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工作不順心應該怎麼減壓

職場 更新时间:2024-11-23 10:11:34

工作不順心應該怎麼減壓(工作心不在焉)1

萌萌最近很低落,原因是她沒能如願提拔為商務經理,而學曆、實力都不如她的豔豔卻被提拔為商務經理。她找過老闆,老闆說:“我本來是最看重你的,可是你不能把我交代的所有事情都處理好,我怎麼能放心把這個位置交給你?這一點你就不如豔豔,盡管你底子好。”

其實,她也意識到了這個問題。她經常在做一件事時就會不自覺地想另一件事,以緻于任務一多,她每件事都做不好,甚至還出錯,這也令她非常焦慮。

一次,她在做資金預算表,剛填了幾個數就想到下午要把工程量算完,結果就點錯了一個小數點。下午算量時,她又想起後天要見供應商,她腦裡就又想應該怎樣跟供應商商談合同價款問題,以緻于量也算錯了,結果被老闆狠批。然而,她的同事豔豔卻能每件事都處理妥當。一樣的工作量卻有不一樣的結果和效率。

其實許多職場人都有她這樣的苦惱,工作本能很好完成,但做事時經常心不在焉。長此以往,職場人就可能會對自己的能力表示懷疑,焦慮不堪。那怎樣才能解決這個問題呢?那就是運用“搞定”個人事務管理系統

何為“搞定”個人事務管理系統

GTD是Getting Things Done (搞定)商标縮寫,即戴維·艾倫獨創的工作-生活管理系統,旨在幫助人們從高壓和不确定狀态提升到無壓高效的整體狀态。

——《搞定》

“搞定”研究的是時間管理,但比傳統的時間管理具有更豐富的内涵,是升級版的時間管理,是一門無壓工作的藝術。

“搞定”個人事務管理系統包括橫向管理工作的五個階段,分别為準備階段、收集階段、理清階段、組織整理階段和回顧階段。五個階段形成一個高效的處理事務的流程,其核心就是把一切事務趕出大腦

搞定的原理就是我們準備一個工作籃,把所有待處理的事務放進籃裡,就忘記這些事。然後,我們再拿着工作籃一件一件地處理,所有事務會依據價值分類放在合适的位置,從而逐步清空工作籃。這樣你就可以做到在處理一件事時把其餘事務趕出大腦,做到“心如止水”,從而提高工作效率。

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“搞定”個人事務管理系統的必要性

關于時間管理,人們做過許多研究,也形成了幾種理論。現在比較盛行的時間管理理論就是“四象限理論”。這個理論的核心就是告訴我們要優先做重要不緊急的事。這就在一定程度上改變了人們通常優先做重要緊急的事的做法。

可是,我們知道了這個道理,卻依然感覺壓力很大,工作效率低下,焦慮狀況沒得到顯著改善。這是為什麼呢?因為就像萌萌那樣,我們經常在從事一件事時腦裡會不自覺地盤旋其它事,導緻我們無法專注于此時從事的工作。

孟子曰:“學問之道無他,求其放心而已矣。” 講的是求學問這件事就是把你放在外面的心給收回來。所以專心于眼前事就是學問之道,也是工作之道,生活之道

其實,我們知道我們完全可以完成此時的事務後,再去考慮其他事務,可是為什麼就克制不住會想起這些事呢?原因如下:

1、改善未決事務狀況的意願

我們希望事務都能在我們的掌控之中,然而事務的複雜度和不确定性卻令我們心有餘而力不足。我們經常會面臨如下問題:

  • 還沒有明确地知道未決事務會取得什麼結果
  • 還沒明确下一步的具體行動
  • 還沒有把關于預計結果和具體行動的想法進行存儲

也就是說,這些事沒有完成,就會始終令我們放心不下。這體現了蔡加尼克效應即指人們對于尚未處理完的事情,比已處理完成的事情印象更加深刻。你希望改善他們的狀況,即使沒完成,也需要把後續的事情考慮好,記錄下來。但如果你沒有做好上述工作,你的大腦就會不停運轉,你的某根神經就會不斷給你施壓,不斷“提醒”你,增加你的精神負擔。

2、大腦本身的局限

我們的大腦本身就不夠聰明,也不夠符合邏輯。大腦不能夠在需要提醒你時再提醒你。回想一下,從早晨起床到現在你腦裡會想到多少件事?有幾件事才是你今天需要處理的?你是不是不止一次地想到那些懸而未決的事?

