搭建員工電子檔案是推動企業數字化管理的有效方法。關于如何建立電子檔案，今天就給大家分享幾個方法和要點，真正有效的簡化人事管理的工作，極大地提高員工的工作效率。

作為HR的你，一定能夠體會到，隻要你在人力資源部門，你就無法避免處理成堆的檔案資料。而紙質文件的弊端更是顯而易見，沉重和難以調用的紙張，加上其占用的大量空間，使企業耗費了更多額外的成本，再者，紙張的保存可能會因為時間或者環境的濕度造成一定的損壞，帶來資料缺失的隐患。

随着科技的日益發達以及環保理念的普及，愈來愈多的企業開始引入無紙化辦公，而數據龐大的員工檔案成為企業首要數字化管理的核心資源。無疑，搭建企業專屬的員工電子檔案是解決這一問題最為有效和快捷的方法。關于如何建立電子檔案，今天就給大家分享幾點方法和要點。

一、員工檔案資料要健全

員工檔案資料的收集和整理，是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業中能否獲得發展的重要依據。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否紮實的重要指标。一般情況下，這些資料應該包括：

● 基本個人信息：姓名、學曆、專業、年齡、籍貫、過往工作經曆等信息；

● 入職後工号、職稱、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

● 入職後的培訓資料、培訓合同等信息；

● 工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

要确保可以掌握員工從進入公司，到至今的整個發展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業績、受過什麼培訓等。

二、挑選一個靠譜好用的檔案系統

想要将紙質資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統，次啊是企業邁進數字化創新的正确方式。

為什麼說要選擇“靠譜好用”？首先，這個系統的安全性是第一要點。顯然，員工檔案既是員工個人的私密信息，同事也是企業的機密資源，一旦洩露會使員工個人和企業的利益收到侵害，這就是“靠譜”的重要性。其次，我們之所以選擇使用檔案系統，無疑是為了減輕工作量，想要是電子檔案的建立更叫高效快捷，那麼，檔案系統的功能是否足夠大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也将成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效的将大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準的查找、調用員工檔案。

而延展性指的是，系統的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數據的需求，往後也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業全面推行數字化提供足夠的技術支持。

三、妥善處理紙質版檔案

一般而言，當原始的紙質檔案已經轉移到電子檔案庫進行儲存，那麼這些紙質檔案在往後的任何時間進行處理都可以，但正如前面讨論到的安全性問題，如果這些紙質資料需要丢棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，确保信息不回對外洩露。當然，如果這些原始的紙質方案，與企業現有的電子檔案不構成重複或者替代的記錄，那我們仍需要妥善地儲存好這些紙質資料。

以上的3點就是搭建員工電子檔案時需要注意的要點。盡管電子檔案的搭建，必然會耗費我們一定的時間和精力，但數字化儲存企業的文檔資料，可以真正有效的簡化人事管理工作，極大的提高員工的工作效率，它所能為企業及員工帶來的價值，是值得我們去投入時間和精力的。

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