【摘要】

相信很多在嘉為上過Excel課程的同學們，都會驚訝于Excel還有這麼多這麼好用的功能，于是各位回到工作崗位中，便利用這些技巧和功能來完成自己日常的工作。可是，經常也有人問我“老師，為啥我上課學到的技巧用在自己的報表中用不了”。其實，很多時候，并不是各位的Excel水平不夠，也不是您的技巧沒掌握，更多的原因在于表格在設計的時候就存在了很多不合理、不規範的地方，所以後續很多方法就用不了了。在此，簡單的跟大家談談，如果設計一個标準規範的Excel表格，應該滿足哪些要求，要避免哪些問題。

【正文】

我們先來看看這個下圖的Excel文件，這是某家公司的考勤表。圖片1為該公司考勤表的名字數據；圖片2為對應人員的彙總數據。這兩份數據是在同一份Excel文件中，即從列A—列U為圖片2的彙總數據，列W—列BA為圖片1的明細數據。

圖片 1

圖片 2

當我第一次看到這張表格的時候，我非常佩服該公司的考勤人員，每個月需要花多這麼多的時間來完成統計。在這張表格中，我們可以很簡單的看到幾個問題：

1. 利用顔色區分每個單元格所代表的類型，甚至同樣顔色的單元格還代表不一樣的内容；

2. 每個單元格還帶有備注；

3. 圖片2中的大量數據是手工統計，沒有函數；

4. 表格中帶有合并的單元格；

5. 表格具有多個标題行。

以上問題，都是因為我們在一開始設計表格的時候沒有考慮到的，導緻後續表格的使用者需要花大量的時間、精力在此，造成晚上加班熬夜，工作效率低。其實，針對這類型的表格我們都希望我們隻需要錄入數據，然後Excel可以自動統計結果，最終形成我們需要的報表格式即可。因此，在我們一開始設計表格的時候，我們就需要遵循這麼一個原則，即“三表原則”。

所謂的“三表原則”指的是，Excel中應該包含三張表格，分别為：原數據表、彙總表、參數表。而這三張表的功能分别為：原數據表是我們用來錄入明細數據的；彙總表是用來計算原數據表中的彙總結果的；參數表是存放固定不變的信息，便于原數據表、彙總表調用的。隻要遵循這三表的原則，我們的彙總表就可以用我們在課堂上說學到的功能來完成了。

三張表中，最為重要的就是我們的原數據表，因為它決定，我們後面的彙總表是否能統計運算。那在設計我們的原數據表的時候，又要注意什麼事項呢？我們一起來看看吧。

1. 表格必須要有标題，且隻有一行标題；

表格的标題行是為了讓我們識别每列數據的内容，所代表的屬性，是我們後續進行排序、篩選、彙總的依據，所以它必須要有。如果表格做成了多行标題，那麼Excel會默認第一行為标題行，那當我們進行排序、篩選的時候就會報錯了。

2. 表格中不能存在合并單元格；

很多人在做Excel表格的時候，都喜歡合并單元格，為的是讓表格看起來更清晰、更美觀，甚至是領導更喜歡。可是，要知道，合并單元格的存在對表格的破壞性是最大的，它的存在讓表格很多的操作都無法完成，例如排序、篩選。切記，合并單元格是很好看，但隻用在最後需要上交給領導查看的時候用，在基礎的原數據表中不做合并單元格。

3. 原數據表中不做計算，更不能有手工的計算；

原數據表，我們說了是用來存放明細數據的，彙總的數據應該放在彙總表中，因此我們不在一張表格中既看明細數據又看彙總數據。那手工計算的統計就更不用說了，相信大家都知道會發生什麼問題了。

4. 每列數據格式必須是标準的格式；

例如我們的日期，Excel中能識别為标準的日期格式的隻有“2014-12-23”或者是“2014/12/23”，然後很多人在輸入日期的時候，都會變成“20141223”這種類型，對于Excel來說，這僅僅是數據，不具備日期的功能，所以所有跟日期相關的函數均無法使用。

遵循以上的幾點，基本上我們能設計出一個标準、規範的Excel的原數據表，我們平時掌握的Excel技巧在該表格的基礎上也都能使用。那麼我們再來看看，某公司的考勤表現在又變成了什麼樣了。

下圖3為優化過後的原數據表，将原有橫向的數據改成豎向排列，将原有以顔色區分的單元格類型改成了F列的下拉列表的形式，原有的批注改成了G列備注的内容。

圖片 3

下圖4為自動彙總的彙總表結果。所有的數據都是根據通過函數将原數據表中的數據自動統計得到的。

圖片 4

有了這個完善後的表格，該公司的考勤人員隻需要在原數據表中輸入基礎數據，随後的所有彙總結果都會在彙總表中出現，無需再耗費大量的時間、精力做每個月的考勤統計了。

這才是我們需要的，利用Excel偷懶，提高我們的工作效率。

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