我們的大腦總是在不斷地放電影,我們把這些懸而未決的事委托給大腦來處理,但大腦卻不堪重負,無法有效地處理這些事。它不能夠主動地給我們準确的提醒,反而會給我們現在做的事帶來幹擾,降低我們的工作效率。

你的大腦是用來在思考模式的基礎上産生想法的,而不是為了記住更多東西!思維的展開方式決定了它擅長識别,而不擅長回憶。

——《搞定》

所以,我們需要意識到大腦存在的這種局限,并想辦法彌補。我們的大腦類似于CPU,而不是内存。我們需要運用大腦以外的東西,即“外腦”來幫助我們存儲信息,利用“外腦”協助規劃我們的工作,充分發揮“外腦”的價值。

而GTD個人事務管理系統,就提供了許多“外腦”,讓我們免受懸而未決的事的打擾,減輕未解決事項的認知負荷,從而讓我們能夠集中注意力,妥善安排各項事務。這一時間管理比傳統的時間管理更具有實操性。所以,了解并熟練運用這一系統對于實現高效工作是很有必要的。

工作不順心應該怎麼減壓(工作心不在焉)3

實踐“搞定”個人事務管理系統的五步法

“搞定”個人事務管理系統包括橫向管理工作的五個階段,那麼我們應該如何具體實施這五個階段呢?這就需要我們做好以下的五步:

1、充足的準備工作

準備階段我們需要做好充分的準備,确定時間、空間和工具。

  • 時間方面

我們最好預留出整段的時間來啟動這一時間管理計劃。對于大部分職場人來說,最佳的時間就是周末或者節假日。這時我們所受的幹擾最少,可以相對靈活地支配時間。

  • 空間方面

我們還需要在家裡準備一個工作區。因為我們有時也會在家裡辦公,在家裡布置一處和辦公室類似的工作區,設置成自己喜歡的風格。這樣的環境設置就像《瞬變》中講的行動觸發扳機,可以令你坐到辦工桌前就會進入工作狀态,能夠令你安心工作,從而提高工作效率。注意這個工作區需要是獨享的。

我們還需要配備個移動工作區,這對于經常出差的商務人士是很有必要的。這一般包括一個公文包或背包,文件夾或文件袋,以及筆、回形針等辦公用品。這樣可以充分利用我們出差時的零碎時間。零碎時間也可以發揮很大價值,正如魯迅所說:“哪裡有天才,我是把别人喝咖啡的工夫都用在工作上的。“

  • 工具方面

我們需要準備一些基本的工具和辦公用品:紙筆、回形針、便利貼、活頁夾、文件夾、資料存放托盤、訂書機和訂書釘、自動打簽機、一個日程表、垃圾箱等。這些工具有利于你建立高效簡潔的歸檔資料管理系統。

我們需要把歸檔系統放在觸手可及的地方,便于存取。我們最好按照字母或拼音順序排列歸檔系統。這個系統可以再根據公司、項目、人員、主題進行細分。每個标簽下可以再設立一些子主題,如”人事-考核“,”人事-培訓“,就可以排列在字母R下面。我們要養成定期整理歸檔系統的習慣,至少每年整理一次。

需要注意的一點是,我們在建立自己的工作管理系統時,必須集中全部注意力。如果這期間你确實有事務要辦,就立即處理,否則就延遲,并做好記錄。

2、收集所有的“材料”

收集階段,我們要把所有的未竟之事都歸攏到一起,并放在“外腦”。可以是工作籃,紙質的記錄簿,電子設備等。收集工作我們要從兩個方面入手:

