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大家好！

昨天我和大家分享了“口頭通知觸達指引”模闆，并提供了一些基本信息，今天我将進一步對主要的設計流程進行展開。

在展開過程中，我将結合模闆截圖進行對照闡述，而在明天的文章中，我将會分享此模闆文件。

在上一篇文章中，我已經詳細闡述了例會中可能存在的各類口頭通知，因此我這裡不再贅述，直接進入正題。

第1步 概略描述口頭通知工作的意義。

在首頁中，我們可以适當為目标讀者提供一些概略性的信息，比如口頭通知沉澱工作的意義、會出現口頭通知的主要場景以及典型的口頭通知内容等，讓讀者有一個第一印象有的時候，第一印象的效果往往會高于任何後期的重複和激勵，因此我們需要抓住這一機會，留給讀者相對良好的第一印象。

第2步 梳理高頻出現口頭通知的關鍵場景。

​當我們開始真正重視口頭通知時，那麼就需要有一個起步工作，如果沒有良好起步的話，那麼一切将會變成一種空談，意願再好，目标再遠，也無法成功落地，最終隻能束之高閣。

在我看來，最重要的起步工作便是對高頻出現口頭通知的關鍵場景進行梳理。

在一開始，我們可以先梳理出這些場景，并在詳情頁中列出其包含的所有口頭通知，完成了這些工作後，我們便可快速發布《口頭通知觸達指引》的1.0版本，使其盡快投入到實踐中。

這裡的1.0版本即可看作是《口頭通知觸達指引》的最小可行性模型。

1.0版本發布後，我們便需要在日常工作中，不斷積累并探索更多口頭通知或全新場景，并及時将其補充到文檔中，讓文檔保持更為活躍的叠代過程。

3. 梳理口頭通知類别及基礎信息。

​完成了關鍵場景的梳理後，下面便是對口頭通知的細化梳理。

• 場景概述

該部分位于左上角的黑框部分，在該部分中，我們可以對當前場景進行概略說明，讓讀者充分了解當前場景下存在的一些特征，便于其有一個初步的了解。

• 通知類型和說明

當我們完成了對口頭通知的梳理後，我們便可将這些通知羅列出來，并對其進行分類。

這裡需要注意的是，我們在一開始梳理出的通知類型可能較為有限，很難實現相對精準的分類，因此這裡的分類并不是固定的，而是需要不斷叠代優化。

比如，在示例中，我将例會中的口頭通知分為了“規則變更”、“流程變更”和“臨時措施”這三類，但實際情況一定遠遠不止這些類别，我們在實踐中不斷摸索，發現更多的類别。

• 發布人和記錄人

無論針對哪一種場景，我們總會看到兩大關鍵角色，即口頭通知的發布人和記錄人。

​當我們将口頭通知的潛在發布人精準羅列出來時，那麼記錄人便能在一定程度上實現對号入座，提升其對于不同發布人的敏感性，從而能夠及時識别并抓取到一些口頭通知。

這裡的記錄人其實是“推薦記錄人”，即針對于某一種口頭通知，我們需要提前安排一位最為合适的角色來進行記錄。

對例會場景而言，絕大多數的口頭通知都建議由會議紀要記錄人來進行記錄。

• 典型話術

對于任何口頭通知而言，無論其有多麼千變萬化，隻要仔細觀察的話，一定會發現一些潛在的“痕迹”，從而讓我們在識别時有章可循。

“典型話術”就是最為常見的痕迹之一，能夠幫助我們去識别潛在的口頭通知。

在示例中，我舉了一個簡單的話術，即當發布人在例會上說出“從明天起，我們将按照以下方式開展…”這樣的話時，其實就可以看作是一種關于規則變更方面的通知痕迹。

一旦識别到了這樣的話語，那麼我們就可以推斷發布人正在發布口頭通知，這時便需要第一時間記錄下來，完成記錄後，還需要由發布人自己進行審核，直至其确認無誤後，才能正式落地。

4. 提供各類通知的潛在挑戰和解決方案。

• 主要挑戰

在每一類口頭通知的識别和沉澱上，或多或少都會存在一些挑戰。這裡我們需要将同一類口頭通知上可能遭遇的挑戰詳細列出，讓受衆有一個心理準備，也便于引出後續的解決方案。

• 解決方案

針對每一種挑戰，我們都需要向受衆提供詳盡的、可執行的解決方案。這裡需要注意的是，我們應盡可能确保解決方案和挑戰之間一一對應，便于受衆能按圖索骥進行解決。

• 補充說明

這是一個預留的空白列，用于對口頭通知進行一些必要的補充說明，這些說明可以是關于挑戰和解決方案層面的，也可以是任何其他的補充事項或注意事項。

5. 指定通知的沉澱目标和應用目标。

​前幾個步驟是關于口頭通知識别層面的指引，而從這一步驟開始，便是在完成識别之後所需要進行的沉澱和轉化工作。

• 沉澱目标

如我在上一篇文章中所述，口頭通知是一種特殊的知識形态，我們同樣需要對其進行沉澱。

​如果所在企業已經部署了知識管理系統，那麼可以直接将沉澱目标指定到系統中的某一個目錄，如果尚未部署的話，則可以指定一個專門的共享目錄。

無論沉澱目标在哪裡，我們都需要提前做好規劃，設置好相應的子目錄，盡可能以場景進行分類，便于對号入座進行沉澱。

• 應用目标

正如我在前幾篇文章中所述，口頭通知并不一定隻是轉化成對等的“書面通知”，因為在一份口頭通知中，可能包含多種信息，可以是一段知識、一個需要執行的全新規則，也可以對現有解決方案的微創新設計等。

而這些信息的最終歸宿也是不同的，有些可能會化身為全新的流程，有些則可能成為亟待開拓的新業務，我們同樣需要羅列出這些“應用目标”，确保口頭通知能真正應用到相應的目标之中，形成良好的閉環。

6. 按需繪制流程圖。

流程圖是我增加的可選模塊。

如果我們能夠針對當前場景提煉出較為通用的識别和沉澱流程的話，那麼便可以以流程圖的形式附帶在表中，從而能夠使受衆能夠快速理解，從全局上把握當前場景。

流程圖同樣可以覆蓋“記錄”、“内容”、“審核”和“應用”這四個層面，每個層面包含相應的子流程。

流程圖并不是靜止不動的，其本身也是可以被“運營”的，我們需要在日常業務的執行過程中，不斷發現問題，使流程得到不斷改善和優化，最終為口頭通知的良好識别與沉澱賦能。

希望大家能夠在使用該模闆的過程中，舉一反三，認真制定各場景下的“口頭通知”觸達指引流程，切實為一線人員賦能，并最終建立起完善的觸達指引知識庫。

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作者 Meta煙中雯城

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