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辦公室工作制度及管理細則

生活 更新时间:2024-12-25 13:18:04

辦公室工作制度及管理細則?辦公室工作管理規定一、總則:,我來為大家科普一下關于辦公室工作制度及管理細則?下面希望有你要的答案,我們一起來看看吧!

辦公室工作制度及管理細則(辦公室人員規章制度)1

辦公室工作制度及管理細則

辦公室工作管理規定

一、總則:

為加強辦公室人員工作行為管理,維護公司良好形象,特制定本規範制度,明确要求,規範行為,創造良好的企業文化氛圍。

1、愛崗敬業,恪盡職守,認真負責的完成工作任務。對各項工作任務不折不扣的按程序辦理,不省

略、不簡化、不拖拉。領導交辦的事務要迅速處理,并及時彙報辦理結果,做到件件有着落,事

事有回音。

2、嚴守工作紀律,遵守作息時間。不遲到,不早退,有事要請假。不在辦公時間串崗閑聊,不做與

工作無關的事。

3、尊敬同事,待人真誠。同事之間友好相處,平等對待,虛心學習他人的長處和優點,互相團結,

互相幫助。

4、關愛集體,愛護公物。積極參加各項活動,維護企業榮譽和形象。

5、不斷提高自身素質,刻苦學習,勤奮工作,主動承擔任務,創新工作方法,甘于吃苦,自覺奉獻。

6、誠實守信,言行一緻。做到“今日事、今日畢”,“當日情、當日報”。

7、工作時間内不脫崗,迅速、準确、及時地做好上情下達,确保政令暢通。

8、請假人員須事先安排好工作,非特殊、緊急情況,不得用電話或請人代假。

9、正常工作期間,辦公室人員外出要向部門經理及總經理告知去向,并保證通信暢通,便于聯系。

10、要遵守保密條例。不該說的不說,不該做的不做,不該問的不問,做到辦事有規距,不能破規矩。

11、自覺保持辦公環境的整潔有序,離開座位時,将椅子推進桌鬥并保持桌面潔淨。

二、來賓接待

1、本着熱情、周到的原則,認真做好來賓接待工作,給來賓留下良好印象。

2、當客人來訪時,應主動從座位上站起來,禮貌詢問來訪事由,如有具體業務應引領至相關部門,

如探訪領導,應先請客人在辦公室接待區等候,告知被探訪領導,經同意後引領至領導辦公室。

如領導無空會見,應委婉謝客,請客人另約時間。注意應始終面帶微笑。切忌态度生硬。

3、客人落座後,應及時為其送上飲料。遞送水杯應把水杯把手遞向客人,退後一步後再轉身退出。

4、客人來訪應注意介紹禮節。介紹行為應大方得體。介紹的原則是将級别低的介紹給級别高的;将

年輕的介紹給年長的,将未婚的介紹給已婚的,将男性介紹給女性,将本國人介紹給外國人。介

紹同行人員應先介紹級别高的,再按職位高低依次介紹,也可以先介紹女士或年長者。

5、遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角,讓文字正面朝向對方,接名片時要用雙手,并認真

看一遍上面的内容。如果接下來與對方談話,不要将名片收起來,應該放在桌子上,并保證不被

其他東西壓起來,這會使對方感覺你很重視他。參加會議時,應該在會前或會後交換名片,不要

在會中擅自與别人交換名片。

6、與人握手時應注意:愉快的握手是堅定有力,這能體現你的信心和熱情,但不宜太用力且時間不

宜過長,幾秒鐘即可。如果你的手髒或者很涼或者有水、汗,不宜與人握手,隻要主動向對方說

明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手,同時不要戴手套握手。

三、電話禮儀

1、重要的第一聲:當我們打電話給某人,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心裡一定

會很愉快,使雙方對話能順利展開,對方也會有較好的印象。在電話中,隻要稍微注意一下自己

的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說:“您好,這裡是華羽家具”。但聲音清晰、悅

耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此接電話時應有“我

代表公司形象”的意識。接電話必須使用普通話,嚴禁使用“喂、你找誰,等不文雅用語”。

2、要有喜悅的心情:打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調

中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化,所以即使在電話中,

也要抱着“對方看着我”的心态去應對。

3、清晰明朗的聲音:打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”

