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公職人員工作彙報在基于實際工作情況，向上級進行報告時，需要選取工作過程中各方面的材料，才能有力地證明彙報的觀點，支持彙報中提出的問題解決方案。

材料選擇是公職人員工作彙報寫作之前的必要準備，遵守一定的材料選擇流程和規範，能夠對材料進行有效選擇，提高工作彙報的有效性。工作彙報具體選材流程有以下4個方面。

Ø 明确工作彙報的目的和存在的問題。根據實際工作任務和出現的問題矛盾，材料的收集和選擇範圍也必然不同，進行寫作分析的重點也會有所側重。

Ø 收集材料。根據工作彙報的主題，收集該範圍内的材料，有些能夠從上一階段的報表、總結中獲得，有些需要實施調查。

Ø 整理材料。初步收集到的材料非常龐雜，必須經過整理才能運用的工作彙報寫作中，資料整理的目的是将收集到的大量原始資料進行系統化，類别化的過程，在此過程中能夠發現事情的本質和規律。

Ø 解讀分析材料。浏覽材料，在短時間内基本了解整理好的材料，然後在對材料有總體大概了解的基礎上，進行理解性閱讀，進而深入了解所選材料的用途和使用方法。

實際工作過程中，有大量的材料和信息可以為工作彙報提供參考，在對這些材料進行選擇時，有以下3種方法。

Ø 自陳法。這種方法是針對了解不太深入的工作内容進行的材料選擇方法，主要采用會談法和問卷法，從組織成員那裡獲得有效的信息。

Ø 觀察法。在工作過程中多數情況下使用非結構式的觀察法，從客觀和側面的角度了解工作實施的進度和工作目标的實現情況。

Ø 文獻研究法。這是一種社會調查的研究方法，在工作彙報中使用，是指對上一階段需要彙報的工作總結、報表、管理信息等進行彙總分析，得出經驗和問題，為做好下一階段工作計劃打好基礎。

工作彙報中經常會出現為了解釋某個問題或矛盾的出現，使用大量可有可無的材料以擴大或加長篇幅的現象，這樣的情況浪費了大量時間，卻沒有達到工作彙報的目的。為了防止堆砌材料的現象，具體有以下兩種方法，如圖5-4所示。

圖5-4 彙報材料堆砌處理方法

工作彙報材料選擇禁忌

Ø 忌脫離主題。材料的選取應圍繞工作彙報主旨，需要清楚可供選擇的材料是否能夠使用，并且将那些與主題關系較小的材料進行剔除。

Ø 忌選材模糊。工作彙報選用的實施材料應準确可靠，有利于在問題的分析中得出有效的結論，切忌模棱兩可。

Ø 忌選材單一。工作過程涉及到整個組織達成目标的各個方面，針對一個現象或問題，應該從多個角度，多個方面進行材料的收集和分析。

工作彙報需要對工作實際内容進行論述，這就應該依靠工作過程中的事實和數據來進行支撐。這些實質性的材料在選擇運用的過程中，應該注意以下兩項要點。

Ø 引用相關文件和上級講話的内容，不能斷章取義或進行過多的删節。

Ø 對重要材料的選取，要善于鑒别真假，按照邏輯的合理性進行判斷，并從來源上确保材料的真實性和合理性。

工作彙報寫作時，對于工作過程性内容材料的選擇，是着眼于工作整個過程中分散收集到的過程性資料。選擇保存的必要性在于，作為工作彙報的結果或結論的依據備查，一般不能直接堆砌進工作彙報材料裡。因為，相對于過程性工作内容，聽彙報者更注重結論或結果。

比如，曾有學者在參與國家某重點建設項目竣工檔案資料的整體編制過程中得到領導的指示：“設計單位、施工單位注重過程性文件，建設單位業主注重結果性文件，所以，業主沒有必要收存施工圖等曆次版本，隻需保存最後版本或者保存竣工圖即可”。

在對複雜龐大的過程性工作内容進行選擇的過程中，需要做到對這些材料的合理使用，做到去粗取精、去僞存真、由此及彼、由表及裡。或者，可以把工作任務實施過程中的會議紀要、調查問卷、調研報告、參考文獻等過程性内容形成的一些資料、文件作為工作彙報的附件一并呈上。

工作彙報選擇重點特色材料，是指能夠表現工作實質特征，反映問題的本質，具有代表性的材料。在材料的選取過程中要具有個性，需要經過嚴格的選擇過程，具有敏銳的觀察力，做到多中取精，善于從共性中把握個性。

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