辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是将計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統的部分手動或重複性業務活動，優質而高效地處理辦公事務和業務信息，實現對信息資源的高效利用，進而達到提高生産率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境。

辦公自動化（OA），英文Office Automation的縮寫。它可以通過特定流程或特定環節與日常事務聯系在一起，使公文在流轉、審批、發布等方面提高效率，實現辦公管理規範化和信息規範化，降低企業運行成本。

辦公自動化（OA）是一個企業除了生産控制之外的一切信息處理與管理的集合。不同的使用對象具有不同的功能：對企業高層領導來說，辦公自動化（OA）是決策支持系統（DSS）。它運用科學的數學模型，結合企業内部/外部的信息，為企業領導的決策提供參考和依據；對于企業中層管理者來說，辦公自動化（OA）是信息管理系統（IMS），它利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；對于企業普通員工來說，辦公自動化（OA）是事務/業務處理系統。辦公自動化（OA）為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準确、高效，愉快地工作。

一、特點

1、處理各項事務自動化

在企業及單位的辦公管理中，都會涉及到秘書與行政要務，辦公自動化的應用，能夠及時地了解行政事務與人事關系，确保事務處理更加準确。

2、處理文件自動化

在傳統的辦公管理中，每一份文件都必須要進行嚴密的分析、解讀，以紙質的形式不斷地進行着修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時也很容易出現修改失誤或文件信息丢失的問題，緻使文件中的信息存在漏洞。而辦公自動化系統，能夠實現自動化地管理各類文件。利用計算機網絡技術對文件進行分類和統一的傳輸，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建議。同時企業必須要對辦公自動化系統進行嚴格的管理，并要求工作者通過身份驗證才能夠登錄系統，并查看所需要的文件資料，有效的保證了企業内部文件的嚴密性。

3、實現自動化決策

在企業管理中，是否正确的決策是确保辦公管理的基礎，使用辦公自動化系統能夠自動對文件進行核對，如人事關系、财務賬目等。而辦公自動化可以對涉及到決策的相關資料進行科學的分析，這樣能夠有效地提高決策的科學性與數據的精準度。

二、相關技術

1、辦公門戶技術

門戶技術是整合了内容與應用程序、随意創作統一的協同工作場所的一門新興技術。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平台和可擴展的框架，能夠根據需要進行全方位的信息資源整合，使應用系統、數據内容、人員和業務流程實現互動。在辦公自動化系統中，門戶網站和門戶系統是兩種常見的表現形式，例如根據企業需求建立的企業門戶系統，運用不同技術建立的基于門戶技術的電子辦公系統，及根據不同需要建立的門戶網站等。

2、信息交換、公文傳輸、傳輸加密技術

OA系統

信息資源的共享是辦公自動化系統的一個重要内容。為提高辦公自動化效率，需要建設統一、安全、高效的信息資源共享交換平台。信息交換平台由集中部署的數據交換服務器及各種數據接口适配器構成，提供一整套規範、高效、安全的數據交換機制，解決數據采集、更新、彙總、分發、一緻性等數據交換問題，解決按序查詢、公共數據存取控制等問題。

3、業務協同機制

數字化、網絡化、信息化是辦公自動化發展的潮流，而多維度、多領域的“協同辦公”是辦公自動化發展的新方向。簡單來說，協同工作就是由多人互相配合完成同一工作目标，照此理解，為實現辦公自動化中各業務信息的交流、組合以及信息共享等方式都可看作是協同辦公。

4、工作流技術、輔助決策技術

工作流（workflow）技術的概念形成于生産組織和辦公自動化領域，是計算機應用領域的一個新的研究熱點。國際工作流管理聯盟（WfMC，Work flow ManagementCoalition）對工作流的定義是：一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞、執行，工作流實施的三個基本步驟分别是：映射、建模和管理。

在辦公自動化系統中，工作流技術的實施主要是通過工作流管理系統來實現的。工作流管理系統是一個軟件系統，它通過計算機技術的支持完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行，工作流管理系統将現實世界中的業務過程轉化成某種計算機化的形式表示，并在此形式表示的驅動下完成工作流的執行和管理。

