#頭條創作挑戰賽#
【九吉讀書筆記】
♥一次隻做一件事
♥建議你試試番茄工作法。在25分鐘内專心做某一件事,然後短暫休息,再将其他事與你正在做得比對一下。看哪個更重要,就揀最重要的做
♥要想做到專注,你就得堅決抛開各種雜念
♥弗朗西斯科·西裡洛在1992年創立了番茄工作法,但若從頭說起,則要追溯到20世紀80年代末,他大學生活的頭幾年。他一度苦于效率低下,作業做不出來,學習學不進去。山窮水盡處,柳暗花明時——多虧一個紅色、定時響鈴的圓形物件:“于是我和自己打賭,下猛藥,狠狠鄙視自己說:‘我能學習一會兒嗎?——真正學上10分鐘?’我得找個計時教練,誰來替我掐表呢?後來我找到了,是一枚廚房定時器,形狀好像‘番茄’(即意大利語的Pomodoro)。就這樣,我邂逅了我的番茄鐘。”
番茄工作法能幫你與時間化敵為友,不會再因為還有一小時、一天、一周、一個月的時限而充滿焦慮,你要做的就是定好25分鐘番茄鐘,然後全然專注于手頭的任務。如果番茄鐘響鈴,25分鐘結束,而任務還沒完成,這并不代表失敗。相反,這鈴聲在為你已連續地工作了一整段時間而喝彩。
什麼是番茄工作法?簡單說,就是列出你當天要做的事,設置25分鐘鬧鐘,然後從第一件事開始。此外還要有每日回顧、做每日承諾、控制中斷、預估要花的工夫等。這本書中我會以自己為例,向你展示如何使用番茄工作法,包括如何記錄活動,以及如何挑出最重要的任務。
♥千裡之行始于足下,現在開始吧:試試完成特定時間段内的活動。拿出紙筆,列出一些待辦的活動。看看你寫下的這些任務裡,哪一項是最重要的?哪一項是你最想盡快完成的?把書簽放到這一頁上,合上書,按照下列步驟去做這件事:
(1)扭啟你的廚房定時器,将鬧鈴定在10分鐘;
(2)全神貫注去做這一項特定的任務;
(3)到鬧鐘響鈴,立刻停下,别管任務完沒完成;
(4)休息3分鐘,然後翻開書,繼續往下讀。
怎麼樣?剛才那10分鐘裡,你能排除雜念不胡思亂想嗎?是不是經常看表?通常在番茄工作法中,将鬧鈴定在25分鐘,以此為一個“時間盒”。如果你願意可以試試,照此方法讀完整本書:在一段一段的25分鐘周期内讀書——當然要拿廚房定時器來掐時間——并且在每兩個閱讀周期之間,花3分鐘休息放松。
♥先分析真正的問題所在,即“我想達成什麼結果”,然後專注于能帶來該結果的活動。開工前,我要先扭啟番茄鐘,稍後番茄鐘會響鈴,提醒我停下來,重新考慮剛才所專注的活動,是否仍然是重中之重?
♥先前的狀态是,時間在我這兒一下子就沒了,嘭!一天下來,原本打算做完的事兒,大部分還是老樣子。認真地自我反省後,我找出一些問題的脈絡。估計你對其中一兩個問題并不陌生。以下就列出這些導緻人們無法完成工作的問題。本書後面還要具體講到如何借助番茄工作法的正确應用來解決它們。面對複雜,望而卻步。那些複雜的、在一個25分鐘内完不成的任務,往往會造成拖延。拖延總能讓我們苟且偷安,但難題并沒有消失。别考慮任務有多複雜,重要的是開始、再開始。扭啟番茄鐘,半小時内你會有所斬獲,并獲得休息做為獎賞
♥無聊瑣事,越拖越久。尚未完成的工作不會給你帶來任何好處。當然了,掃尾的活兒通常都無趣得很。不要總想着要完成整件事你還得費多少工夫,而是想想要完成這一個番茄鐘其實也沒多久。先完成它,你就會得到回報。
小事忙活一天,大事一樣沒辦。番茄工作法要求在每天早晨做計劃,為自己當天分派為數不多的活動。然後在每個番茄鐘之前,重新評估活動的優先級,最重要的一項待辦活動會躍然紙上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。最後期限,步步緊逼。加班到很晚,周末不休息,長此以往,不會有任何效率。就算被迫加了班,别别扭扭地,也拿不出好成果來。番茄工作法,以25分鐘的短期疊代為節奏,幫你建立可持續發展的步伐,休息時安心休息,工作時一心一意。
♥從休息回到工作,心智調整不過來。每天上午剛上班,或者吃午飯回來那陣子,時間經常會在你面前溜走:還沒把心思拉回工作之前,它就一分一秒地過去了。番茄工作法是以動作為導向的,扭啟番茄鐘是動作,遵守鈴聲是動作,填寫“今日待辦”表格是動作。習慣成自然,充分利用條件反射的力量。
一錯再錯,不長記性。為了避免第二天犯同樣的錯誤,番茄工作法在一天結束前要做三件事:記錄、處理和可視化,這些每日回顧工作,是改進個人流程的關鍵。每天都學習,每天都進步。這樣還有一個好處是,一開始你是照着書本應用番茄工作法,等到認清自身工作習慣後,就可以進行調整,形成自己專屬的一套方法。
♥沒想到一件事要做這麼久。将活動拆分為小項目,使其更加清晰。經過預估,如果某項活動需要7個以上的番茄鐘,就應當拆分它。番茄工作法預估每項活動,通過比較“預估番茄數”和“實際完成所用番茄數”,可以讓你在每一步得到即時反饋。這部分與“定量預估”有關。
♥頭腦被各種想法占據。有時難以集中于單項活動,是因為其他想法一刻不停地冒出來。這時應當把它們填入“計劃外緊急”表格,然後再接再厲,完成手頭的活動。想要專心緻志,就抛開所有雜念
♥問自己:一次隻做一件事
※什麼讓你半途而廢?
