小A在一家500強企業做行政助理，卻沒想到前幾天給領導發的一個報告郵件成為她被炒的原因。原因在于她發的那封郵件沒有主題、沒有稱呼，隻有一份工作報表的附件，最重要的是其發送郵件後，沒有确認對方是否收到就不了了之。

第二天開會時，領導問起為什麼沒有上交工作報表，小A打開郵件讓上司看，不看還好，看了之後領導直接和她說可以收拾東西走了。

因為她的郵件沒有任何信息說明，領導看到時直接當垃圾郵件處理了。就這樣，一封沒頭沒尾的“雞肋”郵件，不僅導緻會議沒法正常開展，還使其他同事的工作進度被其拖延。

那麼，在日常的工作中，發郵件時應該注意些什麼呢？

首先，要明确郵件的種類，對症下藥。

工作郵件分為确認郵件、需求郵件、反饋郵件、通知郵件4種。

1、确認郵件——存證據

口頭、電話、會議交流的事情，不容易進行留存和取證，口頭确定後再用郵件進行确認會是雙重的保障。

2、需求郵件——有細節

在工作中，我們常遇到與其他同事、部門、公司協調溝通，表達需求尋求幫助的事，這時候的郵件就要清楚的表達訴求，把細節寫清楚、量化出來，讓收件人可以清楚的知道怎麼做。

3、反饋郵件——有反應

在收到别人發來的郵件時，要及時的反饋自己已經得到信息，會馬上執行。

4、通知郵件——明目的

清楚的表達說明通知事項，具體到時間、地點、事件等。

其次，要明确正确編輯郵件的步驟和郵件的結構。

工作郵件的結構包括：發送地址、标題、擡頭、正文、附件、恭祝語及落款

1、發送地址：收件人、抄送人

（1）收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發布的對象。

在這裡注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示；一件事情不要安排給兩個人去做。

（2）抄送人

放在抄送人裡，隻是讓對方知道這件事，他可以不回複。比如生病請假時，将請假郵件發送給部門經理的同時就得抄送給總經理，這樣會讓總經理覺得你是很規矩的人，人員情況是他可操控的。

2、标題

标題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字。明天必發的文件要标明日期，方便需要時可以快速檢索到。

3、擡頭

擡頭也就是稱呼，這裡最好是按照公司文化寫，有的公司文化領導就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼 x 總，xx 總。但在對外發給其他合作公司的時候，注意要突出級别。

4、正文

正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節。做到簡明扼要，行文通順。如果具體内容确實很多，正文應隻作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。多用簡單詞彙和短句，準确清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

字體建議用字号用宋體小四，顔色用黑色，強調的關鍵詞用紅色。但切記名字不要用紅色。

5、附件

附件少的時候最好不要打包，這個跟産品設計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不願意到二級頁面去看。如果必須要打包，一定要在郵件正文說明壓縮包中包含内容。例如：xxxx 文檔，是對 xxx 的說明，方便收到郵件的人查看。

6、恭祝語及落款

按公司的要求編輯即可。

最後，千萬要記住這些發送郵件的潛規則：

1、緊急而重要的事情馬上發郵件，一方面提高你在領導面前的曝光率，另一方面能有效的推進工作進度。

2、重要事情的安排、結論，一定要發郵件，提醒相關人員，備忘。

3、複雜的事情，先開會，事後把工作明細化後發給相關負責人。

5、不重要的事情，不要發郵件，不要讓領導覺得你無所是事，做事沒有重點。

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在發送工作郵件的過程中，你犯過哪些低級錯誤呢？歡迎大家留言分享~

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