三、優點

1、節省工作成本，利于文件傳閱管理

與過去對紙質文件的審閱方式相比，通過OA系統處理收發文件及共享信息資源可以節省大量紙張，降低辦公成本。領導可直接在OA系統上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕迹，解決了過去因反複修改文件草稿而浪費大量紙張的問題，而且，電子文件在OA系統上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丢失的可能性。

2、方便檢索查閱，促進信息共享

OA系統中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平台，員工可通過OA系統及時了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

3、增強監控能力，提高行政管理水平

OA系統能及時有效地監控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業務辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監控，及時發現問題并及時協調解決。此外，在OA系統上處理的流程步驟都留有審批痕迹，具有可追溯性，方便日後的查閱和管理。

4、提高工作效率，打造優秀團隊意識

OA系統的信息傳遞、日程安排等功能模塊，極大地提高了員工之間的協作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應能力的優秀團隊。通過設立工作論壇等模塊，更及時有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學習，共同進步，促進了業務水平的提高增強了團隊合作精神。

5、實現自動化辦公，構建科學管理模式

OA系統的使用，全面推進了辦公自動化，借助先進計算機和網絡信息技術，實現了高效、安全、規範地處理辦公室内的事業性業務，大幅度提高工作效率和服務質量。同時，為各級領導進行宏觀管理提供了高效、便利的服務，為科學決策提供了參考依據，從而構建一套科學的管理模式。

四、發展方向

平台化方向

在如今的網絡時代，OA作為具有企業級的跨部門的運作特點的基礎性信息系統，有效将企業各崗位上的工作人員進行聯系，并将企業信息系統和各類信息資源進行有效的結合。如今，許多企業都成功将自己的辦公系統建立起來，并使用了各種财務管理軟件，被引入的各種系統中如ERP系統、SCM系統、HR系統、CRM系統等等。這些系統會形成各種獨一的風格，無法讓企業更加高效。由此可見各類系統的整合及各系統是否能夠高效地協同工作是非常重要的，在以後的發展方面，OA需要将企業中已存在的MIS系統、ERP系統、财務系統等存儲的企業經營管理業務的數據，系統界面和賬戶的統一，緊密順暢的業務流程，與公文的流轉、發布信息、核查審批進行整合，使之實現無縫集成協同的辦公平台。

（二）網絡化方向

網絡使用的全面化普及，使軟件更加傾向于軟件的網絡化，所以自動化辦公也必須是OA系統與互聯網之間實現方便快捷銜接才行。國内目前許多的OA軟件還是有待進一步完善的，雖然其集成了網絡辦公功能，但并不完善。基于這個原因，學習國外一部分出色的管理系統，比如Google推出的文檔在線處理的軟件以及電子表格軟件等，可以實現高效、快捷的網上辦公；還有微軟的Office與互聯網的交互完美，實現了辦公的移動化。這些都是一些好的實例，可以使人們去進行學習與借鑒。現在的OA系統都是與互聯網高效的交互，而不是不追求與互聯網交互，這是OA的追求目标，這将對企業市場競争力的提高和市場地位的上升起到決定性的作用。

（三）智能化方向

在如今網絡和信息的時代，用戶往往需要花費很多的時間和力氣去進行業務數據的處理。在面臨巨大的數據量都時候，假如辦公軟件需要幫助用戶去做BI和智能商業分析一些基本的工作，使用辦公自動化系統可以發現一些也許不起眼的商業機會，而這樣的機會都是可遇不可求的，工作績效将會被提高，這對于用戶來說是極大的好處。比如微軟的Office 2013版本中就提供了非常多這樣的功能，效果非常好，比如提供決策的支持、知識的挖掘、商業智能化等比較全面系統的服務。

（四）人性化方向

OA功能不斷擴展，各企業内部情況是不一樣的，每個企業的需求也是不盡相同的，客戶要求擁有更加人性化、多樣化的系統，使得不同的企業人群得到滿足。

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