互聯系統對接完成電子銀行回單的獲取；針對紙質文檔，系統支持掃描儀批量掃描上傳和手動新增的方式維護财務資料信息。

• 憑證匹配

電子檔案系統内置編碼規則，根據編碼信息确定同一項業務各單據之間的關聯關系，因此，發票、報賬單、記賬憑證和銀行回單等可依據編号之間的映射關系，在後台自動完成匹配，但也可保留檔案管理員手動匹配的權限。

檔案管理員可以通過系統操作，進一步确認電子影像和電子憑證的匹配情況，保證單據、影像、憑證的準确對應。

• 分冊歸檔

分冊歸檔是檔案管理的“重頭戲”，如何實現實物檔案和電子檔案的順利歸檔呢？電子檔案系統能夠發揮怎樣的作用呢？我們可以從以下三個方面來一探究竟。

• 單據匹配成功後，将通過電子檔案系統進行憑證分冊。電子檔案分冊信息與實物檔案保持一緻。
• 檔案上架入庫後，可在系統中維護具體的庫位信息，包括城市、倉庫、架位等詳細信息，确保電子檔案和實物檔案的對應關系。
• 借助條碼技術，可以保障電子檔案和實物檔案的一緻性，實現檔案庫存的虛拟化管理和檔案盤點的自動化。

本篇我們介紹了解了電子檔案系統的整體定位，主要探索了電子檔案管理過程中的三項基礎功能。下期我們将介紹中興新雲電子檔案系統的更多功能：借閱管理、統計分析和聯動管理，為您全面展示檔案“雲化”管理的新工作模式，歡迎繼續關注！

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