在信息技術的影響下，辦公逐漸倡導無紙化、電子化，越來越多的文件會存儲在電腦裡。雖然這确實便利，但也出現了下面這些讓人「頭痛」的問題：

• 想找一個文件卻不知道放在哪裡
• 想到家裡辦公，卻忘記拷貝文件
• 文件更新後，卻找不到之前的版本

……

對于這些問題，其實都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢？

今天，就跟大家講講如何通過 WPS，零門檻上手文件管理，快速找到想要的文件。

電腦中浩如煙海的文件，也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學問，很多人會基于實際場景需求，總結出屬于各種各樣的方法和習慣。

但事實上，都離不開以下 4 點：

下面我們将結合上圖提及的 4 點，為大家解構如何用 WPS 實現初步的文件管理。

在 WPS 2019 中，全新的首頁有着「最近打開、個人中心」2 個快捷欄，它們将幫助你快速上手最基礎的文件管理。

如若将文檔備份至 雲文檔，那麼便能充分發揮文件管理功能。

給文件加星标

如果需要經常打開一些文件，你可以選中已上傳到雲文檔的文件，右鍵單擊選擇「添加星标」。

添加後，便能直接在首頁「最近打開」的 ⭐️星标中快速打開，不需要再花費時間尋找。

（添加好星标後，便能在左側「星标」找到文件）

敲重點！給文件添加「星标」的行為，将會自動備份到 WPS 賬号之中。

也就意味着，無論你換到任何電腦、手機，隻要登錄同一賬号，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪裡的煩惱。

（手機上，點擊上方的星标也能查看）

實時同步的文件夾管理

在 WPS「雲文檔」中，你可以直接新建文件夾，并支持将文件移動至文件夾中，方便直接對文件進行分類。

而這些管理好的文件夾，将會保存至 WPS 賬号；即便切換至不同設備，也将保持一緻。

以我自身工作為例，我可以将工作分為多個不同方向的文檔，即便臨時有事，也能在路上/ 在家裡直接登錄 WPS 查看、編輯，不再受限于公司辦公電腦。

值得一提的是，不同設備間打開過的文檔，WPS 「雲文檔」會創建一個以設備名稱命名的文件夾自動加密備份，防止意外退出導緻文件丢失，也進一步實現跨設備辦公。

你可以點擊 WPS 左側的「雲文檔」，可看到文件夾「我的設備」，點擊便能看到不同設備的子文件夾。

此外，WPS 2019 還支持給文件夾創建快捷訪問方式——常用。

僅需在雲文檔中，右鍵單擊文件夾，選擇「固定到常用」後，該文件夾便能在首頁面闆中快速訪問。

（即便切換設備，登錄賬号後，該設置也能同步）

對于絕大多數用戶而言，文件管理的難點是「文件命名」，而更大的難點則是對同一個文件、不同版本的命名。

比如說：我們編輯好一份文檔後，總會需要經過給領導同事檢查，接着再根據修改意見反複修改、反複檢查......

這種時候，對這類文件的命名方式便會影響到後續查找（有時候自己本人也會分不清！！）

但如果你選擇使用 WPS 雲文檔，那麼便不會存在上述的問題了，因為給同一文件、不同版本的命名已經用更科學的辦法「曆史版本」解決了。

你不再需要反複保存文檔，直接就能根據修改意見進行編輯，WPS 雲文檔都将會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人。

（點擊雲文檔的任一文件，即可看到「曆史版本」）

更酷的是，文件的所有版本點擊皆可預覽，也支持直接導出、恢複。不需要對文件重複命名，WPS 雲文檔「曆史版本」就能自動幫你搞定！

（100 個版本，也能完全備份存儲）

文件管理的目的，便是在需要時能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕松實現。

用「搜索框」搞定快速搜索

在快速搜索方面，WPS 2019 首頁提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱，即可快速找到文件及所在的位置。

倘若将文件備份至 雲文檔，WPS 會員用戶還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜索框中輸入關鍵詞，不僅能快速找到相關的文件名稱，還能看到文檔正文内容中含有關鍵詞的文件。

具體如下圖所示：

分類搜索善用「篩選」

辦公文件格式十分多樣，常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對文檔進行分類查找，WPS 2019 提供了「篩選」功能。

僅需在首頁中點擊「篩選」，即可讓文件以不同的格式進行排列：

最後，我們來總結下，在 WPS 中開啟「雲文檔」功能，便可充分實踐文件管理的 4 點要領：

• 備份和同步：善用星标、雲文檔文件夾
• 合理命名：使用雲文檔的「曆史版本」
• 快速搜索：使用首頁「搜索框」快速定位
• 分類搜索：善用首頁的「篩選」

……

今天的文章就到此結束啦~如果你還沒有良好的文件管理習慣，那麼建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現關鍵時刻找不到文件的狀況。

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