按照檔案管理規定， 職工本人不可以查閱、轉遞、管理本人檔案。說實話，私營企業、外資企業一樣都沒有檔案管理權限。一般來說，一般隻有一定級别的國有企業、院校或其他部門，才有資格管理職工檔案。

不過說實話，大多數人口中的職工檔案并不是完整的一件，隻不過是一些有價值的職工檔案材料而已。

一份完整的職工檔案主要包括10大類材料，比如說履曆材料、自傳材料、考察考核鑒定材料、學曆職稱職業資格材料、政治曆史的審查材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料，錄用、任免、聘用、轉業、工資、出國、退離休、退職等材料，以及其他可供參考的有保存價值的材料。

對于大多數人的材料來講，可能并不是10大類材料都要齊全，但是最起碼從入團開始，就應當形成材料了，然後還有高中、大學等的學曆材料，入黨材料，獎勵處分材料，再以後就是就業材料了。

随着電子化信息技術的發展，我們的就業檔案材料，實際上都已經保存到社保就業系統中去了，形成的紙質檔案材料越來越少。比如說很多地方已經開始推動電子勞動合同。這種情況下，未來的就業證明逐漸将以信息數據為準，可能用到紙質檔案的情況越來越少了。

對于一些職工手中的檔案，僅僅是一些就業登記表、勞動合同、解除勞動報告書資料的，實際上隻是職工檔案的一些要件而已，要求并不跟整套的職工檔案那麼嚴格，也确實有可能會流入的職工手中。比如說，現在因為大多數企業都沒有檔案管理資質，很多企業經常去做的做法就是解除勞動合同之後，把招用人員登記表、勞動合同、解除勞動合同報告書直接給職工本人，叫職工本人去移交。這種情況下隻要攜帶的是有效的檔案要件，一般要求也不會那麼嚴格。

目前，職工檔案主要有四點作用：

第一，是證明職工的出生日期。現在人普遍喜歡用身份證認定出生年月，實際上我們的身份證制度是1985年前後才陸續建立起來的。而現在退休的人員多數都是60、70年代的人。按照勞社部發1999年8号文件，職工出生時間的認定當身份證與職工檔案記載不一緻，是要以職工檔案最先記載的出生時間為準。出生證明呢？出生證明制度是1996年才開始實施的，等他們退休，呵呵還要等30多年呢。

第二，視同繳費年限的認定。國有企業固定工身份的職工和機關事業單位在編職工的這實施養老保險制度以前的連續工齡、上山下鄉的知青、需要安置工作的軍人的軍齡，是可以憑借職工檔案認定視同繳費年限。無需個人繳費也能夠計算養老金，是非常劃算的。

第三，特殊工種工作時間的認定。從事三類特殊工種，分别滿10年、9年和8年就可以提前5年退休。有關從業的時間，都是需要職工檔案中的工資表或者審批表來認定的。

第四，職工的就業時間。社保系統實際上也不是完全準确的，有可能出現人工錄入等因素錯誤。當社保系統記錄和職工的檔案記錄不一緻時，可以糾正社保系統中的記錄。特别是90年代社保繳費時，很多信息都是手工錄入的，退休時需要校正。

說實話，如果整份的職工檔案流入到自己手中，始終是一個不穩定因素。一方面，自己手中的檔案再移交檔案管理部門或者社保檔案審核部門時移交，有關部門可能會拒不承認效力，拒絕接收。這種情況下，可能會需要一級一級的找到原先檔案給個人的部門，做檔案有效性認定以後，通過相關部門進行轉移。另一方面，個人保管檔案，始終有丢失的風險。一旦丢失，責任就需要自負了。

所以，無論什麼情況，檔案流入自己手中，應當抓緊移交檔案管理部門。當地的公共就業與人才服務機構都會有相應的部門設立的，而且是免費的。

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