※在哪些地方讀書,更容易讓你集中精力?
※你是怎樣逃避做無聊瑣事的?
※通常哪類活動會讓你花費的時間超過預期?
※你的時間是否經常被事務型活動填滿,即使有更重要的事要辦?
♥想獲得心流狀态,進入好整以暇、正襟危坐、全神貫注的姿勢,要比東張西望等待靈感有效得多。
♥人腦的結構可以分為四個層次:腦幹、邊緣系統、皮層、額葉。所有這四層各有其獨特的長處和弱點。隻要能各自扮演合适的角色,它們組合起來将會所向披靡。
“腦幹”部分,生活在億萬年前的爬行動物也有腦幹,它為我們提供了可靠的條件反射機制,不需要意識參與即可作出反應。
“邊緣系統”是人類與哺乳動物共有的。它幫助我們進行長期記憶,同時也負責處理獎勵信号。其功能主要涉及情感和社會關系。
“大腦皮層”的完善程度與動物的智能成正比,例如人類的大腦皮層就發達得多。皮層使我們能夠認知和思考,并且能夠“站在畫外看畫”進而得出結論。
“額葉”使人類與其他動物不同。它讓我們能異想天開,也能發明創新;讓我們能據理力争,也能理解異見;讓我們能計劃協商,也能操縱大局。
♥左腦幫助我們産生一個符合語法和語義規則的詞語線性序列。對過去進行分析也是一個典型的左腦任務。右腦更傾向于直覺。右腦理解比喻、産生夢想、組合新想法,有時還能穿過無序的邏輯,帶來靈光一現
♥多巴胺神經遞質的職責之一是保持人的警覺性。一種理論解釋為什麼有些人常常多動,是因為大腦要彌補多巴胺産量的不足,從而增加了腎上腺素的生産。例如,當我非常疲憊時,我會顯出多動型人群的類似症狀:後繼乏力,注意力集中不起來。因此,我需要休息,以獲得新的能量。要讓注意力處于最佳狀态,我需要在每半小時之間進行短暫休息,每周安排不超過40小時的工作計劃。我的經驗告訴我,采取可持續的步伐,是工作卓有成效的前提
♥“中央執行器”控制我們的認知過程,對信息進行分門别類,它扮演首席執行官。“語音回路”通過複述的方式存儲我們看到的東西,它的容量有限,使得短單詞更容易記憶。“視空畫闆”上保存了我們所看到的信息,它幫助我們判斷距離或進行視覺想象。“情節緩存”是一位多面手。它跨領域進行溝通,建立起統一的視覺、空間、語言和時序單元,對于長期記憶,它也是一位不錯的幫手。工作記憶的容量有限
♥延遲回憶更容易記住不同含義的詞語,大腦通過聯想對記憶進行編碼。可視化技術,比如思維導圖,是理清聯想脈絡、服務長期記憶的極佳工具
♥從時間持續的角度來看,對未來進行思考、計算和劃分,無異于盲人摸象一般,至少在以全新的方法面對全新的任務時,會是如此。對于我和大多數人來說,正是這種不可預測性導緻了焦慮。而焦慮無疑會導緻生産力下降,甚至可能把事情搞砸。如果我們能将工作視為一連串的事件各個擊破,生産力将得以提高
♥在快速眼動睡眠(指人在睡眠中眼球處于高速轉動的階段)期間,大腦的一小部分重放我們日常生活的影像。這部分被稱為海馬體,因其形狀而得名。記憶是一份穩定封存的副本,與事實無關的情緒化成分均被剔除。大腦還會在所收集的各組記憶之間找出新的聯系。“脫機狀态”——即大腦沒有考慮問題的時候——能為我們提供新思路和新見解。這一邏輯進程在大腦的後台運行,它不光在睡覺時,也會在我們清醒着但無所事事時,即脫機狀态下工作。短暫的定期休息,能夠促進融會貫通的能力
♥“相關記憶”能夠綜合概括個人原有知識,脫機狀态對它意義重大,包括快速眼動睡眠時間,以及暫時放下待解決問題的片刻小憩時間。對于相關性的發現,其中一種類型是傳遞性推理。例如,一開始我們分别了解幾對單獨的假設,假如“黃色比綠色好”、“綠色比紫色好”,然後即使沒有明确說明黃色與紫色的關系,我們也會推斷“黃色比紫色好”
