電子郵件是有效的溝通方式

因為涉及到一個驗收報告需要一些資質文件，乙方的客戶服務人員昨天下午在我的微信裡狂甩了十幾張圖片，忽然之間對他們公司的客戶服務水準産生了質疑，因為一個職業的職場人是不會往别人的微信裡灌入那麼多大文件的。

我們先說說微信或者QQ直接發文件的幾大不方便之處。

1.文件容易被誤删除，因為手機裡聊天記錄太多，很多人有“晚上清理微信”的習慣，如果沒留神随手把聊天記錄給删除了，要的文件就找不到了。

2.無法做文件歸納和歸類處理，讓接收和閱讀文件的人在查看文件的時候很吃力，還容易被随時過來的微信通話和語音呼叫電話打斷。

3.無法形成有效的文件發送完成的證據鍊，如果因為文件導緻的工作失誤或者工作責任是無法找到證明和證據的。

4.手機屏幕過小，很多文件尤其是文字比較多的文件閱讀起來很吃力，微信接受的文件再導入到電腦實則是給别人添麻煩。

5.微信的圖片傳輸是有壓縮的，壓縮之後可能圖片的清晰度會失真，看起來不清楚，如果總是發送原圖，會占用别人手機很大的内存，而且很多人在發送圖片文件的時候還容易忘記點擊“原圖”按鈕。

6.影響接受文件的人将文件分享和轉發，比如我昨天就是要把這些資質文件分享給我的上級領導，我不可能随手轉發就給領導，我還得一張張下載到電腦上分門别類的建好文件夾然後從郵箱發送，這個過程差不多耗費了20分鐘的時間。

7.嚴格來說微信也好QQ也罷，都屬于個人聯系方式，并不是很适合發生在職場環境中尤其是非同事關系。

8.正因為通過微信發送文件有這麼多不方便和不合理的地方，所以重要文件通過這些方式傳送會被認為是極度不專業的職場行為。

閱讀郵件的職場麗人

很遺憾的看到，很多人看到即時聊天工具的簡單易操作，已經養成了這樣的習慣，或者說很多人并沒有學會如何正确的利用郵箱和電子郵件來做工作對接和溝通。接下來我和大家分享：

先來說個小故事也是一個真實的案例。

很多客戶投放了電梯海報廣告之後都是按照實景照片來驗收廣告是否按時按質按量刊載，小雨就是一家廣告公司負責提供驗收文件的客戶服務人員。有一次将客戶需要的100張驗收照片打包壓縮後通過微信發送給了客戶那邊負責驗收的人員。因為工作已經完成，在給電腦做空間清理的時候小雨删除了這些文件，然而客戶那邊因為沒有及時下載文件導緻文件過期不可下載。結果可想而知，因為沒有正常提交驗收文件，這次的廣告投放在付款的時候就出現了扯皮推诿現象，小雨也被扣掉了當月的績效獎金還承擔了本次應收賬款10%的罰款。

反過來設想一下：如果小雨是通過郵件來發送文件的，這樣的事情就完全可以避免，同時在郵箱還有文件留存，再補發一次是很簡單的事情。

好了回到正題，說說如何正确的撰寫和發送工作郵件。

1.主題、問候語和落款。

●郵件一定要有主題，主題是說明這封郵件的主要内容和目的的，讓接收郵件的人清晰了解這封郵件的内容是什麼。比如“12月份電梯海報驗收照片”。

●問候語也就是郵件的開頭溝通部分。一般包括對方稱謂、本次郵件附件的文件結構、以及希望對方做出什麼樣的回應等等。比如上文中小雨就可以這樣寫：尊敬的于總您好：（這裡需要換行），我是某某公司的小雨，附件是關于這次電梯海報投放的驗收文件，包括上刊照片和下刊照片兩個壓縮文件包，如确認收到，請給我一個回複，謝謝。

●落款也是體現一個公司做事情專業程度的重要細節。一般落款包括公司信息（公司名稱、聯系地址、公司網址）、發件人所在的部門（比如客戶服務部）、發件人的具體職位（比如客服主管）再加上聯系方式。

2.文件編輯與歸類技巧

●同一類型文件放在一個文件夾裡，非同類型文件不可放在一個文件夾裡。杜絕将很多文件不經過歸納壓縮直接一股腦放在郵件附件裡，一個郵件有十幾個甚至幾十個附件，這會讓閱讀郵件的人崩潰的。比如小雨就可以将100張上刊照片放在一個文件夾、100張下刊照片放在一個文件夾，方便接受郵件的人閱讀。

●準确給每個文件夾命名，方便接受郵件的人直接下載下來留存在電腦或者轉發分享給其他人。比如小雨将一個文件夾命名為“上刊照片100張”，另一個文件夾命名為“下刊照片100張”，而不要出現什麼“新建文件夾1”和“新建文件夾2”，所有的文件也請命名，表明這個文件的内容。比如實景照片一般文件名都很長，我們可以按照“001.JPG”到“100.JPG”的方式将文件重新命名，看起來就一目了然。

●盡量避免出現過大的附件文件，如果實在是壓縮的文件包過大，建議将文件分拆成幾個小壓縮包，方便别人下載和留存。

3.哪怕微信發送了文件也要再通過郵件再發送一次

微信可能是解決了着急需要文件的問題，比如立刻要看到文件或者當時不在電腦旁邊，等到回到電腦旁邊方便的時候再次将文件整理成郵件發送一份，這是對工作的重視，同樣也是體現工作細節的一個方式。

職場是場修煉

其實工作中很多地方都是體現專業和細節的地方，避免在工作上犯一些低級錯誤，這是每個職場人都需要注意的地方，比如昨天晚上以主持為工作的主持人朱丹就出現了低級失誤，将古力娜紮的名字叫成迪麗熱巴，幾千人的會場，電視直播，雖然#朱丹為口誤道歉#，然而這肯定會被視為不專業的行為，是會被诟病的，甚至會失去很多大好機會。

好了今天關于#職場幹貨#的分享就到這裡了，希望對你有所幫助，如果喜歡就請關注頭條号@光頭的職場大叔，歡迎互動、溝通，謝謝。

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