如何在幾分鐘内創建簡單的工作流程

使用 DocuWare，您可以輕松地自動執行臨時出現的小任務。 僅僅因為您不能提前計劃設置自動化工作流程并不意味着您無法利用在更複雜的工作流程中也使用的一些相同的工作流程工具。 您可以使用任務列表、電子郵件通知和圖章即時自動執行簡單的日常任務。

通知同事，跟蹤進度，加速完工通過任務列表，您可以看到需要執行操作的文檔列表按邏輯分組在一個位置。 例如，您可以創建一個列表以查看新合同或确認員工已閱讀重要的人力資源文件。 自動發送電子郵件通知工作流程參與者。 一旦文檔符合您為每個步驟建立的标準，就會發送一封帶有直接鍊接的電子郵件。 當相關文檔導入系統時，列表會自動更新。 已經審查、批準或審查的文檔将從任務列表中删除并存檔在 DocuWare 中。

使用 DocuWare 列表，您可以：

• 将需要注意的新文件放在中心位置；
• 在相關文件可用時設置電子郵件通知，例如合同已獲批準簽署或提示同事審閱和編輯文件；
• 設置通知，提醒您做出時間敏感的決定。 例如，您可以在合同到期或自動續約前自動收到一封電子郵件；
• 跟蹤誰已閱讀、批準或審查信息，以及需要提醒誰完成工作流任務。

列表添加了蓋章功能通過幾個步驟，您可以使用圖章加速簡單的工作流程。您可以從界面的工具欄中選擇圖章。 如果您計劃在多個文檔上蓋章或多次應用圖章，DocuWare 可讓您在選擇後保持圖章處于活動狀态。 然後，您可以根據需要一鍵将圖章添加到文檔中。

使用圖章在文檔上放置信息而不更改内容。根據您設置的配置，圖章還可以更改或添加索引條目，并将文檔轉發到流程的下一步。例如，您可以使用自動将狀态填充為“待定”值的圖章。 然後，您可以使用日曆選擇到期日期來安排電子郵件提醒。

現在，您可以輕松地按時續簽合同，安排銷售報價的跟進電話，并通過簡單地自動化這些流程來滿足提前付款折扣； 讓您有時間專注于您的業務戰略。 DocuWare 讓您保持正軌——在您的桌面上為您提供一個組織良好的待處理任務概覽。

McBride and Sons 公司将任務清單和印章付諸行動實施 DocuWare 後，McBride and Sons 的員工在他們的桌面上有一個電子任務列表，其中包含需要批準的發票。 注釋、工作代碼和批準印章以數字方式添加到每張發票中。 然後它會自動通過工作流過程進行路由。 付款後，發票和支票圖像将存儲在 DocuWare 中。

“如果我發現 XYZ 混凝土存在問題，我現在可以進行搜索并列出使用該混凝土的所有屬性，”McBride and Son Enterprises 公司财務總監 Andrea Templeton 解釋道。

創建簡單的工作流程使您能夠更好地組織日常辦公任務并更有效地與同事協作。 需要注意的新文件（例如收到的發票）被放置在中央位置，因此即使您非常忙碌，也不會被忽視。 您會驚訝于通過自動化基本流程節省了多少時間。

關于 DocuWare 平台DocuWare 是文檔管理和工作流程自動化軟件。 世界各地的組織都使用 DocuWare 來捕獲、路由和安全地歸檔他們最重要的業務信息。

DocuWare 如何使您的組織受益

1、遷移到雲端團隊使用雲軟件，規模、能力和移動性都觸手可及。 與傳統的本地軟件相比，它的好處是無數的：财務靈活性、管理和 IT 簡單性、更容易采用。 使用 DocuWare Cloud，您可以獲得完整平台的所有功能。

2、無紙化和綠色化每年，管理紙質文檔（打印、存儲、查找和恢複文件）造成的資源消耗都會損失數百萬美元。 數字化不僅可以保護您的信息以實現輕松訪問和合規性，還可以顯着減少您的環境足迹。

3、自動化流程當數字工作流程自動化時，團隊中的每個成員都會獲益。 減少手動步驟可加快審批速度。 删除數據輸入可以最大限度地減少錯誤。 任務提醒讓每個人都保持專注。 DocuWare 提供的工具無需耗時的實施即可自動化最複雜的工作流程。

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