♥有一種精神狀态稱為“心流”,它具有以下特點:明确的目标、集中、專注、自我意識消失、時間感扭曲、直接和即時反饋、能力水平與面對挑戰的平衡、個人控制感、工作本身的内在獎勵、行為與認知的合一
♥心流是一種創造性的狀态。如果保持心流的狀态,效率不就提高了嗎?不是的。心流狀态下缺乏全局觀念,創造力與統籌力難以并存。時不時地,我需要縱覽全局進行戰略決策,部署行動,以便在下一個心流期間能夠全身心投入這項行動中。
在進入心流階段之前,我扭啟一個番茄鐘,讓它稍後喚醒我,這樣我可以暫時換上戰略眼光,觀察全局,然後再次回到心流中——這就是節奏。另外要記住的是,獲得心流狀态,進入好整以暇、正襟危坐、全神貫注的姿勢,要比東張西望等待靈感有效得多
♥激勵是一種生理活動加劇的狀态。我不需要巅峰,更不想要低谷,我想保持一個可持續的步伐
♥拖延是一種焦慮應對機制,與啟動或完成某項任務或決策有關。你為什麼拖延?因為你的懶惰?不,即使是最拖拉的人也有動力和能量做一些事——周末的業餘愛好,人際關系,或者社團工作。有三個導緻拖延的明顯原因:
※其他人強迫你做一些事,違背你的意志;
※你給自己壓力,想要有完美的表現;
※害怕犯錯誤或受批評。
比方說,你習慣性遲到,最後期限總讓你心驚肉跳。沒時間陪老婆,沒時間娛樂。怎麼會這樣?因為在感覺上,拖延就像一個獎勵。拖延會暫時緩解你的壓力。但請記住,壓力來自内部,而治療的良方是找到項目的起跑線
♥長遠而言,如果能有一個可持續的步伐,我們的生産率會更好。我們的大腦需要定期的休養,既包括工作時間的短暫休息,也包括每天工作完成以後的較長休息
♥正确的決策是意識和直覺之間的平衡。為了做出正确決定,你需要簡化問題,使其隻包含重要事實和你有足夠能力進行分析的領域。而“薄片撷取”是一種不假思索的思考方式。我們根據一段極短的時間内的經驗,從中提取真正重要的信息。這些判斷有效與否,完全取決于我們的經驗、專業訓練和知識,而非其他因素。真正的挑戰在于建立一種簡單、透明、具支持性、自我完善、有靈活性的進程。靈活性是基于我們跟蹤記錄的事實數據,不僅要用這些指标調整進程本身,而且要改善我們自己。然後,我們将能夠在正确的時間,以正确的方式作出瞬間決定,并據此采取正确的行動。
♥變化是商務世界永恒的主題,它不會每次都聽我們的,但可以嘗試控制它的影響。學會擁抱變化,打開機會之窗,消解壓力
♥在所有的可選方案中不斷地做取舍,會帶來焦慮,無法專心緻志。我們有太多的選擇,太多的決策,做真正重要事情的時間反而太少。選擇産生焦慮,評估可選方案,會導緻時間流失和專注度減少。但我們自始至終仍然願意做最重要的事情。當環境發生改變,而且影響到我們手頭工作的價值時,我們應該接受這種變化,或許還要調整原先的優先次序。
即使在萬不得已的情況下,重新調整優先次序,即“選擇當前活動”,也必須限制在某種場合下才能進行。但為了及時對變化做出響應,即“切換當前活動”,我們必須讓此類場合足夠頻繁地出現。因此需要有一個步調,例如選擇—工作—休息;選擇—工作—休息……同時我們用時間盒來限定工作時段,以便在我們全神貫注于當前工作的時候,還能抽出身來
♥問自己:背景
※在一份耗費腦力的活動上你能專注多久?
※你的私人生活和職業生活的節奏是怎樣的?
※對于考驗記憶的遊戲,你能玩得好嗎?
※你上一次拖延是什麼時候?為什麼?
※你做決定的時候是憑直覺還是憑意識?如何平衡?
