摘要：檔案工作對一個企業文化的形成和企業曆史的積累起着很重要的作用文章就如何将這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優進行了闡述

關鍵詞：現代檔案;管理工作

當一個企業成立各種檔案就構成了該企業的記錄随着時間的推移所有的檔案将成為曆史當經曆實踐的檢驗後而有些檔案内容就成為了一種企業專屬文化所以檔案工作對一個企業文化的形成和企業曆史的積累起着很重要的作用而做為一名基層檔案工作者來說如何将這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優下面就筆者的工作經驗結合實際進行闡述

一、健全的制度以及受到領導的重視

第一一個企業的領導不僅要在抓好各項生産、管理、經營的同時還要做到統籌兼備必須把檔案管理的工作作為一項最基本的工作并且要列入日常工作的管理目标;第二建立一套相應的管理制度把責任制度分配到個人;第三通過檔案管理業務的學習來提高相關人員的業務能力和專業水平學習最新的工作經驗并且熟練掌握本專業的相關知識逐漸完善檔案的管理工作;第四通過定期或者不定期的檢查工作實現檔案管理工作的規範化及系統化

二、不斷提升檔案管理人員業務能力

檔案資料歸集、管理和利用之間的矛盾随着檔案内容的豐富、信息載體的日益多樣性、管理手段的不斷完善以及數量的不斷增加而顯得尤為突出根據适應檔案信息化建設的需求要培養一

些不僅懂得網絡技術而且還要懂得信息檔案的管理的綜合型人才以便為檔案事業的持續發展提供人才的保證以及技術上的支持

第一檔案人員的内在要求是要具備良好的政治素質檔案工作者要學習黨的路線方針政策使自己的業務工作保持正确的方向應該具備較強的組織紀律性遵守章程杜絕一切洩密、失密的現象發生把檔案管理人員的專業培訓作為重點的同時還要把信息化建設當做專業培訓和繼續教育的内容列入培訓的最基本科目;使能否掌握檔案信息技術作為專業水平衡量的标準而且要列入檔案人員的考核範圍

第二提高加強檔案管理人員的業務素質在人員的繼續教育中不僅要加強專業知識的學習而且要提高對計算機的學習把網絡教育重視起來确保能夠适應現在對于檔案工作的需要檔案工作人員的基本素質取決于繼續教育的水平同時也在不同程度上決定着檔案事業的整體水平就目前的檔案事業發展情況看以往的檔案理論和管理經驗在不斷地完善同時檔案管理人員也要不斷創新不斷探索研究新型載體的檔案所産生的問題

第三對檔案管理人員的服務意識的加強主動服務意識和默默奉獻的精神要在工作中不斷體現除了要堅持原則還要具備改革創新的精神能力把“給多少”改為“收多少”、“給什麼”改為“缺什麼”、“等材料”改為“收集材料”隻有這樣才可以提高工作的效率并且樹立良好的形象

三、關于檔案的管理

3.1收集檔案

檔案的收集看似是一個簡單的工作環節但為了保全檔案的完整性以及實用性需要很認真的态度以及全員參與的狀态首先要大力宣傳檔案的相關知識提高大家的檔案收集意識幫助相關部門涉及産生檔案崗位人員提高檔案鑒别能力

其次實行檔案收集與管理的規範化由于工作人員的日常工作比較繁忙形成的文件是零碎的這就很容易使文件丢失及堆積為工作人員以後的各項管理工作都帶來了很大的麻煩很大程度上影響了工作的效率所以檔案工作的各個部門要把平時工作中材料、文件及圖片等相關材料進行及時的整理歸檔并且要按照要求進行完善等到資料準備完整交給檔案管理人員進行集中管理從而為檔案文件的年終歸檔打下良好的基礎

第三嚴格執行接收規定為了确保檔案的完整性檔案管理人員在接收各種檔案時都要進行認真詳細的記錄工作為今後查借閱提供保障

3.2整理檔案并進行分類及歸檔

把初步形成的、齊全的第一手資料按照要求進行有規律的預裝及整理檔案的工作人員要按照檔案歸檔的規範進行檔案歸檔并且掌握管理檔案的案卷構成和檔案分類方案把移交的材料進行整理按照要求進行管理做到分類立卷準确無誤内容有效對于不确定的要向經驗豐富的同時及時确認保證檔案資料的準确及完整與此同時也要吸取教訓、總結經驗

檔案的存在是為了企業更好的利用在現階段檔案資料數字化是有效利用檔案信息資源的有效舉措這樣能使大家快速查閱到想要的檔案資料電子檔案已成了檔案管理的重要形式但有效的利用計算機的前提是必須錄入準确的數據否則會導緻整個計算機檔案管理陷入混亂之中所以要加強檔案資料前期處理的基礎階段包括輸入信息與數據的收集、整理及錄入階段在錄入檢索信息時一定要遵循簡潔、明了、關鍵、便于查找的原則

檔案信息是人類在社會實踐活動中的原始記錄是曆史的結晶因此注重計算機中檔案信息的安全性尤為重要在網絡環境下檔案資料數據庫要具備建立入侵性病毒監控體系、擁護權限的控制、數據庫的加密以及安全漏洞的檢查等決絕網絡安全的重要措施是配置防火牆用戶權限管理是對用戶身份的驗證加密是保護機密性的關鍵而作為檔案工作人員就要不斷提高自身的政治素質和業務綜合素質樹立檔案工作者的風險意識職業道德水平強化保密意識系統掌握現代管理知識和檔案專業知識努力優化知識結構避免出現一些工作失誤能夠更好地适應當前檔案工作的需要要讓電子檔案管理在高效統一的環境下運作更好為企業服務

3.3關于檔案資料的保管及存放

按照規格進行檔案資料的立卷裝訂做到符合要求在檔案櫃中要有條理的按照類别進行檔案的存放檔案信息與檔案存放地址一緻方便以後實現檔案管理工作的持久性同時也要對已經存檔的檔案資料進行定期的安檢達到防水、防火、防盜、防蟲所規定的要求有些就算是不經常使用的檔案資料也要經常地進行維護發現問題應及時采取措施補救

總之如果從事檔案的管理工作隻有做到熱愛這份工作并且充分了解這份工作同時也要不斷完善檔案管理工作才能夠激起檔案工作者的工作熱情從而使檔案管理工作走上科學化、規範化和法制化的道路形成良好的企業文化更好地為企業服務

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