檔案整理需要哪些步驟?大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理幹貨了，本篇分享主要内容為如何做好檔案整理，我來為大家科普一下關于檔案整理需要哪些步驟?下面希望有你要的答案，我們一起來看看吧!

檔案整理需要哪些步驟

大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理幹貨了，本篇分享主要内容為如何做好檔案整理。

所謂檔案整理，就是按照文件材料的形成規律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《機關檔案管理規定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：确定檔案整理單位、揭示檔案之間的内在聯系、确定檔案先後次序、為檔案提供唯一标識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編号與編目等五個步驟。

檔案整理的第一步，就是要确定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明确件（卷）的構成以及件（卷）内的排序。

在件的構成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要複雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發文一般包括文件正本、發文稿紙、定稿、重要文件曆次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件内排序時要求正文在前、附件在後，正本在前、定稿在後，有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前、收文在後，正本在前、發文稿紙和定稿在後。

組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、台（套）等分别組卷，管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷内文件一般應文字材料在前、圖樣在後，案卷内管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。

分類指的是檔案歸類，即将完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類别，揭示檔案内在聯系，使檔案形成一套有機體系。

文書檔案一般采用年度、機構（問題）、保管期限分類項進行複式分類，如：年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）、年度—保管期限等。規模較大或公文辦理程序适于機構（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）三級分類；規模較小或公文辦理程序不适于按機構（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為适宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

排列是在分類方案最低一級類目内，根據一定的方法确定檔案先後次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目内，按時間結合事由排列，同一事由的文件按照形成先後順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列，設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目内按照時間排列即可。

檔案編号是對分類排列後的檔案編制檔号。檔号是在檔案整理過程中賦予的一組數字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

以件為單位整理檔案，按照年度—機構（問題）—保管期限進行分類的，其檔号結構為：全宗号—檔案門類代碼·年度—機構（問題）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規則确定的檔号為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔号結構為：全宗号—檔案門類代碼·年度—保管期限—件号。前例檔案，去掉機構（問題）分類要求，按照本規則确定的檔号為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

以卷為單位整理的檔案，其檔号結構為：全宗号—目錄号（類别号、項目号）—案卷号—件、頁（張）号，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規則确定的檔号為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷内文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果，依據檔号順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現為紙質目錄，同時也體現為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目内容應直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數據完整性，給數據檢索帶來麻煩。

雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔号編制、目錄編制上将卷、件整理方法逐步統一起來，實現檔案資源的融合管理。

（作者鄒傑：山東青島市檔案館）

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