Hello，大家好，我是婉兒~很高興又見面啦！

提及在線文檔，相信不少小夥伴都很熟悉了，特别是在2020年疫情後，不少團隊及公司都投入到了遠程協作的懷抱，與傳統的辦公文檔相比，在線文檔有着文件自動雲端保存、無需客戶端即可使用、可多人實時協作、可多端同步等優勢，極大地提高了企業及個人的生産力。

對于産品運營經理及自媒體撰稿人的我來說，日常使用頻率最多的在線文檔是石墨文檔和騰訊文檔，一個用于工作協作，一個用于個人寫稿。這幾年我們公司内部使用的一直是企業釘釘辦公系統，為了更方便、更高效的在線協作，今年十月起公司上下在線文檔全面統一為釘釘文檔，剛接到通知時部門小夥伴們不少都有些抱怨，畢竟換了一個全新的東西，但實際體驗後發現釘釘文檔比想象中的更好用，個人及團隊的生産力得到了明顯的提升。今天，婉兒作為一個新晉的“重度用戶”，和大家一起“解鎖”釘釘文檔，以期幫助大家提高工作效率。

其實最開始不少小夥伴會抗拒新工具的原因，主要是脫離了自己已經習慣用的WPS、Office等的工具，不太想要在新工具上投入過多的學習時間成本。比較好的一點是釘釘文檔的編輯器基本考慮到了辦公的所需場景，集成了WPS辦公套件，文檔的功能菜單設置和UI布局基本與Office一緻，這就意味着無論是新手小白還是WPS或者Office的資深用戶，在遷移到釘釘文檔後基本不需要花費太多的時間去上手适應，這點對于企業辦公和個人都非常友好。

釘釘文檔

WPS

作為一款文檔工具，編輯器就是第一競争力。釘釘文檔的編輯器提供的功能非常豐富，除了文檔需要的段落間距、查找替換、紙張大小、字間距、分欄等基礎功能外，還可以插入表情、圖片、鍊接、文件、公式、音視頻、地理位置、雲盤附件等，甚至連公式、設計稿、代碼、腦圖、流程圖等都可以插入，釘釘文檔豐富、靈活、便捷的編輯器可以滿足各種辦公場景需求。

文檔中插入地圖的效果

文檔中插入視頻的效果

插入文檔後的效果

相信大家在工作中都有遇到過這樣的麻煩：一個文檔需要找好幾個人的信息彙總，發到群裡每人都要下載一遍，再回傳回來，完全不知道哪個是最新版本，而且還要每個文件下載下來，再把信息逐個彙總進一個文件内，真的是絕望透頂！現在回想到以前這樣悲催的境況時就不禁感慨：為什麼好用的在線文檔不早點全面普及！

與常規在線文檔不同的是，釘釘文檔在進行多人協作時，文檔可以實時顯示所有查看或編輯當前文檔的用戶，并且不同用戶的編輯光标以及選中框會以不同顔色進行區分，我們可以清晰地看到每一個成員的編輯動态。

此外，當工作文檔被多人同時查看時，我們可以直接評論進行标注，通過【@】功能通知到對應的同事，對方會在釘釘對話框中收到提醒并可以直接點擊進入到批注處，一目了然，快捷方便，這點大大提高了修改效率，降低了溝通成本。

如果是比較重要緊急的任務消息，我們也可以在文檔中【@】相關同事并創建一個待辦事項，設定相應的負責人及任務的截止時間，任務項目會直接發送到對應同事釘釘的【待辦】面闆上，如此一來便于我們及時關注管理任務的完成進度，這點對于“項目經理們”來說實在是太實用了。

另外我們多人一起在線使用文檔時，難免會出現誤删、改錯版本等的問題，這種情況下，如果文檔可查看曆史版本、選擇性回滾就顯得尤為重要了。在這一方面，釘釘文檔實時保存了每個用戶的修改記錄，不僅可以避免文檔丢失、版本混亂的問題，還進一步提升了文檔内容的安全性。

同時，文檔的管理員也可以分配文檔的權限，設置可查看或可編輯的權限，也可以直接對整個群組分配權限，如此一來，可以有效控制在線協作的有序性和規範性。

無論是文本、表格還是幻燈片，如果你需要新建一份文檔，那麼需要從零開始一點點填充完善，這樣太過低效，不如直接套用現成的模版進行修改，省時省力。我在前大廠工作時經常需将一些活動方案的培訓文檔做成模闆化的東西下發到各個分公司，之前都是自己一點點扣細節輸出版式，老實說耗費的時間和精力真的不少。

為了解決像我這樣自己做模闆和N次新建的用戶痛點，目前市面上主流的在線文檔工具會在文檔系統裡内置可以直接複用的模闆庫供用戶選擇，通過借助模版，不但能快速生成美觀的排版樣式，在應付一些特定的使用場景時，也可以省下不少填寫重複内容的時間。

