文 | 有餘姐

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甘特圖是一個在項目管理中最常用的工具，又被稱為橫道圖、條狀圖，它通過非常可視化的條狀進度來顯示一個項目中各項工作的時間、進度及相互關系（工序流程的先後順序等），因最初提出和使用這個工具的人叫亨利·勞倫斯·甘特，就以他的名字命名為甘特圖。

因為它極其好用，因此，後來随着傳播發展，不僅在比較大型和複雜的項目中被廣泛使用，在日常工作中，各類不能夠一兩天之内馬上就能夠完成的大大小小的工作，也都可以當作一個項目，将要完成的各項任務拆解開來，形成一個甘特圖。

再後來，甘特圖就成為了一個很多職場人都會用的工具。

目前的市面上，有很多專門的軟件、甚至有在線的工具可以支持甘特圖的制作。但事實上在我看來，甘特圖制作的核心既不是使用何種工具，也不是應該如何制作，而是對整個項目工作的拆解，以及各項工作的工期、相互銜接的安排。

關于制作甘特圖的步驟，區别于一般教程都會借由某一個制作甘特圖的工具來一步步教大家如何使用這個工具制作甘特圖，我重點是教大家一個項目或一項工作在眼前了，我們如何利用甘特圖這個工具，将這項工作做一個最好的安排。

而制作工具，就使用我們大家平時都最熟悉最常用的excel。

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第一步：将一個項目或一件相對複雜和有難度的工作拆解成具體任務，并明确各任務的起始時間和結束時間

需要用到甘特圖來安排的工作或項目，相對來說都會有一個比較長的周期和比較多的分解任務，因此，制作甘特圖之前，必須要先将這項項目或工作具體分為哪幾個環節的工作、每個環節又具體有哪些待辦事項，而每一個待辦事項又分别需要多長時間來弄清楚。

比如，我用我自己過往工作中用到的一個讀書項目為例來說明：

當時公司CEO要求HR部門為公司所有經理及以上管理人員買一本他認為特别好的書發下去，并且策劃一個讀書活動來幫助大家理解吸收。

通過分析，我們決定請一位外部的拆書家通過線上的方式來帶領大家一起讀書，于是整個工作完成就需要這樣幾個環節和任務：

1、準備階段：對外需要找到外部的拆書專家并溝通合作事項、對内要發通知告知所有參與的管理層整個活動安排和計劃、因為請外部專家需要支付費用，還要提前進行申請；

2、具體執行階段：書籍發到各管理者手中并督促他們提前閱讀、給外部拆書專家付款、拆書專家線上帶領讀書前的預熱、組織線上讀書；

3、收尾階段：收集各參與讀書的管理者的意見和反饋、對整個讀書活動進行宣傳報道。

把具體要做的事項梳理清楚之後，分别評估每一項任務大緻需要多長時間，以及哪些必須先做，到什麼程度可以銜接另外的任務等。

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第二步：根據各具體任務及任務的起始時間及結束時間，在excel表上進行繪制

excel上有專門的甘特圖模闆，可以直接選擇，之後根據模闆直接改成自己的内容即可。

但即便是标注為“敏捷甘特圖”，也相對比較複雜，對于不那麼麻煩的項目和工作，完全可以自己簡單繪制，更省時省力。

比如，根據前面我提到的讀書分享的工作，就繪制甘特圖如下：

在這張圖裡，左邊是完成整件工作所包括的各環節以及各環節具體要完成的工作任務，中間是整個工作任務所跨越的時間，我們可以看到是從第一個月的3号開始，到次月3日結束，前後曆時約1個月，右邊則是每一項具體工作任務的責任人。

通過這樣一張圖，整件工作具體要做哪些事情、什麼時間做、由誰負責就非常清晰了。

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第三步：根據甘特圖的進度安排，每日跟進工作進度，并在對應日期下标注

甘特圖最重要的功能和作用，就是确保項目裡的每一項工作任務都在有序推進，因此，每一天跟進各項工作進度并在甘特圖上标準，也是甘特圖制作的一部分。

我們仍然以上面第一步、第二步的甘特圖為例，假如第一個月到了5号，來檢查各項工作的進度，我們發現方案的溝通确認、郵件文案的撰寫和設計、與拆書家的溝通确認都按計劃完成，但拆書方案的申請流程還未完成，那麼我們需要在甘特圖上對完成進度進行标準：

其中，按時完成的用綠色表示，未能按時完成而延遲了的，用紅色标注：

每一天通過這樣的跟進，就能夠在甘特圖上一目了然工作進度，對于出現了問題的，也就會成為下一個工作日的工作重點。

我是有餘姐，10多年上市公司HR，專注分享求職面試、職業發展實用幹貨，關注@遊刃職場有餘姐，一起成長為更具選擇權的職場人。

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