對于私人企業，老闆一般會安排自己的親信作為采購的具體負責人，其中道理不便多說。作為中小型私人企業的綜合辦公室負責人，對采購專管人員的招聘要求，誠實守信是第一要務，這樣既可以保護公司的利益，也可避免發生法律上的糾紛。

辦公用品管理包括申請、審批、采購、領用、庫存等管理，它是企業經營性費用裡的一小筆開支，雖然對核算成本無多大影響，但是它的工作複雜度不容小觑。結合這幾年的工作經驗，從昨天至今花費了4個小時的時間，整理編輯了一套201911版《辦公用品管理制度》（後簡稱制度），特别與新老朋友們分享。

該制度立足點為員工人數100人以下的個人企業，由目的、适用範圍、辦公用品分類、職責、制度内容、審批程序、辦公用品的使用及附則7個框架構成，其中最核心的是第五塊内容-制度内容：

辦公用品管理制度

一、目的

為規範公司辦公用品的管理，使辦公用品的采購、使用和保管标準化、制度化，提高綜合辦公室門的辦事效率，降低辦公用品的消耗，節約成本，特制定本制度。

本制度适用于公司所有辦公用品的采購、發放和使用管理。

二、适用範圍

本制度适用于公司的全體員工。

三、辦公用品分類

(一)固定資産:各類價值較高的辦公設備，如:電腦、打印機、複印機、辦公桌、椅、文件櫃等。

(二)辦公用品

1.消耗品：筆記本、橡皮筋、固體膠、回形針、大頭針、膠水、水筆(芯)、打印紙、電池等。

2.耐用消耗品:文件夾、拉杆夾、檔案框、文件袋、訂書器、剪刀、計算器、裁紙刀、插座、U盤等。

3.辦公耗材品:墨盒、硒鼓、碳粉、複印紙、打印紙、傳真紙等。

(三)其他物資:

1.廣告類，如宣傳單頁、宣傳冊等;

2.節日禮品、購物禮券等;

3.其他。

四、職責

1.綜合辦公室統一負責辦公用品的采購、發放、保管、使用和監督等日常事務。

2.各部門的辦公用品需求，須由部門負責人簽字後提交審批。

五、制度内容

為實現在辦公用品“申請即領即用”的高效管理目标，綜合辦公室設立辦公用品定量庫存，收到部門采購申請單後，對符合審批流程的，可根據辦公用品庫存量立刻發放，待集中采購後按照定量補充庫存。

(一)辦公用品的采購

1.每月月初，各部門将該部門所需要的辦公用品需求計劃《辦公用品采購申請單》（需部門長簽字）提交綜合辦公室。

2.采購專員根據各部門提交上來的需求計劃表再參考辦公用品庫存表制定采購計劃，該采購計劃含固定資産采購或是價格2500以上的，需公司董事長審批後采購。原則上每月8日前采購到位。

3.采購人員需對用品的價格、質量負責，每一項支出必須有發票憑證。

4.每次采購完成，填寫報銷憑證交往财務部審批報銷。

(二)辦公用品的發放和使用

1.每月10日前，采購專員根據各部門提交的辦公用品需求表發放辦公用品。

2.各部門領取辦公用品時，須填寫“辦公用品領用登記表”。

3.若各部門想領取不在需求計劃表内的辦公用品，須重新填寫申請單，交由綜合辦公室門負責人審批，審批通過，方可領取。

4.每個部門的辦公用品數量都是有指定指标的，若超出需求表數量，須采取“以舊換新”的方式獲取辦公用品，消耗完的辦公用品不可随處丢棄，應保留着。

非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、台曆架等)列入移交清單，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。

大件物品領取後，列入辦公室固定資産管理序列，明确責任人。

(三)辦公用品的保管

1.庫存辦公用品的種類和數量要科學确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采購的辦公用品可适量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，确保供應好、周轉快、消耗低、費用省。

2.管理員應對辦公用品進行歸類，按照類别的不同進行放置。

3.定期對庫存進行盤點，适時增加庫存，保障供給。

4.工作崗位人員有更替的，辦公用品庫存作為移交資料之一。

六、審批程序

(一)固定資産采購審批(含報價審批)

需求人→部門負責人→綜合辦公室→董事長

(二)辦公用品采購審批

需求人→部門負責人→綜合辦公室

(三)其他物資

需求人→部門負責人→綜合辦公室(價格在2500元含以下的為止)→董事長

七、辦公用品的使用

1、精心使用辦公設備，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。

2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公設備幹私活，謀私利；不許将辦公用品随意丢棄廢置。

3、對于高檔耐用辦公用品，部門間應盡量協調相互借用，一般不得重複購置。使用中辦公設備出現故障，由原采購人員負責協調和聯系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。

4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用．貴材賤用。複印紙應用于複印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲别針等要反複使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分 發揮各種辦公用品的最大使用效率。

5、印制文件材料要有科學性和計劃性。要根據文件材料印制要求及數量選擇合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低。并力求使印制數與需用數基本相符，略有餘富，避免不必要的浪費。

八、附則

綜合辦公室每季度填寫《辦公用品使用情況彙總表》，一式兩份。一份存檔用與年終各部門的績效考核，另一份提交各部門負責人，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。

本制度的最終解釋權歸綜合辦公室所有。

本制度自公布之日起實施。

附:

1.辦公用品采購申請單

2.辦公用品領用登記表

3.固定資産領用登記表

4.辦公用品定量庫存清單

5.市場詢價記錄表

下拉可查看全文

附件見下圖，其中附件5《市場詢價記錄表》因地域差異價格也有所差異，不再放置：

如若有需，可直接下載。

源文件下載方式如下：

第一步：關注同名公衆号

第二步：在公衆号回複“191107”即可獲取

以上。

祝好。

歡迎關注@綜合辦公室主任，6年主任實戰經驗，通關辦公室各類技能。公衆号：綜合辦公室主任

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