在職場，郵件甚至比見面、比開會還要重要。你有沒有收到過這樣的電子郵件？發件人叫“還好隻是近黃昏”；郵件的标題是：“你好！”你覺得，這一定是漏網的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發現居然是供應商的方案和報價。你找了半天，沒有方案，也沒有報價啊？回郵件問。他說：“啊！忘了添加附件了。我再發一遍。”

你會怎麼看待這位供應商？

如果是我，能不合作，就不要合作了。太不靠譜。

互聯網時代見字如面

在微軟，對郵件是吹毛求疵，郵件的标題怎麼起，怎麼問候，第一句怎麼開始，什麼時候用阿拉伯數字1,2,3，什麼時候用單詞one，two，three，如何署名，單詞和語法不但不能有錯誤，更要信達雅。被語言專家折磨足夠時間，最終畢業的工程師，才能直接給客戶發郵件。

一封好的郵件到底應該長什麼樣？

我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是幹幹淨淨。一封好的郵件也一樣。簡潔、幹淨，是基礎。然後才是你的風格。

怎麼做？

一、正式的顯示名和總結性的标題

郵件接收者首先看到的是兩樣東西：你的顯示名，和郵件标題。所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。

個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如“還好隻是近黃昏”，“一隻特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務郵件裡。

然後是标題。用不到20個字，總結這封郵件的核心内容。“你好”，“來自xx公司”，“報價”，都不是一個好标題。“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”，才是一個好标題。

二、簡單大方的格式

一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位于内容。盡量少用不同的顔色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。真正高手的郵件，所有的字都是一個顔色，一樣大小，一種字體，并隻用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點。所有複雜花哨的排版，基本都可以用這三個方式實現。

三、邏輯清晰的正文

郵件正文一定要分段，每段隻講一件事情。郵件的标題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；能用100個字講清楚的事，不用101個字。結尾的部分，總結郵件内容，強調需要他跟進的事情：懇請您撥冗回複修改意見，非常感激。然後，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名。

四、良好的回信習慣

收到郵件盡快回複，代表你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業方式，代表你的職業化程度。比如，善用抄送、密送；回複、全部回複這些功能。起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。回複郵件呢？添加、删除、移動抄送者，更是功力。默認，你應該“全部回複”，而不是僅僅“回複”發件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續關注你們的對話。

如果你覺得沒必要這麼多人關注，可以把一些人從抄送，移到密送，然後在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開讨論。

如果郵件來來回回，甚至讨論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。然後，按下“發送”鍵之前，再次檢查标題、稱呼、錯别字、有沒有忘了附件。

總結

你和很多人這輩子可能隻會通過郵件溝通，“見字如面”。你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得幹幹淨淨。

怎麼做？

第一，起正式的顯示名和總結性的标題；第二，用簡單大方的格式；第三，寫邏輯清晰的正文；第四，養成良好的回信習慣。

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