新人培訓-出貨操作流程-SOP

聲明：本文轉載朋友的文章

以下為帶團隊期間為新人培訓準備的詳細出貨操作流程，分享給大家~~

每一個跟單/業務必須要詳細了解出貨流程及SHIPPING相關的要點，才能妥善處理好每一票訂單的出貨進度，避免産生一些不必要的額外收費！

1-常用出貨方式：（每張單在确認訂單時需同客戶确認好合适的出貨方式及貨代聯系方式；）

A1-走櫃貨出貨（FCL)：訂櫃-拖櫃-裝櫃-封櫃-還櫃-報關-上船，整個櫃子都是裝的客人自己的貨；适用于貨量較大時；

A2-走散貨出貨(LCL/CFS)：找貨車-送倉-入貨運倉-核實數量-報關-上船，整個貨櫃裡有很多家一起拼貨出，适用于貨量較小時；

A3-并櫃出貨：工廠安排送貨至并櫃工廠拼櫃出貨或我司組櫃，别家送貨；費用分攤；

備注：1-以上出貨方式為FOB SHENZHEN/XIAMEN/NINGBO報價，即所有上船前的LOCAL CHARGE需我司承擔，上船後的費用由客戶承擔；

2-如報價為出廠價，需按客人要求出貨，但出貨後的所有費用需同客戶收取；

2-詳細出貨流程如下：

A1-走櫃貨出貨（FCL，适用于貨量較大時）：

1-做SHIPPING資料：工廠大貨貨好前15天需同工廠拿箱單明細，做裝箱單及交單資料，交單資料需發給客戶确認，統計大貨實際CBM,毛重，淨重，箱規，箱數等；箱規需QC核實，避免出錯；

2-訂倉：聯系貨代，做訂倉單（BOOKING FORM），預排合适船期，需注意以下幾點：

A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE，目的港必須要和客人核實清楚；

B-SHIPPER 一般為PI上的擡頭，FOB SHENZHEN,運費到付（FREIGHT COLLECTED)；貨好時間需标注清楚實際貨好時間；

C-預排船期必須要注意以下時間節點是否可趕上，非常重要！！！

SI CUTTING截補料時間 VGM CUTTING截申報VGM 時間 CV CUTTING 截重櫃時間

CY CUTTING截放行條時間 ETD開船日 ETA到港日

備注：如1/12截SI/VGM，1/15截CV/CY,那必須安排1/12當日裝櫃；如工廠貨不能完成無法裝櫃，必須提前同貨代拿延截LATECOME，此船期最遲1/13号裝櫃，14号一天報關，此為安全期；

D-選擇櫃型:此立分數為安全範圍，如箱規較少，裝櫃專業的話，可多裝3-4CBM/櫃；但如果箱規較多較大時，盡是選擇大一些空間的櫃型，如59CBM，盡量定40HQ；

3-追蹤SO：SO即提櫃單，BOOKING發出去後，貨代會發給國外貨代确認，國外貨代再發給最終客戶确認，及時追蹤到SO，才能安排後續出貨；

4-安排出貨通知：收到SO後，按以下步驟操作；

A-仔細核查SO上的各個時間節點，是否可趕上（參考上頁提示）；

B-做裝箱單及出貨通知,同SO一起發給拖車行預約拖車；并确認是否買單出貨（如買單，将SO和裝箱單發給拖車行安排即可，如自行報關，必須要準備詳細的報關資料交報關行報關）

C-發出貨通知明細給工廠及QC，要求準時出貨；

D-跟蹤大貨進度，确保能準時出貨；

5-裝櫃：

A-櫃子提出後，拖車行需第一時間提供貨櫃信息及貨櫃圖片，包括櫃号，封條号，司機聯系方式，車牌号等，收到信息後轉發給工廠及QC跟蹤櫃子；

B-櫃子到廠後，QC需先檢查櫃子是否破損，漏水等問題，是否是舊櫃或破櫃，如果是，需立即同跟單反饋，不可裝櫃；

如櫃子無問題，工廠需第一時間安排裝櫃，櫃子停留在工廠8小時後會收取壓夜費（具體看拖車行決定，有些超過6小時都開始收費，可協調），一般為RMB500；如因工廠原因導緻壓夜，此費用需工廠自行承擔；