得出來。如果你打電話的時候,彎着腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若

坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對

方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

4、認真清楚的記錄:随時牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指 ① When何時 ② Who何人 ③ Where何地

④ What何事 ⑤ Why為什麼 ⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話,

接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于5WIH技巧。

5、了解來電話的目的:上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,公司的每個電話都十分重要,不可

敷衍,即使對方要找的人不在,切忌隻說“不在”就把電話挂了。接電話時也要盡可能問清事由,

避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的,如自己無法處理,也應認真記錄下來,委婉地探求

對方來電目的,就可不誤事而且赢得對方的好感。

6、挂電話前的禮貌:要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道别,說 一

聲“再見”,再挂電話,不可隻管自己講完就挂斷電話。

四、文件管理

1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現工作意圖,合理使用文種,符合格式要求,重點突出,觀

點鮮明,結構嚴謹,條理清楚,語言簡潔,通俗易懂。

2、文件在送上級審批或簽發之前,必須反複核對确保無誤。

3、打印、發放文件必須經相關上級審核後方可印發。

4、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必須報經總經理批準同意,對需加蓋印章的文書内容必須

認真審閱,尤其是一些特殊情況用印,更要審閱清楚,嚴禁擅自用印,非特殊情況不得攜印外出。

蓋印要嚴肅認真,蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識别,不能蓋歪和颠倒,不能壓正文。印

章不能蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印,不宜将印章蓋人臉部,文件用印應壓年蓋月。

5、打印文件要注意保存原稿,應将原稿與一份成文一并存檔保留,以備查閱。

6、印發文件要做到文面清晰,字體适當,用紙規範,美觀大方。

7、按照檔案管理工作要求,及時做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。

五、文印、電腦管理

1、文印人員按公司規定按時打印公司相關文件。

2、公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關的資料。如有違反,依據情節輕重給予罰款處理。

3、辦公室人員遵守公司的保密規定,輸入電腦的信息屬公司機密,未經批準不準向任何人提供、洩露。違者視情節輕重給予處理。

4、辦公室人員必須按照要求和規定采集、輸入、輸出信息,為工作和有關部門決策提供信息資料。( 采集、輸入信息以及時、準确、全面為原則。)

5、信息載體必須安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将信息載體帶出公司。

6、辦公室人員應愛護各種設備,降低消耗、費用。對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障, 應及時報請維修,以免影響工作。

7、嚴禁工作期間上網聊天、看電影、玩遊戲等做各種與工作無關事。如有違犯,發現一次按罰款10元一次處理,屢犯者将從嚴處罰。

8、電腦室設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用,否則,造成設備損壞的應照價賠償。

六、會議室管理

1、為确保會議室的合理使用,将指定前台接待員對會議室進行有效管理。各部門在使用會議室之前,

至少提前半天向行政部進行預定,由行政部合理安排。

2、 會議室使用完畢後,使用部門應及時進行現場整理、儀器設備複位,個人物品和垃圾請随即帶離

現場避免影響後面部門的使用。

七、辦公用品領用規定

1、采購: 采購工作要科學、合理,增強透明度。采購前,應做好市場調查,充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件,貨真價實,物美價廉。由行政部統一采購,以便降低采購成本。

2、入庫: 對采購回的辦公用品進行入庫登記,庫存辦公用品的種類和數量要科學确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采購的辦公用品可适量庫存。避免不必要的儲存或過量積壓,确保供應好、周轉快、消耗低、費用省。

3、領用: 員工因工作需要,申領人應前台辦理申領手續,行政将視工作需要發放辦公用品。

4、回收:員工離職後,應将辦公用品交還行政,對于價值貴重的辦公用品及設備,如果發生丢失損壞,應折價賠償,在工資中扣除。

八、以上規定既公布之日起生效,如有違犯将視情節輕重作出相應處罰

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