釘釘文檔擁有十分豐富的模闆庫，文檔、表格、腦圖部分等都有不同主題的多種模闆庫可供我們選擇。除了模闆庫的模闆外，我們還可以自定義一些文檔、表格、腦圖等保存為【個人模闆】或者【團隊模闆】，像會議紀要、執行計劃、項目時間管理等，都可以保存為【團隊模闆】，這樣當我們需要填寫這些文檔時可以一鍵選擇相應模闆，從而可以快速、規範且高效的完成。

作為2021年的職場人，腦圖可以說是“恰飯必備”的工具了，善用腦圖，必須得是加分項。腦圖一方面能幫助我們在某一創意下進行多方面多角度的思考，發散思維；另一方面，它能幫助我們理清複雜的邏輯關系。

釘釘文檔裡的腦圖有兩種編輯模式：大綱筆記模式和思維導圖模式。大綱筆記模式适合線性梳理思路，思維導圖模式适合可視化的展現及發散性的梳理，可以幫助創作者有效整理邏輯思路。

（思維導圖模式）

（大綱筆記模式）

以前我們使用傳統的腦圖工具，往往隻能通過導出圖片或者截圖的方式分享給其他人，但如果對方需要作出修改時，對方是沒辦法直接修改的。通過釘釘腦圖，你可以将在線腦圖的鍊接分享給任意一個釘釘用戶，并且授予其可查看或可編輯的權限，對方通過點擊腦圖的鍊接就可以直接進入腦圖查看修改。當然釘釘文檔也保留了腦圖導圖的基礎功能，支持一鍵導出圖片，方便非釘釘用戶查閱。

此外，腦圖裡除了常用的插入同級節點、插入子節點、一鍵展開與收起外，還有一個特别有意思婉兒覺得值得加雞腿的小功能，那就是可插入emoji表情。作為表情包的狂熱愛好者，反手就是一個彩虹贊！将活潑、可愛的表情插入到腦圖中，可以為我們忙碌枯燥的工作時光增加些許樂趣，讓思維導圖不再是生硬的思維發散，也可以是圖文并茂、情感豐富的思維表達。

并且釘釘文檔的腦圖還有一個令我非常驚喜的功能——【演說模式】，它可以讓腦圖直接變成PPT，演示時腦圖的評論還可以自動生成視頻的字幕，有點B站看彈幕的既視感。它的演說模式相比傳統的PPT更為生動活潑，視覺沖擊力也更強。

不過目前腦圖可選的結構樣式和演示動畫的樣式還不是特别多，這點稍顯遺憾，期待釘釘文檔未來可以優化得更好。

談到在線文檔，很多個人和企業都會考慮到數據安全的問題，原創内容創作者最害怕勞動成果被抄襲，被截圖、複制粘貼，讓原創作品毫無保障，現在我們來看看釘釘文檔是如何保護個人的知識産權和企業的信息安全。

step1： 釘釘文檔裡的文檔、表格、腦圖等内容在【分享】面闆中添加指定文檔分享人

step2：指定人的權限可以設置為可編輯、可查看/下載、僅可查看，不能導出三種。

step3：于此同時管理者也可以将文檔開啟“保密模式”，也就是将文檔變成私密文檔，文檔的接收者僅可在線預覽，不可編輯、導出/下載等。

私密文檔的接收者如若需要查看，需向文檔管理者申請相關權限。

除了對個人信息安全有一定把控外，釘釘文檔對于團隊空間（原知識庫）内需要保密的資料也可以開啟保密模式，在該模式下除管理員及特殊授權外，其他人隻能預覽圖片或者文檔，并且還帶有 ID 水印。如果沒有獲取授權的話，其他人連文字複制都不行，這點可有效地控制信息外洩，實現全方位的信息安全保護。

釘釘文檔作為辦公軟件領域的“硬核玩家”，開始發力做文檔工具後，在文檔的豐富性、擴展性、穩定性和适應性方面都會有絕對優勢。核心的編輯器功能強大不說，相比騰訊文檔等獨立文檔産品，與待辦、日曆，甚至釘釘内的項目、視頻會議等打通，以及在數據安全、權限管理的周密設計，讓它更适合團隊的協作。

雖然目前仍有一些需完善的部分，比如尚不支持新建PPT、腦圖的結構樣式不夠豐富、導出生成的長圖闆式較少等，但經過近2個月的深度使用後，總體來看，瑕不掩瑜。一句話總結就是，每一項獨立功能可能不是最好的，但擋不住綜合使用後，确實是很強，就像大家形容微軟Office 365和各類獨立協作工具之間的區别一樣。

婉兒相信“靈活”的釘釘文檔将會成為提升多人辦公協同效率的最佳選擇之一，也會成為更多企業的選擇可能。嘿，還在傳統辦公文檔中“漫遊”的你，是時候安排這款“在線武器”了！

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!