随着各大企業對制作PPT 要求提升,要做出一份讓大多數人都滿意的 PPT,「懂設計」變得越來越重要。
想要有足夠多的時間去構思設計方案,那就得學會一些省時省力的批量操作,不在制作環節浪費時間。
01批量添加 Logo在職場中制作 PPT,通常需要在頁面的右上角等位置添加企業的 Logo,每一頁都複制粘貼不但浪費時間,好不容易交稿了,領導一句「我覺得還是放左上角好」,你就傻眼了……這樣的時候,你需要利用【母版】來添加Logo。
點擊【視圖-幻燈片母版】進入母版視圖,向上拖動左側滑塊顯示出最頂端的母版總版式并選中,在右側編輯窗口插入 Logo 圖片:
此時可以看到所有的下屬版式都被添加上了 Logo,也就是說你新建的頁面無論采用哪種版式,都會自動添加 Logo,再也不用你手動複制粘貼了。
不過在一套 PPT 中,封面、封底和轉場頁因為設計整體感較強,Logo 的大小位置往往與普通頁不一樣,不需要在右上角統一顯示 Logo,怎麼才能讓這些頁面例外呢?
其實很簡單,選中這些頁面的版式頁,勾選工具欄的【隐藏背景圖形】,就可以消除掉這些特定頁的 Logo 了:
02 批量添加頁碼
對于一些頁面比較多的 PPT,有時會有添加頁碼的需求,Jesse 老師見過有人老老實實在每頁右下角插入一個文本框來寫頁碼,其實頁碼也是可以批量添加的。
點擊【插入-幻燈片編号】,在彈出的對話框中勾選【幻燈片編号】,點擊【全部應用】:
頁面右下角就出現頁碼編号了:
如果覺得樣式不好看,可以進入【母版視圖】,在最頂端的母版頁調整頁碼占位符(右下角的#)的字體字号顔色等屬性,頁面上的頁碼也會随之改變:
使用這樣的方式來添加頁碼,還有一個非常大的優勢,如果制作完畢需要調整頁面之間的順序,例如要把第二節(10-20頁)放到最開始去講,隻需要把這部分 PPT 頁面拖到最前面即可,頁碼會自動重新分配,無需手動修改,可以節約大量的時間和精力。
03 批量删除手動設置的頁碼想要批量設置頁碼,對于新建一個 PPT 來說是非常容易的,但對于修改一個已經手動設置過頁碼的 PPT 來講,就必須先手動把舊的頁碼文本框删除掉。十頁、二十頁都還好,如果是上百頁逐頁删除……估計隻能選擇狗帶了。
不過還好,利用OK插件,可以解決這一難題。
在下面這個案例中,每一頁的頁碼都是單獨插入的形狀,總共有 100 頁。隻需要選中其中一頁的頁碼,然後使用OK插件的【一鍵去除-去同位】功能,所有頁面的頁碼都會在瞬間被删除掉:
04 批量設置字體
大家一定都知道,PPT 的字體顯示需要系統的字體支持。出于保險起見,很多時候我們都會把 PPT 的字體設置為「微軟雅黑」這款系統自帶同時又兼顧了美觀大方的「安全字體」。
但是這款字體卻并非 PowerPoint 默認使用的字體,哪怕你把一段文字設置為了「微軟雅黑」,新建下一個文本框,字體又變成了「等線」或「宋體」。
有沒有辦法一次性把整個文檔的字體設置好呢?
當然可以,通過主題設置就能完成這一需求。進入【設計】選項卡,點擊右側的【變體-字體】展開二級菜單,我們可以看到當前默認的字體設置方案名為「Office」,标題字體是「等線 Light」,正文字體是「等線」:
滾動這個二級菜單到底部,點擊【自定義字體】即可新建自己專屬的主題字體搭配了,例如 Jesse 老師就喜歡把「微軟雅黑」和「微軟雅黑 Light」搭配到一起使用:
命名保存這套方案之後,即便是新建一個 PPT 文檔,也能看到它,一鍵即可把默認的主題字體更改為這套自定義的方案,每次新建文本框再也不用都重新設置字體了。
05 批量替換字體和處理頁碼時遇到的情況類似,在修改一份 PPT 時,有時會因為原始 PPT 并未使用主題字體功能、同時标題和正文内容都使用了普通文本框,導緻我們無法通過主題字體的設置來更改字體,這個時候就需要用到批量替換字體的功能了。
如果原稿中标題和正文的字體有所不同,如标題使用了「方正風雅宋」,而正文使用了「微軟雅黑 Light」,現在想要把所有的标題都改為「微軟雅黑」,隻需要在開始選項卡點擊【替換-替換字體】,在彈出的對話框中進行對應字體的替換,所有頁面的的标題都會得以更改:
如果原稿中标題與正文的字體相同,那就隻能逐頁手動更改字體了——記得在更改完第一頁标題之後不要進行其它操作,這樣可以在随後頁面選中标題文本框後直接按【F4】完成字體更改,有限的提高一點工作效率。
06 批量導出備注對于學生黨來講,期末的時候如果能拿到一份老師講課的 PPT 來複習,那可真是再好不過了。可是個别 PPT 制作有一定水準的老師并不會把要點内容全都放到 PPT 頁面上,而是把它們放到備注裡,這可難倒了不少同學——難道隻能逐頁複制粘貼到 Word 裡再打印出來複習嗎?
利用OK插件的【備注合并】功能,可以批量将選中頁面的備注合并到一起,這樣你就可以很方便地将它們整體複制到 Word 裡,然後再進行打印就不是什麼難事了:
07 批量展示圖片
因為裝機率高以及多樣的切換動畫效果,PowerPoint常常被用來制作電子相冊,在企業年會上使用。
那麼,如何才能一次性将數十上百張照片批量插入到 PPT 裡進行展示呢?【插入-相冊】功能可以幫到你。
點擊【插入-相冊】,在彈出的對話框中點擊【文件/磁盤】選擇好相冊的圖片來源:
點擊【插入】後如果有需要再指定一下相冊的版式和主題(确定底色、一頁幾圖等),最後點擊【創建】,所有圖片就按設定:
全選所有幻燈片,将切換效果設置為【随機】,并勾選自動換片設置換片時間,一套簡易的 PPT 相冊就制作完成了:
好了,以上就是 Jesse 老師為大家總結的 PPT 批量操作技巧,一起來回憶一下:
批量添加 Logo
批量添加頁碼
批量删除頁碼
批量設置字體
批量替換字體
批量導出備注
批量展示圖片
都學會了嗎?
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