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outlook怎麼把郵件歸類

圖文更新时间:2024-10-05 20:49:39

在工作中剛開始使用郵箱或者使用過一段時間的朋友也都會有這樣的疑問，如何才能高效的管理郵件呢。想要高效管理郵件，最重要的是要将郵件分類。這裡我以Outlook為例，分享一下我關于郵件分類的經驗和方法。

通過創建郵件文件夾給郵件分類

工作中一般會收到各種各樣的郵件，首先按照恰當的維度把郵件進行分類是很重要的。

如果手裡有幾個大的Project，可以按照Project名字進行分類
一些重要人物的來信可以單獨建立文件夾來存放，比如自己的經理或者老闆等
和自己相關的郵件很多的話可以把To給自己和CC給自己的郵件分開管理
不常看的郵件可以單獨建立一個備份的文件夾以免今後會查看，比如系統的自動來信等
垃圾郵件直接分類到定期删除文件夾

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）1

創建好的郵件文件夾一定要配合Outlook的“規則”功能把來信進行自動歸類。方法就是設置好規則條件，把來信按照條件移動到相應的文件夾中即可。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）2

使用”分類“功能來将郵件分類管理

通常我會通過這個分類标記區别于上面的文件夾分類角度，将郵件按照另外一個維度進行分類管理。通過這個分類能夠快速找到相關郵件。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）3

然後我們在搜索郵件的時候可以按照這個分類進行郵件的檢索，提高查找郵件的效率。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）4

使用“後續标志”功能将郵件分類管理

這個功能主要是通過時間期限來将郵件進行分類。比如不需要現在立刻處理但是需要在本周内處理的郵件可以使用這個功能進行标記。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）5

這樣操作以後，這個郵件還會出現在你的任務列表中，通過郵箱右下角可以快速切換任務管理列表。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）6

通過“搜索文件夾”建立虛拟View來管理郵件

上述幾種方式都是直接在郵件上進行真實的分類操作，而這種方式是把郵件進行虛拟的分類。在郵箱左側的文件夾菜單中有一個“搜索文件夾”選項。設置搜索條件就可以查詢出符合條件的郵件。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）7

條件設置界面如下圖，比如最常用的“未讀郵件”，通過該功能可以把當前郵箱下所有的文件夾中的未讀郵件給查詢出來。

outlook怎麼把郵件歸類（把郵件進行合理的分類來高效管理郵件）8

以上4種方式就是UP君推薦給大家的郵件分類方式，選擇幾種方式進行合理的搭配使用才能夠最高效的管理你的郵件。謝謝閱讀，希望我的分享能夠給你的工作帶來一點點的改變和方便。

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