♥方法很簡單。選擇“今日待辦”表格中最重要的工作,扭啟番茄鐘到25分鐘,開始專注于這項活動——僅此一項
♥番茄工作者的一天具有以下5個階段。
※計劃:在一天的開始,從積壓的工作(稱為“活動清單”)中提取最重要的活動,填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當天的自我承諾。
※跟蹤:确定當天活動後,扭啟25分鐘的番茄鐘,從當天活動的第一項開始進行。在每個25分鐘的時間段(稱為一個番茄鐘)内,你要收集一些過程指标,比如計算遇到的中斷次數。
※記錄:在一天結束時,将當天收集的數據歸檔,寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數,就把中斷次數寫下來。
※處理:從所記錄的原始數據中提取有用信息。例如,可以計算在每個25分鐘的時間段,平均遇到幾次中斷。
※可視化:最終你要将信息以某種方式組織起來,從中找出改進流程的思路。如果你想獲得最适合現實情況的工作習慣,在自我調整過程中,基本上每天都要做這樣的回顧。
在每天開始時,進行計劃;每天結束時,進行記錄、處理和可視化;在兩者之間,進行對25分鐘周期循環的跟蹤。
♥美國統計學家威廉·愛德華·戴明和安德魯·沃爾特·休哈特共同創立了戴明循環,也稱品質管理循環或PDCA循環。它是一個解決問題的周期流程,可用于對其他流程進行改進。基于“假設-實驗-評估”的科學方法,戴明循環的4步為:計劃-執行-評估-應用。
※計劃(Plan):定義預期的結果,以及達成它所需的流程
※執行(Do):實施該流程。
※評估(Check):對流程進行衡量,比較實際結果與預期結果,找出差距。
※應用(Act):對差距進行分析,找出問題根源,以圖改進。
這一系列的計劃、監控、衡量和改進,也正是番茄工作法的核心,番茄工作法是一套典型的PDCA流程
♥簡單易用的工具可以簡化方法。你可以忽略流程管理方法,專注于真正要做的事。番茄工作法隻需要一支鋼筆或鉛筆、一枚廚房定時器、三張白紙或橫格紙
三張紙的用途如下:
※“今日待辦”表格:填寫今天日期、你的名字,列出打算在今天進行的活動。每天早上這張表要換新的。
※“活動清單”表格:填寫你的名字,列出最近要進行的活動,随想随填,不用排序。同一張“活動清單”表格可以用很多天,增加新的活動,劃掉已完成的。
※“記錄”表格:記錄所采樣的流程指标,以便對流程進行改進。同一張“記錄”表格可以用很多天,以便比較每天的跟蹤記錄。
♥自己動手:做一張活動清單表格。想想你在家要完成的活動,把它們全記下來,無論是否重要,不必考慮重要程度和優先級,也不必寫出具體做法,隻寫活動完成後的狀态。比如:
※客廳整潔;
※買烹饪書;
※發電郵給西娅。
言簡意赅就行了,不要刻意地縮寫或長篇大論,也不要考慮措辭能否讓别人理解,最重要的是你自己能看懂,即使你今天寫下它們,一個月後回來看也能明白
♥将最重要的活動排到第一位,并全力以赴去做
♥番茄工作法有一定的目标導向。量力而為地選擇一定數量、今天能完成的活動,這是你的承諾。如果它們得以完成,滿心欣慰是回報給你的精神獎杯
♥自己動手:做一張今日待辦表格。拿一支筆、一張紙、廚房定時器,還有你剛剛做的“活動清單”表格。扭啟5分鐘番茄鐘。在紙面頂端寫下标題“今日待辦”,想想你覺得今天要進行的活動。先看看你的“活動清單”表格,有沒有漏掉沒填的内容。比如:
※開車帶埃達看球;
※做晚飯;
※電話姐姐。
“活動清單”表格裡的事情,别一股腦都抄到“今日待辦”表格裡,要考慮全部做完的承諾是否合理。繼續練習不要停止,直到番茄鐘響鈴
♥“今日待辦”表格是在時間段限定内的承諾。某件事你今天不打算做,就别把它填進去。
♥要強調的是,“活動清單”表格很有用,但隻有它是不夠的。為了激發動力,你需要量力而行,為一段固定的時間,從“活動清單”中提取一組适量的活動。如果該提取過程由你自主完成,你确實相信這段時間内可以實現這些目标,這就成為自我承諾。一天,是一個可以預期的時間段長度,而且要完成所承諾的活動,一天的時間也足夠長。
區别“活動清單”(傳統工作清單)和“今日待辦”(所提取的承諾),這項必要的策略可以保證你做正确的事情,現在就開始,并全心全意投入你的工作。它們幫你明确目标,建立個人控制。
♥為避免一頭紮進不太重要的活動,要記得定期評估活動的重要程度,還要記得頻繁地休息,而且還要時不時地提醒自己,進行自我評估,努力揚長避短。我個人是利用一系列輔助手段(例如書面的計劃、連續的流程、定制的鈴聲信号)來支持我的前瞻記憶。回溯記憶關注的是過去的事情,作為補充,前瞻記憶幫我們記住未來要做的事情。例如,前瞻記憶用來幫我們記得要開會,記得給某人打電話,或更普遍地說,記得做我們“曾經打算在未來做”的各種活動。