01、外在的收集工作

我們首先要搜索周圍的環境,把未完成的和未開始的工作全部收集到工作籃裡。如果收集的東西過大,那就把相關信息寫在紙上放入工作籃。如在紙上寫上“主機“、”打印機”,并記錄日期。如果收集的東西過多,工作籃放不下,那就把這些東西暫時放在工作籃周圍。

收集的過程中,如果我們能确定某些資料的确沒用了,那就立刻扔掉。如果不能确定,那就把他們放入工作籃。你可以從辦工桌的一端開始,漸漸向四周推進。收集的過程也是搜尋的過程,你要注意一些容易被忽略的地方,如文件櫃頂部、書架最下面。

02、内在的收集工作

當我們把周圍環境中需要處理的事務都收集完後,就需要搜索仍然存儲在大腦裡的事務了。你要做的是把這些事寫在白紙上。你最好在每張紙上隻寫一件事,這樣方便以後你記載對于這件事的處理。如果你有語音信息需要收集,你最好把語音轉換成書面形式的記錄,并放入工作籃。

整個過程中你不需要進行甄别、篩選,那是以後階段要做的事。這個階段的目标就是把一切能夠引起你注意的事都收集起來,不要遺漏。

3、徹底清空工作籃

理清階段,我們需要清空工作籃。這裡指的“清空”并不是指完成工作籃中所有事務,而是指對你收集的每樣東西進行識别,确定它是什麼,它有何用途,怎樣對它采取下一步行動。

在理清階段,我們要遵循以下三點原則:

  • 首先處理工作籃最上面的事務。
  • 一次隻做一件事
  • 不要把事務再次放回工作籃

隻有做到這三點原則,我們才能專注地做每一件事,對每件事都認真思考,并且不會遺漏任何一件事。當我們把事務收集完後,我們需要确定接下來如何處理這些事務。一般有兩種情況:

01、不需采取下一步行動

這裡所說的下一步行動是指具體可行的、能夠推進事務進展的行動。我們會收集到許多資料,可這裡會有些資料并不需要我們采取行動,它們隻是具有參考價值或潛在價值。對于這些參考資料或輔助資料,我們就打印好标簽,然後把标簽貼在文件夾上,放入你分類歸檔的抽屜中。如果是電子類資料,如電子郵件,那就把郵件存入其應用程序的文件夾中。

我們的工作籃中可能也會有一些資料,你目前不需要采取行動,但以後可能需要。例如,你接到通知需要去參加一個商務會議,你現在可能不需要做什麼,隻需要等到開會前一天浏覽下會議安排。

對于這樣的事情,你就可以把它們計入“将來/也許”清單或者寫上具體日期計入日程表或備忘錄。如會議是6月20日早9點開始,那你就在備忘錄上同時記下“6月19日浏覽會議,6月20日早9點參會”。萌萌就可以把跟供應商商談的事,在日程表上标明具體商談日期和做準備的日期。

02、需要采取下一步行動

如果我們确定了下一步行動,我們一般會面臨三種選擇:

  • 立即執行

這裡有一個“兩分鐘原則”,即如果你需要采取的行動用時不會超過兩分鐘,那就别猶豫,立刻執行它。如我們回複電子郵件、微信、短信等,如果不需要思考太多,簡短回複即可,那就立即完成它,不要想“這個不着急回”,然後就放置一邊。

  • 委派他人

有些事情不用我們親曆親為,如果這些事需要采取行動的時間超過兩分鐘,我們可以判斷下自己是否為執行行動的最佳人選。如果不是,就委派給他人。如交給客戶服務部進行處理,交給老闆過目。

當我們把事務交由他人時,我們也會跟蹤事務的進展,我們會等待他人的回複,這時就有必要建立一個“等待”清單了,在事務上标明具體的日期列入等待清單。如“7月15日,A項目技術方案已交給老闆,待老闆定奪”。