另如因壓夜可能會耽誤入倉時間，工廠必須要支付給司機高速費，以便早點還櫃；

C-裝櫃時，按款式顔色順序裝櫃，盡可能裝緊一些，節省空間；如客戶有特殊裝櫃要求，如蛇形裝櫃，按款式流水号順序裝櫃時，必須按此操作，以免客人罰款；

D-裝櫃時，QC需拍空櫃照片，裝貨一半的照片，裝滿貨物的照片，封櫃照片給跟單，發給客戶看裝櫃情況及櫃子狀态；

B-裝好後，QC需上封條鎖櫃，确認無短裝（短裝就是指貨物沒有按要求完全出完，出貨數量不夠），才可允許貨櫃車離廠；

如有短裝情況必須第一時間同跟單溝通，并告知詳細短裝明細；

C-櫃子離廠後，跟單需第一時間告知拖車行出貨情況，如有短裝，必須馬上更新裝箱單給拖車行，以便安排報關；

注意：出貨時，所有相關人員如QC，業務，跟單必須要保持手機暢通，關注最新出貨進度，即使半夜出貨也需同QC，工廠及拖車行保持溝通，确認櫃子是否順利離廠，一旦出現緊急意外情況，必須第一時間處理決定，以免造成一些不必要的額外費用！！！

6-SI：SI即補料，補料需按實際出貨貨物數據補料，櫃号，封條号，HS CODE，件數，CBM，毛重，SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等資料必須填寫準确，不可出錯！

7-确認BL：提交補料後，貨代後發DRAFT BL過來确認，需仔細核對清楚，絕不可出錯，然後發給客人DOUBLE CFM,OK後便确認給貨代；

請注意：必須要在截止時間之前确認，截止時間之後再修改的話，貨代會要求收取改單費，一般為RMB500/SET，視船公司而決定；

8-申報VGM：櫃子過磅後，需在截VGM時間之間提交申報資料，VGM盡量讓拖車行幫忙申報，可免申報費用，如沒有權限申報的話，再安排貨代申報,需收費RMB50-100/SET）;

VGM有兩種測算方法：

方法1：貨物毛重 櫃重=總VGM

方法2：櫃子（含貨物）過磅重量=總VGM

備注：方法2更為準确，如時間允許，盡量按方法2操作；

總VGM重量與實際相差正負5%屬正常現象無影響，但如果超出此比率，需視情況安排重新提交VGM;

9-做FORM E/CO：部份客戶會要求做FORM E 或CO産地證，裝櫃後可先通知拖車行做DFRAFT FE/CO給客戶确認，開船後裝正本BL發給拖車行出正本産地證；

10-開船BL提單/DN對賬單：跟蹤櫃子是否放行，放行後按照預計ETD時間追蹤開船情況；确認開船後，追蹤貨代發ORIGINAL BL COPY及DN過來核對：

A-收到BL，檢查無誤後可發給客戶請款；部份客戶收到DRAFT BL，都可同客戶開始請款，視情況而定；

B-收到DN，核對收費情況是否合理，如不合理需同貨代協商處理（參考附檔1I-出貨費用标準參考）

11-寄單：确認收到貨款後，且貨代DN費用确認合理後，同财務申請付款，拿正本提單，收到提單後，打印交單資料一式三份，簽名蓋章，用客戶賬号寄出并通知客戶跟蹤，确保收到；

交單資料一般包含（同客人要求所決定）：

PACKING LIST/WEIGHT NOTE裝箱單 COMMERCIAL INVOICE商業發票

ORIGINAL BL正本提單 FORM E/CO産地證（如客戶需要）

備注：部分客人要求電放，電放費RMB200-300，盡量建議客人寄正本提單，運費到付；

12-結算拖車櫃DN：出貨後收到拖車行DN，仔細核對費用确認是否合理，公司配合的拖車行屬于月結或季結，到期後确認無誤可安排支付；

A2-走散貨出貨：（CFS/LCL，适用于貨量較小時）：

1-做SHIPPING資料：工廠大貨貨好前15天需同工廠拿箱單明細，做裝箱單及交單資料，交單資料需發給客戶确認，統計大貨實際CBM,毛重，淨重，箱規，箱數等；箱規需QC核實，避免出錯；

2-訂倉：聯系貨代，做訂倉單（BOOKING FORM），預排合适船期，需注意以下幾點：A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE，目的港必須要和客人核實清楚；