随着年齡增長,我們的額葉活動,以及未來的記憶力都逐漸減弱。生老病死是自然規律,但可以通過外部刺激來彌補,比如給自己建立一些提醒。前瞻記憶與我們的意願密切相關。假如我們想讓事情在未來發生,就為此建立長期計劃。當計劃實現時,我們心滿意足,得到獎賞。
♥休息。當廚房定時器走到25分鐘響鈴,表示你已經完成了一個番茄鐘。這時應該立即在今日待辦表格的相應活動旁邊畫一個×,然後休息一下。休息時間可長可短,但我是用3~5分鐘,完全放下工作,分身出來,也遠離其他任何挑戰智力的活動。可能會喝點水,或想想晚上吃啥。
我休息的最低标準是,站起來,從我的辦公椅走開,至少兩步遠。一般這樣足夠消除我對之前工作的思考,還能做一些對肩背有益的運動。像我們這些辦公族,每天在單調的位置坐太久了。休息之後你要決定:是繼續進行同一項活動,還是切換到另一項。切換是因為重要程度有所改變,也可能隻是因為上一項活動已經完成。
♥放下。在休息期間,思考上一個番茄鐘或下一個番茄鐘的工作是不允許的。不要打重要電話,不要寫重要的電子郵件。讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。如果讓壓力系統一直工作,而不借助心智休閑進行調節,一些症狀會找上門來。腦幹的思考系統會受到影響,包括邊緣系統的感知能力,甚至破壞你的生物節奏。例如會造成失眠。長期的精神緊張,會導緻工作記憶能力和集中力下降。從而使工作的快樂變成焦慮,靈感變成敏感,還更容易發怒
♥階段性休息。在每隔25分鐘的常規休息之外,番茄工作法要求安排時間更長的階段性休息。我将4個番茄鐘作為一組,所以每4個番茄鐘後,我進行階段性休息。階段性休息通常可以是15~30分鐘的消遣。可以利用這段時間來清理辦公桌,去一趟咖啡機那,或者到喜歡的社交網站轉轉。
♥如何迅速進入深度放松狀态?我是這樣做到的:
(1)找一張舒适的椅子,或者在你辦公室有張沙發更好。
(2)休息一開始就閉上眼睛,身體找到最能放松的姿勢。讓脖子、手臂、腿完全放松。
(3)想象有一台光掃描儀:一條明亮的水平線從頭到腳、從上到下緩緩移動。集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉,讓它們進一步放松。尤其注意眼睛,仔細地消除眼部的緊張。
(4)想象有一個白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中,如果它消失了,沒關系。這隻是一個引子,讓你放下對之前番茄鐘工作的思考。
(5)當休息完成後,輕輕睜開眼睛,啟動番茄鐘,專注,前進。如果這5分鐘感覺像10分鐘,說明你做對了。每次我沒有足夠放松,代價就是5、6個番茄鐘後的效率受到影響。我也試過想在20分鐘或更長時間裡睡一覺。不過真正的睡眠沒有帶來深度放松的效果。不用說,對高效的番茄鐘工作日而言,長休息和短休息同樣重要
♥确實有形的目标,能激勵我完成工作。在早晨量力而為地選擇一定數量的活動,是我的承諾。努力通過一些較短的周期(番茄鐘)來履行承諾,是我的行程。無視休息,隻會破壞承諾,喪失動力。尊重行程,有助于持久地實現高效率
♥結束了一天的工作,你要馬上進入記錄階段。首先,将你的原始跟蹤數據複制到“記錄”表格。所跟蹤的内容取決于你希望看到什麼。剛開始使用番茄工作法時,隻跟蹤每天完成的番茄鐘數就好。所以表格第一列可以是日期,第二列是番茄鐘數,每行代表一天,同一張“記錄”表格要用很多天。這些跟蹤數據可以顯示出你的工作方式,而且有助于提高生産力
♥使用一套科學方法,有助于提醒我進行工作改進。首先,我将一個做法标準化;然後,以某種方式測量标準化的做法;然後,将測得指标與需求進行比較,也許為了滿足需求,我不得不改變做法;然後,再次進行測量;最後,将新的、改進後的工作方法标準化。
舉個例子:我打算将工作周期設為40分鐘。于是我反複測量一天可以完成多少個周期,然後将數字與我的預期進行比較,結果發現實際完成的周期數太少,所以我決定減少周期的長度為25分鐘。記錄跟蹤數據,在每天結束的時候進行分析、觀察,基準點是自己。在分析的基礎上改進方法,是以自己為起點進行的增量升級。
♥番茄工作法的特性之一是自我調節。每一次失誤可以轉化為一次認識
♥較小的執行周期和每日回顧,收縮了我當前重點事務的範圍。在番茄鐘内,我不關心過去和未來。我有以下通盤考慮全局的時間:在早晨做計劃時;在每個番茄鐘之前分配優先次序時;以及在一天結束,進行記錄、處理和可視化時。每天要有一個承諾:一個番茄鐘,一個活動,一個目标
♥問自己:方法
※你是否有過一個長長的工作清單并深受其害?
