會計檔案具有專業性強、利用率高等特點，不同于一般的檔案資料，會計檔案的優勢在于歸檔基礎較好。由于财會人員的職業敏感性，會計檔案的收集比其它類别檔案來說更加及時、完整。伴随着時代的發展，會計檔案的内容與種類也發生了明顯的變化，對會計檔案管理工作提出了新要求。會計檔案識别錄入就搜：OCR高天浩

會計檔案識别錄入就搜：OCR高天浩

立卷與歸檔是檔案管理中的重要環節，旨在将雜亂分散的資料整理後形成分門别類的檔案。因此，本文就會計檔案的立卷與歸檔工作進行簡要分析，以供參考。

一、會計檔案定義與種類分析

會計檔案是指各機關、團體、企業、事業單位的财會部門，在會計核算活動中所形成的，具有查考價值的專業文件材料。根據會計檔案内容的不同，可将其分為四類，包括會計憑證、财務報告、會計賬簿、其它材料。其中，會計憑證種類也很多，常見的有原始憑證、記賬憑證、彙總憑證以及其他會計憑證。财務報告根據時間來分，包括月度、季度、年度财務報告；其内容除了會計報表、附表外，還包括附注、文字說明。

會計賬簿是記錄與反映相關經濟業務的薄籍。會計憑證隻能反映某個具體的經濟業務，而賬簿能夠全面系統地反映出經濟狀況，這正是二者的區别所在。會計賬簿類型主要包括總賬、日記賬、明細賬、固定資産賬、輔助賬簿等。其它類材料還包括銀行對賬單、銀行存款餘額調節表、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

二、會計檔案的歸檔

歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各類紙質文件資料。對于會計檔案來說，歸檔對象是各種會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、财務報告、其他材料。而上級有關财務的普發性不辦文件（非指本單位），沒有定稿與重份的文件，尚未生效的合同、協議、單據，不具備查考利用價值的臨時性、一般性文件均不在歸檔範圍内。由财務部門經辦的相關财會工作的方針、政策、制度、工作總結、報告、計劃以及來往的文書應歸為文書檔案範疇，參照文書檔案管理規定來執行。

對于當年所形成的會計檔案，可等到會計年度終了後，交給會計機構暫時保管，時期為一年。然後，會計機構需編制移交清冊，将其交給本單位檔案部門保管。一般來說，在檔案移交的過程中盡量采用原卷冊的封裝。若實在需要拆封重新整理的，必須由經辦人會同本單位檔案機構、會計機構工作人員共同處理。這樣做有助于分清責任，也能使檔案更規範。對無檔案部門的單位，可在會計機構内部安排專人保管。

注意禁止讓出納員兼管會計檔案工作。會計檔案的分類方法是否恰當，在很大程度上影響到分類的質量。一般通過名稱分類法、機構分類法、年度分類法來對會計檔案分類。在整理會計檔案的時候，很少使用一種分類方法，一般都是采用幾種分類法，即複式分類法。目前常用的分類法是“名稱——年度——内設機構”。

三、會計檔案歸檔立卷要點分析

1.對會計憑證的立卷裝訂按照記賬類别與時間順序編号将記賬憑證排列好，然後裝訂保存。在裝訂前應仔細審查核對記賬憑證，确保不遺漏、不缺号。裝訂操作時以左齊上齊為準。當右邊與底邊不齊時，可通過折疊的方法讓憑證紙頁與憑證封面保持大小一緻。利用打孔機在一冊檔案左上角打三個孔，連同封底封面三角裝訂，随後粘貼包角。立卷人需在包角貼口部位加蓋騎縫章。在案卷封面上還附上案卷的詳細信息，包括源自哪個單位、内部機構名稱、年度、月份。同時，還應标明記賬憑證的起始編号、張數、保管時限、檔号等。最後由立卷人、會計機構負責人審核後分别蓋章或簽名。

2.對會計賬簿的管理在年度終了，結轉下年建立新賬時，根據賬簿種類進行整理，并結對賬戶，核實賬簿的扉頁、項目，檢查填寫是否完整。最後，由記賬人員與會計主管人員簽字蓋章。待年終結賬後将其裝訂成冊。在賬簿封面上必須标注以總分類賬戶命名的賬簿名稱。對于幾個總分類賬戶合訂成一冊的，需标明幾個子賬簿名稱。對于由一個總分類賬戶分訂為幾本的，不僅要标明賬簿名稱，還要注明本賬簿共裝訂為幾本，這屬于第幾本。通常在年終對已經注銷的卡片式賬頁進行集中組卷處理。

3.對會計報表的歸檔與立卷一般根據月報、季報、年報的方法對會計報告進行分類立卷，一冊為一卷。将審計報告、決算審核意見書等資料附在本期财務報告後面共同裝訂。财務報告封面必須注明下列信息：單位名稱、内設機構名稱、報表名稱，年份、本卷張數、保管時限與檔号。然後，由立卷人、會計機構負責人簽字蓋章。

4.對其他類型會計檔案的立卷歸檔這主要是對銀行對賬單、銀行餘額調節表、會計檔案相關清冊、會計人員交接表等資料進行收集、分類、審核、分别立卷。在案卷封面也必須注明相關信息，最後由會計機構負責人與立卷人分别簽字蓋章。

總之，會計檔案工作涉及面廣、内容繁雜。檔案立卷與歸檔是會計檔案管理中的重要内容。不僅能夠反映單位真實的财會活動曆史，還能促使會計檔案管理效率的提升。因此，會計檔案工作人員必須積極探索，尋找與本單位相适應的會計檔案管理思路，不斷提高會計檔案的管理水平。

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