在工作中，開會司空見慣。開會是為了解決問題、推動工作，無論是行政機關、事業單位，還是各類企業，研究決策、部署任務都離不開召開會議。當然會議有大有小，有一般性的會議，也有重要會議，有緊急性會議，也有例行性會議。組織好一場高質量的會議，顯得尤為重要。但不管怎麼樣，作為文秘人員或者會議組織者，掌握組織會議的一些“幹貨”，是必不可少的！文秘人員或會議組織者必須要自己理出一份會議清單，然後按單執行，才能沒有纰漏。現結合工作實際，整理會務清單如下。

一、明确會議主題。不論組織什麼會議，首先需要确定其主題是什麼？目的是什麼？要解決什麼問題？想達到什麼樣的預期效果？它不僅可以提煉出會議名稱，更是确定會議的具體内容、形式、目标、場地、規模、檔次的重要先決條件。所以，一定要弄清楚會議的主題。文秘人員一般都可以通過從領導的意圖中得到這些重要的信息，如果沒有獲得這些信息，就沒法走下一步流程。

二、明确會議時間。什麼時間開會？開多長時間？這必須要做出一個科學的預測和判斷。轉會風是當下的一項重要要求，要盡量縮短會議時間，精簡高效開會，解決了問題即可。至于具體什麼時間開會，一方面要結合工作進度，另一方面要根據領導的時間安排。領導一般都比較忙，會議時間有可能會多次改動，反複。這也是沒辦法的事情。有時候即便發了會議通知，也還得改時間。合理确定會議時間，也顯得非常重要。

三、明确會議地點。會議的地點選擇也比較考量會議組織者，文秘人員的辦會經驗。選擇什麼樣的會議室？在什麼地方開？都要根據會議的主題、目的、要求、參會的人員、規模、會議經費等因素來确定。當然場地的具體布置也是一件細緻活，一點都馬虎不得，有時一個麥克風鬧情緒，就會影響整個會議的效果！這是特别需要注意的。

四、明确會議形式。就是通過什麼形式來開會。這就要根據會議的主題、議程、目的等等來确定會議形式。如是預備會、動員會、總結會、工作交流會；現場會、電視電話會、視頻同步直播會；座談會、征求意見會等等。随着互聯網技術快速發展，視頻會議技術日臻成熟，越來越多的會議以視頻會議形成召開，特别是在新冠肺炎疫情大流行的背景下，視頻會議成為諸多會議的首選方式。

五、明确會議議程。科學合理的議程安排決定着會議的質量。這一步很考量會議組織者、有關文秘人員的能力和水平。因為領導一般隻說會議主題，往往不具體說會議事項，這就靠你去理解了，結合工作實際進行科學統籌安排，當然，最後領導肯定要審閱。

六、明确參會範圍。當确定會議的主題、目的、開會形式後，什麼人員參加會議及範圍就已确定了。特别提醒的是，在實際工作中，一定要明确且嚴格控制參會人員範圍、數量。任意擴大規模，也會造成不必要的人力、物力、财力的浪費。

七、明确會議主持。一般是由主辦方的主要領導或業務分管領導擔任，如果有多個主辦單位，那麼往往由牽頭的主辦單位的主要領導或分管領導為主持人。

八、撰寫領導講話稿。要精準傳達會議精神，科學部署工作任務，領導講話稿至關重要。要結合工作實際，認真把握領導意圖，認真起草，逐字推敲，呈上一篇高質量的講話稿。

九、明确會議記錄和整理人。會議記錄的人和整理人也要提前确定。記錄、整理工作是否到位，是否能真實、客觀、準确地反映會議精神，也直接影響到會議效果和評價，特别是後續會議精神的貫徹落實工作。

十、會場布置。科學合理布置會場是一項重要工作，桌椅擺放、桌簽的順序、話筒調試、視頻連接等等諸多細節，都需要注意。

上面的清單清晰以後，你便可以着手起草一個辦會的請示文件《會議方案》，報領導審批了。當然，作為操作層面，還得要制定一個會議的“執行方案”，當然是越具體越好，明确具體的工作分工與責任，确保會議如期順利召開，并取得預期效果！

附錄：會議文件材料目錄

（一）會議通知（含邀請函、停車證等等）；

（二）會議議程表；

（三）會議日程表；

（四）會議簽到表；

（五）主持稿；

（六）主要領導講話稿（含其他有關領導講話稿）

（七）有關與會者的發言稿；

（八）會議議程有關的學習或讨論的具體文件（編号為XX會議文件材料之一、之二……）

（九）座位表（座位牌）：座位表的的排位非常考驗人哦，誰先誰後，誰前誰後，誰左誰右，都是有講究的哦。

（十）資料袋。把上述所有資料收納進去的資料袋。精心挑選一個既實用又美觀的資料袋，也是一件挺花心思的事情。當然，一般性的會議，一個牛皮紙資料袋就足夠了。

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