工作中經常遇到這樣的情況,同事傳了一份文檔(特别是投标文件或者合同)讓看一下有沒有需要修改的地方。如果有修改的話,需要把修改意見反饋給對方,然後大家再一起碰頭讨論後再确定是否需要修改。
可能很多人是這樣操作的,在文檔中用修改文字顔色(比如紅色)的方式來記錄文本的修改。不停地點“格式刷”。
隻一個段落就修改為這樣
其實這樣做也沒什麼不妥,而且通過word的“高級查找”對顔色進行查找也可以逐項找到修改的地方供大家讨論。
你的意見給出來了,然後大家一起讨論。有些意見接受,有些意見拒絕,那麼操作應該是這樣:
一篇文檔有多個地方需要修改,都要這樣操作。你可能覺得很麻煩,那麼我們再來看一下這個操作。比如我現在開始修改文檔,我隻管删除或增加我認為應該修改的内容,不需要其它操作。删除的内容自動加删除線呈紅色,新增的内容自動添加下劃線呈藍色。
大家一起碰頭交流就更方便了,哪個地方接受,哪個地方拒絕直接确認。在過程中我随時能掌控還有多少處修改需要确認,已經确認的修改不會出現在這裡,有利于把控交流進度。都下班了結果還有一大堆的修改需要讨論,我們誰也不希望這樣。
确認非常簡單,對修改内容隻需點擊“接受”或“拒絕”即可。相比在文檔中進行修改顔色,删除内容,簡直就是兩個維度的操作。
随時把控進度,一直到修訂為0,說明我們已經确認完畢。
關鍵詞:修訂
”修訂“工具在”審閱“菜單下
在修訂之前我們可以對删除線、新增内容的格式進行自定義。
進入修訂模式
打開需要修訂的文檔,點擊“修訂”按鈕,使其背景呈灰色,即進入了修訂模式。
再點擊一次“修訂”,即退出修訂模式,word的大多數按鈕都可以循環控制。
也可以調出“審閱”窗格,可垂直顯示或水平顯示
在審閱窗格中我們可以随時查看有多少處修訂
開始修訂
修訂就象我們平時編輯文檔一樣簡單。不同的是,按鍵盤“删除”鍵删除的文字不會從文檔中消失,而是按我們設定的格式呈現在文檔中。新增的文字一樣按我們設定的格式呈現,修訂者更直觀的了解修訂情況。
修訂甚至能顯示格式修改情況,修訂者對文檔的一切修改均被word忠實的記錄下來。
一般情況下,我們關心文檔内容的變更要多一些。如果我們要忽略格式的修訂,則取消“顯示标記”下拉菜單中的“設置格式”的勾選。當前設置隻顯示插入和删除的内容,不顯示格式的修改。
同時在“修訂框”中不會出現任何格式的修訂情況,隻有内容的修訂,這才是我們真正關心的。
雖然我隻關心内容的修訂情況,但格式的修訂我也想浏覽。就是說我首先關心内容,然後再關心格式,word提供了多個修訂顯示方式來滿足我們的要求。
“權重”這個概念大家不會陌生,這個設置加大了内容的權重。我們第一注意力自然而然地集中在内容上面,而第二注意力才是旁邊的“批注”。
設置方法
勾選“顯示标記”下的“設置格式”,然在“批注框”中選擇”僅在批注框中顯示批注和格式設置“即可。
顯示原始版本
這個設置可以讓我們看到文檔在修訂之前的狀态,“所有标記”下拉中選擇“原始版本”。
簡單标記
如果大家收到一份文檔,在文檔右側有豎線标志,則表示本文檔有修訂内容,點擊那些豎線即可顯示修訂。
設置方法
選擇“簡單标記“即可。
修訂完成,但工作隻完成了一半。按本例來說,最終要大家一起确定各修訂是否被接受。
在“修訂”中點擊“接受”,則文檔則顯示我們修改的内容,删除原内容。如點擊“拒絕”,則删除我們的修改,顯示原文檔的内容。不管點擊“接受”還是“拒絕”,光标自動跳到下一處修訂。
如果是我的文檔發給别人修訂,也可以強制對方在修訂模式下編輯,無法退出修訂模式。這樣我收到文檔後就能對文檔的修訂情況一目了然。
點擊“鎖定修訂”後設定一個密碼,隻有輸入了密碼才能退出修訂模式。
如果要退出修訂模式,則再次點擊“鎖定修訂”,在彈出的對話框中輸入密碼即可。
這種操作适合領導發給下屬,下屬修訂後再由領導來确認是否修訂。
如果要對文檔的修訂一次性全部接受或拒絕,則可以在“接受”按鈕下點擊“接受(拒絕)所有修訂”後繼續在修訂模式下工作。如果點擊“接受(拒絕)所有更改并停止修訂”則退出修訂模式。
如果要打印修訂的内容,則需要在打印界面勾選“打印标記”,否則打印出來的文件上就是修訂後的内容。
如果有多個用戶對同一個文檔進行修訂,我們還可以看到各用戶的修訂情況。做主文檔的人最好将修訂鎖定,以保證人任何人都在修訂模式下編輯。
在修訂框,按修訂的先後位置排列修訂内容。鼠标點擊,光标就定位到相應位置。
word的修訂功能為我們對文檔的跟蹤提供了完美的解決方案。如果我們采用純手工的方式來完成文檔的修改,不能随時掌握修改内容的數量,難免不會遺漏修訂的内容。隻有使用word的修訂功能,才能徹底杜絕文檔遺漏修訂的情況。
公交車售票員已經失業了,高速公路大量增加ETC車道,2025年中國制造行業平均每一個操作人員面對一百多台機器人。也就是說,科技進步太快,每一個行業都被高科技籠罩。 我時時都可能被淘汰。 所以,每天進步一點點吧。盡量延續我被淘汰的時間,希望能堅持到拿社保的那一天。 我喜歡和别人分享。 分享,也是自己進步的機會。希望我的這個分享能達到抛磚引玉的作用。
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