  • 延遲執行

如果下一步行動無法交由他人,那就需要我們自己處理。而行動耗時又超過兩分鐘,那我們就需要記錄下這些行動,在相關資料上貼上寫有具體行動的便簽紙,以等待進一步處理。

如給某個重要客戶打電話,我們需要思考下怎樣說才能達到目的,我們現在做的是思考、查閱,打電話就需要延遲行動。

在這個階段,我們就把工作籃的事務清空了,一部分處理完了,一部分委派給他人了,餘下的懸而未決的事宜也進行了相應存儲。

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參考書籍:《搞定》

4、建立行動和項目清單

組織整理階段,我們需要建立下一步行動清單和項目清單。清單僅僅是個目錄,用來記錄具有相似特征的事情。你沒有必要按照重要程度對内容進行排序。清單可以有多種形式,文件夾、容器、紙張、事務列表、數字設備中的項目列表等。

你需要建立“下一步行動”清單。這裡的行動可以分為兩類,一類是有指定時間,一類是沒有指定時間,盡多有個截止時間。對于第一類,我們就應該記在日程表上。對于第二類,這些事情是越快完成越好,我們就可以按照情境進行分類。

情境即指完成此行動的所在地點、工具或者情形。實際工作中,如果我們的下一步行動在25項以内,就可以隻用一個“下一步行動”清單,否則我們最好用以下清單标題來提示行動信息:

  • 在電腦旁:列舉利用電腦完成的工作,如制作表格、PPT。像萌萌就可以把算量的任務,寫在這個清單中,盡快完成。
  • 撥打電話:列出所要撥打的電話,最好寫上電話号碼。
  • 在辦公室:列出親自到場處理的事項,如接待客戶、與員工談話。
  • 外出事宜:歸納外出時需要處理的事宜,如參加會議。
  • 議事日程:列出你需要與他人進行溝通、協商的事宜,如會見投資人。
  • 閱讀/回顧:将用時超兩分鐘的閱讀資料按内容細分,可以利用碎片化時間閱讀。

我們有些事情不是一步能完成的。對于這種需要多個步驟才能完成的事情,我們稱為項目。為了能夠宏觀上掌控這些項目,我們需要建立一個項目清單,這樣我們也可以對自己的工作量有個清晰的認識。

由于這個項目清單比較籠統、不包含細節,我們日常工作中一般不用去關注這個清單。不過,我們需要每周回顧下這個清單,根據實際情況進行增減,從而清楚自己的工作進展。

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5、定期回顧管理系統

回顧階段,我們需要對我們的日程表、各類清單、資料等每周進行回顧,确保收集到的所有東西都得到處理。我們需要對清單、日程表等實時更新,已完成的标記“已完成”,而不是删除。需要繼續跟進的,我們可以思考下還需要采取什麼行動,并進行記錄。

回顧清單的過程也是總結每周工作的過程。而且經過确認和更新後,你可能會自然地産生一些奇思妙想,新奇古怪的點子,這是頭腦創造的過程。創造也得益于你實施了這個事務管理系統

我們需要選擇一個合适的時間進行回顧,最理想的時間是每周最後一個工作日的下午臨下班前的兩個小時。一般這個時間段,我們的工作任務是比較少的,身在辦公室中,可以看到這些清單、資料,從而把他們進行系統回顧。

經過這五步,你就可以高效管理自己所有的事務,不會再被工作追趕,就能夠極大的減輕工作壓力,實現高效愉悅地工作。

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寫在最後:時間對每個人都是公平的,分配給每個人都是一樣的,但為什麼分配到的同樣時間産出的效益卻不同?其中的關鍵就在于你如何運用時間。了解、掌握并實踐這個“搞定”個人事務管理系統,你也能夠做好時間管理。你也可以達到你向往的境界,即雖然每天事務纏身,也能夠始終保持頭腦清醒,能夠把各項事務安排的井井有條,輕松自如地進行處理。這門藝術是你實現高效人生的必修課

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