※你的精神獎勵是什麼?
※哪種計時器适合你?
※你在工作當中多久休息一次?
※你在什麼時間對工作習慣進行反思?
♥電子郵件和電話很容易對付:把它們關掉。現在你已經知道在番茄鐘時間内,不應該切換活動,也不應該停止當前活動。但是無法控制的中斷怎麼辦?接到一個電話,想起一些急事必須得做,或者要去洗手間怎麼辦?番茄工作法也不能将我們高高挂起,免去所有這些中斷和幹擾。
♥心理學和腦科學研究的新發現表明,并行處理和應對幹擾的能力都面臨同樣的瓶頸:工作記憶的容量有限。每一次幹擾都會使我們的大腦工作台上的原始信息丢失。當注意力丢失時,找回它要付出昂貴的代價
♥中斷是常态。新的需求不斷冒出來。如果你總是在追趕已知的需求,最終所有長期活動都要排在末席。這樣你永遠沒法完成任何事情,因為最後進入的一件事出來時總是排在第一位,後進先出(Last In-First-Out, LIFO)。再者,由于不斷地被迫花精力接收和評估新的信息,導緻活動無法正常進行。這些會把你帶入一種慢性精神過度刺激狀态,進而增加壓力,影響工作成果
♥全局觀、控制力是與心流和創意相對立的。沒法在縱覽大局的同時專注細節。盡量減少“安排優先次序”的活動,有利于保持專注。但這兩方面都不能不做。而且你也需要定期休息的時間,以吸收知識和恢複能量。
♥将專注、排序和休息時間段交錯安排,獲得一個可持續的步伐
♥中斷策略。即使一個番茄鐘隻有25分鐘,仍然會有幹擾将我們所專注的工作打斷,迫使我們為環境切換付出代價。但番茄工作法不是那種隻能用于閉關修煉的法門,相反,它可以提升協作環境中的個人技能。如果有一種策略能有效控制中斷,那麼它就可能減少中斷的數量,某些情況下它還有助于你繼續當前的活動,但不絕對。番茄鐘期間的中斷有以下兩種形式。
※第一種是自己造成的“内部中斷”。具體地說,是直覺向心智發出信号,告訴自己去做當前專注活動以外的事情。
※第二種是别人造成的“外部中斷”。有人找你詢問或請你幫忙,并且等你答複。接下來我們看,對于這兩類中斷,番茄作法都有相應的處理策略。
♥我的番茄鐘經常是這樣:扭啟番茄鐘,開始專注于一項活動;然後我餓了;然後我想起一個重要電話要打;而且又想看一眼我喜歡的社交網站;我還得讀電子郵件并且趕快給答複。說起這些随心所欲的事兒,還沒提到最常見的:我的咖啡杯空了,得去加滿。這些都是來自内部的本能。要做這些事,顯然是打算拖延。也許我覺得當前的活動過于複雜,或不夠重要;也許我擔心成果的質量,以及接下來要面對的指責;也許在徹底弄清整件事如何完成之前,我不想開始。總之,以上這些幹擾會妨礙我完成番茄鐘并畫下×
♥出現内部中斷時要采取的策略:首先接受它,然後記錄它,然後立即繼續你手頭的工作,避免真的被打斷。至于說咖啡,在番茄鐘期間我想喝多少咖啡都行,但隻在番茄鐘之間的休息時間去續杯。
♥要對付内部中斷,最佳策略是可視化、接受,然後納入計劃或删除。
♥番茄工作法的初學者經常會感到驚訝,自己實際在一天内完成不了幾個番茄鐘。想自己作弊,對内部中斷睜一眼閉一眼是于事無補的。記錄跟蹤數據,就是為了進行自我改進和流程改進,而不是留到年底拿這些記錄跟老闆談加薪。
要解決問題,首先縮小番茄鐘,嘗試改為15、10甚至5分鐘。等到發現自己每天都能畫下不少的×的時候,你就可以延長番茄鐘到20分鐘,最後到25分鐘。但是請記住,不同長度的番茄鐘互相不兼容。對于5分鐘番茄鐘的×,和25分鐘番茄鐘的×來說,你跟蹤的數據無法在它們之間進行比較。你應當保持較短的番茄鐘至少兩個星期。還可以跟蹤在每個番茄鐘内,多長時間遇到第一次内部中斷。嘗試比上一個番茄鐘專心更久一點點。跟蹤這項數據也可以幫你設定适合自己的番茄鐘長度,避免被打斷
♥外部中斷要搶走你的注意力,而你要保護番茄鐘,将注意力留給所承諾的工作。假如有人找你面談,在不影響結果的前提下,可以請求對方盡量推遲。