B-SHIPPER 一般為PI上的擡頭，FOB SHENZHEN,運費到付（FREIGHT COLLECTED)；貨好時間需标注清楚實際貨好時間；

C-預排船期必須要注意以下時間節點是否可趕上，非常重要！！！

CUTTING截倉時間/倉庫截止收貨時間 SI CUTTING截補料時間

ETD開船日 ETA到港日

備注：散貨一般開船提前一周截倉，如本周一截倉，下周二開船，具體按船公司船期，因散貨由很多家一起拼櫃，貨物送進倉後，倉庫需安排拼櫃裝櫃事宜，故開船時間會晚一周；

3-追蹤入倉單SO：SO即入倉單，BOOKING發出去後，貨代會發給國外貨代确認，國外貨代再發給最終客戶确認，及時追蹤到SO，才能安排後續出貨；

4-安排出貨：收到SO後，按以下步驟操作；

A-仔細核查SO上的各個時間節點，是否可趕上（參考上頁）；

B-做裝箱單并發給拖車行做買單，并确定拖車行送倉前成功提交電子申報；如需自行報關，必須提前準備好全套報關資料，送倉前需電子提交成功給倉庫；

C-做出貨通知，發給工廠及QC，要求安排合适價位司機，準時送貨；

D-跟蹤大貨進度，确保能準時出貨；

5-裝車：裝車前，QC需檢查貨車車廂是否髒污，潮濕等，如有，需換車；

如車廂完好，按款式順序裝櫃，并拍最終裝櫃照片，車牌号給跟單跟蹤；

6-确認入倉：跟蹤貨車是否送進倉，入倉後司機需提供入倉單據給跟單；

收到入倉單據及司機送貨費單據，需同财務請款一起支付；

7-入倉核實單：确認貨物入倉後，需同貨代拿入倉核實單，核對數據是否和SHIPPING資料一緻，如相差較小，按入倉核實單修改SHIPPING資料，如相差較大，需同貸代申請，要求倉庫重新核實；

8-做SI：SI即補料，補料需按實際出貨貨物數據補料，HS CODE，件數，CBM，毛重，SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等資料必須填寫準确，不可出錯！

9-确認BL：提交補料後，貨代後發DRAFT BL過來确認，需仔細核對清楚，絕不可出錯，然後發給客人DOUBLE CFM,OK後便确認給貨代；

請注意：必須要在截止時間之前确認，截止時間之後再修改的話，貨代會要求收取改單費，RMB500/SET；

10-做FORM E/CO：部份客戶會要求做FORM E 或CO産地證，裝櫃後可先通知拖車行做DFRAFT FE/CO給客戶确認，開船後裝正本BL發給拖車行出正本産地證；

11-開船BL/DN：按預計ETD時間追蹤開船情況；确認開船後，追蹤貨代發ORIGINAL BL COPY及DN過來核對:

A-收到BL，檢查無誤後可發給客戶請款；部份客戶收到DRAFT BL，都可同客戶開始請款，視情況而定；

B-收到DN，核對收費情況是否合理，如不合理需同貨代協商處理（參考附檔1I-出貨費用标準參考）

12-寄單：确認收到貨款後，且貨代DN費用确認合理後，同财務申請付款，拿正本提單，收到提單後，打印交單資料一式三份，簽名蓋章，用客戶賬号寄出并通知客戶跟蹤，确保收到；

交單資料一般包含（同客人要求所決定）：

PACKING LIST/WEIGHT NOTE裝箱單 COMMERCIAL INVOICE商業發票

ORIGINAL BL正本提單 FORM E/CO産地證（如客戶需要）

備注：部分客人要求電放，電放費RMB200-300，盡量建議客人寄正本提單，運費到付；

13-結算拖車櫃DN對賬單(買單費）：出貨後收到拖車行DN，仔細核對費用确認是否合理，公司配合的拖車行屬于月結或季結，到期後确認無誤可安排支付；

A3-并櫃出貨：

第1種：我司送貨至别家并櫃出貨（要求工廠按主櫃者要求準時送貨至并櫃地點裝櫃即可，自帶RMB10元/方裝卸費，跟蹤櫃子情況，結算拼櫃費用）

第2種：别家送我司并櫃出貨，需注意以下幾點：

1-通知準确并櫃時間，要求并櫃者準時送貨且需帶裝卸費；

2-做好出貨明細，要求QC跟蹤所有貨物必須裝完才可封櫃；

3-确認好并櫃者是買單還是自行準備單證；是否單獨出提單；

4-出貨好，做好拼櫃費用明細，同并櫃者收取；

以上為出貨基本操作步驟，具體需以實際操作為準！！各業務/跟單請務必要控制好各個時間節點及費用，避免有任何不必要的費用産生！！！

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