Excel工作表中的數據很多情況下都标有序号。序号的添加一般是先在單元格中輸入1、2,然後選中這兩個單元格後向下填充。這種方法雖然方便快捷,但也有缺點。當有數據删除時,序号就不連續了,還得重新選中填充,并且上述方法還不能按部門填寫序号,還不能篩選後保持連續的序号。接下來,我們就通過以下幾種方法,解決上述方法中所産生的問題。
1. 借助名稱框輸入序号
利用這種方法能夠生成數量較多的序号,基本上有多少條記錄就能夠生成多少個序号。在A2單元格中輸入“=ROW(A2)-1”,向下拖動填充到所需要的記錄,這樣就能夠生成連續的序号。如果記錄太多,拖動填充太麻煩的話,可以在A2單元格中輸入數字“1”,在名稱框内輸入“A2:A1001”(1001是最後記錄的行号),然後在編輯欄中輸入“=ROW(A2)-1”,按Ctrl 回車,即可生成1至1000的連續序号(圖1)。
小提示:如果從第2行開始填充序号,輸入“=ROW(A2)-1”;如果是從第1行填充序号,則輸入“=ROW(A1)”。這種填充序号方法的好處是,即使删除某條記錄或多條記錄,序号依然是連續的,并不需要重新填充。
2. 按部門填寫序号
有的工作表要求按部門分别填寫序号,不同部門的序号都從1開始,同一部門按順序遞增,這可借助COUNTIF函數來實現。
在A2單元格輸入“=COUNTIF(B$2:B2,B2)”,向下拖動填充到最後的記錄即可(圖2)。
小提示:使用這種方法,需要提前按“部門”排序,将同一部門的記錄放在一起。
3. 篩選後保持連續的序号
按常規方法輸入序号後,一旦數據經過篩選,序号就會發生錯亂。如果需要篩選後序号仍然保持連續,可以在A2單元格輸入公式“=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1”,向下拖動填充到最後的記錄即可(圖3)。
4. 合并單元格添加連續序号
對于有合并單元格的工作表序号的填充,需要借助MAX函數來實現。比如需要在A列所有的合并單元格中加入序号,首先選中要添加序号的單元格,編輯欄輸入公式“=MAX($A$1:A1) 1”,按Ctrl Enter鍵進行填充即可(圖4)。
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