♥外部中斷應當明确可見。如果想要減少中斷,首先得實事求是,弄清所遇到中斷的類型和數量。每遇到一次外部中斷,就在“今日待辦”表格添上中斷所要求活動的标題。寫下來,不讓它占腦子,而且确保你會在未來的計劃中把它考慮進去。如果你今天不打算處理這件新增的活動,就把它寫入“活動清單”表格,标上截止時間,以及一個“U”代表“計劃外”。否則就把它寫入“今日待辦”表格下半段的“計劃外緊急”區。然後在“今日待辦”表格當前活動右邊畫一個減号(-)。最後,增強決心來完成中斷前你正在進行的番茄鐘。
♥外部中斷策略。總之,應當明确外部中斷的類型和數量。通過畫減号、寫下所要求的活動名稱,來跟蹤記錄每次中斷。處理外部中斷的策略,由以下四步組成。
(1)告知:“我手頭有事,正忙。”
(2)協商:“周五再幫你做,行嗎?”
(3)計劃:寫下活動名稱,稍後為它計劃未來的番茄鐘。
(4)答複:按照承諾回電或答複,不然的話,下次别人就沒法信任你了。
♥問自己:中斷
※你在工作中經常被哪類中斷困擾?
※當有人拿毫不相幹的問題煩你的時候,你會怎麼做?
※你如何保存靈光一現的新想法?
※你在什麼時間沒法專心做事?
※你總是能夠記得按照承諾答複對方嗎?
♥承諾是番茄工作法的核心。“今日待辦”表格是每天的承諾。所選出的活動應當具有可行性。工作的總量應當是你通常在一天之内能完成的。如果事前預估與實際所花工夫之間經常不一緻,有以下兩種可能的原因:
※做預估的方法或能力有待改進;
※工作開始後,又出現新情況、新問題,使得環境發生改變。你無法預言會出現什麼新情況、新問題。但可以通過訓練和監控,積累做預估的經驗和技巧。每天早晨,在計劃當天活動之前,檢查“活動清單”表格中的每一項新活動,試着預估它們各自需要多少番茄鐘來完成。你還可以快速浏覽一下之前做出的預估,看看要不要修改。
♥問自己:預估
※你通常能按照每天的計劃完成工作嗎?
※你是否經常修改自己的預期?
※要将你承諾過的事情全部完成,你知道需要多久嗎?
※你所預估的活動時間,最長要花多久?以天、小時還是分鐘計?
※你所預估的活動時間,最短要花多久?以天、小時還是分鐘計?
♥為了避免每次收到新郵件打斷我手頭的工作,我可以每天分配兩個番茄鐘來寫回信。當你了解應用番茄工作法的常規方法之後,可能會有調整它的想法。很好。這就是收集跟蹤數據、做每日回顧的目的。但是,請嘗試堅持使用常規方法,至少兩周内不要做任何改動。你需要親身經曆,以便确切知道哪裡适合你、哪裡不适合
♥簡單的工具是最好的。使用簡單的工具,你可以任意規定符号的含義,而且立刻生效,不用等着别人來為你修改軟件。軟件通常有一些優點,如長期保存、廣泛分發、數據運算、多用戶同時操作等,但這些好處“活動清單”表格用不着
♥周期越短,完成的次數也越多。如果經常遇到中斷,你就應該考慮縮短番茄鐘的長度。使用更短的周期,可以在過程中讓你更容易集中注意力。周期越長,休息的次數就越少,但另一方面,每次休息的時間就要相應延長。每一位番茄工作者都有自由去體驗、改進,找到自己的最佳步調。但我強烈建議在一開始使用25分鐘的時長,而且在某個固定長度至少要堅持兩星期。頻繁修改番茄鐘的長度,隻會破壞你的節奏。
♥番茄工作法的默認時間表中,每隔三個短休息就要有一個長休息,但不是強制性的,而要根據你的角色和工作内容而定,包括工作場所和個人狀态。正在解決複雜問題的人,可能需要休息較長時間。如果你今天感覺疲勞,也可以成為延長休息的理由。但如果休息時間過長,就會讓你失去節奏,就會讓每個番茄鐘跟從頭開始新活動一樣。反過來說,如果不肯休息,工作質量就會下降,注意力也會受影響,這些都得你自己在當天補償。此外,長期休息和短期休息的随意搭配,會讓你有點懶得扭啟番茄鐘。開始工作的準備時間會增加,這些都與生物節律有關
♥思想在頭腦裡也需要出人頭地。和明星一樣,曝光次數越多,宣傳機會就越多。不斷重複一個重要的結論,等到真正用得着時,它就更容易被你想起來
♥有很多時間管理方法,在一定程度上,它們會推崇同樣的方法、技術、工具和理論。它們通過進行計劃、設定目标、監控、摘要、排列優先順序,幫我們更充分地利用時間,或者更正确地使用注意力。番茄工作法也沒有增加什麼新工具和新點子,那它憑什麼與衆不同呢?
番茄工作法是守則。它提供簡單而具體的最佳實踐,容易上手。這可能意味着它不适合所有的人或環境。但番茄工作法也内置了應變能力。番茄工作法讓我們把重點放在執行上。這可能意味着我們要忽視系統思考和整體性
♥所有人都适合用番茄工作法嗎?不一定。
♥一個人想要在最佳狀态下全速前進,他可能也會拒絕番茄工作法。不過這套流程對他也有幫助。全力以赴不等于全面高産。他很容易陷入瑣事之中,在看似非常重要的問題上花越來越多的時間。每半個小時,從工作中跳出來,縱覽全局。定期的短暫休息也會給他可持續發展的步伐,而不是一面埋頭苦幹,一面抵抗越來越多的内部中斷。
♥問自己:應變
※你在哪些事務型工作中使用筆和紙?
※你上班時在哪個時間段打電話和發電子郵件?
※你通常多久休息一次?
※你什麼時候會長時間連續專注工作,而不休息?
※你如何在工作中使用索引卡片?
♥為了促進團隊内部溝通,隊友之間請教問題可以不計入外部中斷。
♥你自己選擇自己的指标。沒有說必須跟蹤特定的指标,也沒處處禁止使用某個指标。我一直在減少指标的數量,以免被事務型工作搞得很累。我選擇的每一個指标都是簡單的,因為我相信今天對它的記錄有助于找到方法來改進明天的流程
♥節奏是番茄工作法的重要一環,它受休息時間長短的控制。開始新番茄鐘之前,需要做好心理準備。一個人用番茄鐘的時候,沒什麼問題。如果沒準備好,我不會扭啟番茄鐘。但是兩個人同步使用番茄鐘的時候,就得多留神。兩個人必須都準備好才行。這不是你等我、我等你的問題,準備狀态是你們自己說了算的。當番茄鐘響鈴,上一個番茄鐘結束,休息時間開始。這時,你們兩人彼此告訴對方:
※我休息時做些什麼;
※估計需要多長時間。
對于做些什麼,我們并不需要了解得多詳細;就算預估時間不準,也沒人會懲罰我們。我的搭檔可能會說:“我得打個電話,大概五分鐘。”這樣我們一開始就能對休息時間的長短心中有數。
♥每個團隊都得确立自己的文化。這裡說的文化,意思是“我們的做事方法”。為了促進團隊内部溝通,隊友之間請教問題可以不計入外部中斷。這就相當于在每個番茄鐘内允許做兩項活動:
※從今日待辦表格上選取的活動;
※與工作有關的團隊内部溝通。
這樣的協定帶來額外的責任。如果你想在同事的番茄鐘咔哒作響時與他溝通,要先想好,是否确實着急要答案。如果不急,則可以使用異步通信通道,例如發一封電子郵件或遞一張紙條。
♥問自己:團隊
※你們開會用多長時間?
※在兩人配搭工作期間,你們多久休息一次?
※在團隊協同工作期間,你們多久休息一次?
※哪些類型的工作不适合兩人配搭完成?
※即使有人沒準備好,你們的會議仍然會開始嗎?
【書名】番茄工作法圖解
【作者】[瑞典] Staffan Nöteberg 【出版社】人民郵電出版社 2011年出版【副标題】簡單易行的時間管理方法【原作名】Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time
【讀書筆記聲明】再極緻的總結,都會有喜好、偏差、支見、歧義,因為每個人對文字的理解不同,不要迷在所知障中。請有時間的讀者,看原作!以原作為主♥️版權歸原作者所有♥️謝謝♥️感恩♥️
【本司名】宇宙愛你
【本司打工妹】九吉吉祥
【本司口号】讓我們一起愛裂蒼穹♥️
【本司願景】助力全宇宙中國人心靈成長♥️
♥️宇宙愛你♥️宇宙願您富貴一生♥️圓融圓滿♥️
♥️謝謝你♥️我愛你♥️感恩你♥️
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