采購管理制度與程序文件?閱讀導航→01 采購授權與審批制度，下面我們就來聊聊關于采購管理制度與程序文件?接下來我們就一起去了解一下吧!

采購管理制度與程序文件

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01 采購授權與審批制度

02 采購與驗收控制細則

03 供應商評價管理辦法

采購授權與審批制度

第1章 總則

第1條 目的

為加強物資采購管理，明确采購授權範圍與審批權限，規範公司的采購審批工作，提高采購效率，特制定本制度。

第2條 适用範圍

本制度适用于公司正常運營發展所需所有物資的采購作業，包括原材料、設備、辦公用品等。

第3條 公司執行采購各相關部門及崗位責任制

1．采購部是公司物資采購的歸口管理部門，負責物資需求信息的彙總、提出采購申請、制定采購計劃、供應商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結算付款申請等工作。

2．物資需求部門填制物資需求單，經部門主管審批簽字後報采購部彙總審核。

3．質檢部負責采購物資的質量檢驗，出具驗收報告等工作。

4．倉儲部協助開展物資驗收工作，辦理物資入庫手續及進行物資登記與保管。

5．财務部負責按采購合同進行采購付款審核、辦理付款作業并作相關賬務處理。

第4條 采購作業需明确各不相容崗位職責分離，達成有效的采購制約與監督。

1．請購與審批崗位分離。

2．供應商選擇與審批崗位分離。

3．采購合同或協議的拟定與審核、審批崗位分離。

4．采購、驗收與記錄崗位分離。

5．付款申請、審批與執行崗位分離。

第2章 采購申請審批

第5條 年度采購計劃的制定與審批

1．各部門必須在12月底之前做好采購部下發的第二年度物資計劃申請表填報工作。

2．在填報第二年度物資計劃申請表時，各部門應根據公司下達的年度工作任務情況，制定出全年運營發展所需的物資用量計劃，确保本部門計劃符合運營和發展的需要。

3．各部門物資需求計劃經部門經理審核簽字後提交采購部。

4．采購部彙總和審定的各部門年度需求，編制年度采購計劃，提交主管副總進行審核。

5．年度采購計劃經主管副總審批通過後，采購部将其在作為最終采購計劃反饋至相關部門。

第6條 月度采購計劃制定與審批

1．各物資使用部門每月于25日前根據次月工作計劃，填寫《物資需求單》由部門經理簽字後交采購部。

2．倉儲部相關人員根據庫存情況向采購部提供相關存貨數據，并提供相關物資的采購預警。

3．采購部彙總各部門的《物資需求單》并根據庫存修正計劃後編制《月度采購申請計劃》（如下表所示）報相關權限範圍内的領導審批。

月度采購申請計劃

編号： 日期： 年 月 日

4．審批工作在每月28日前完成。

5．采購人員根據審批結果實施采購。

6．采購部及時将各部門未列入公司采購計劃項目反饋到各部門。

第7條 采購相關人員需嚴格執行采購申請審批權限規定（如下表所示）。

采購申請審批權限規定

第8條 審批工作原則

1．采購申請按權限規定，逐級審批，總經理行使最後審批權。

2．審批内容主要是确定是否應采購、按什麼标準采購以及采購的數量、質量。

3．審批的經濟性原則是在滿足公司生産經營需求的前提下最大限度地減少開支。

第9條 對預算外請購單的審批，除執行以上審批手續外，一律報總經理審批。

第10條 采購計劃增補審批程序

1．相關部門經理審批《增補需求計劃申請表》，将《增補需求計劃申請表》遞送采購部。

2．采購部接到相關部門報送的《增補需求計劃申請表》後一個工作日内編制月度增補采購計劃。

3．采購部經理半個工作日内審批月度增補采購計劃。

4．主管副總一個工作日内審批采購部經理審批同意的非生産類和5萬元以上的生産類月度增補采購計劃。

5．采購部将采購部經理或主管副總審批同意的月度增補采購計劃報财務部。

6．财務部經理根據資金狀況，針對月度增補采購計劃簽署部門意見，半個工作日内對于5萬元内的生産類增補計劃直接反饋采購部門，對于非生産類的和采購金額超5萬元的生産類增補計劃由主管财務副總半個工作日内審批。

7．主管财務副總同意後的月度增補采購計劃反饋采購部，采購部去除價格因素抄送需求部門。

第11條 撤銷請購的審批流程

1．原請購部門通知采購部門停止采購，同時于《物資需求單》的第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。

2．若未執行采購，則采購部于原請購單加蓋“撤銷”章後，轉原請購部。

3．若已簽訂采購合同且請購單已送倉儲部待辦收料時，采購部應通知撤銷部門，并由倉儲部據此将原請購單退回原請購部門。

第12條 緊急采購的審批程序

1．請購部門填寫《緊急采購申請審批單》（如下表所示），注明需采購物資的基本信息，如名稱、規格、型号、底價、建議價格等，同時詳細說明緊急采購原因，經部門經理簽字後，交公司領導審批。

緊急采購申請審批單

申請部門： 申請人： 申請日期：

2．緊急采購的物資價值在5 000（含）元以下的，請購部門需報采購總監審批，審批同意後，轉交采購部實施緊急采購作業。

3．緊急采購的物資價值在5 000元以上的，請購部門需報公司總經理審批，審批同意後，轉交采購部實施緊急采購作業。

4．特殊情況下，請購部門可直接請示公司總經理，在緊急采購後補辦相關審批手續。

5．一些低值易耗生産物資的緊急采購允許由采購部經理直接審批先行采購，再補充相關手續與文件。

第3章 采購合同審批

第13條 合同簽署前，有關責任人應當對合同初稿會審稿所涉内容進行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下。

1．公司财務部主要負責對合同價款的形成依據、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。

2．法律顧問主要對合同内容條款的合法性進行審查并提出審查意見。

3．主管副總負責對合同所涉内容進行全面審查并提出審查意見。

4．總經理根據相關部門所提意見、辦理程序的規範性以及其他認為需要審查的内容對合同進行審閱并簽署意見。

5．采購部經理在審查後簽字認可合同文本。

6．采購部根據總經理的審查意見修改合同文本，并将總經理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查後，由公司總經理或受總經理授權相關人員正式簽署合同。

第14條 公司根據對初稿會審稿修訂簽審後的合同定稿簽訂合同，零星物資根據财務部、設備部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂合同。

第15條 采購簽約權限規定

1．公司采購部經理有權簽署采購标的額在5 000元以下的采購合同。

2．公司主管副總有權簽署合同标的額在5 000～10 000元之間的采購合同。

3．合同标的額在20 000元以上的采購合同需由公司總經理簽署。

4．公司所屬分支機構和分公司采購合同的簽署，在公司總經理的授權範圍内簽署合同。

第5章 采購驗收審批

第16條 質檢人員根據公司的檢驗程序執行抽檢、判定，根檢驗結果，填寫檢驗報告，經采購部、倉儲部、質檢部會簽後，報相關領導審批，其審批權限與采購簽約的權限規定相同。

第17條 若采購物資規格、數量或質量與采購訂單或合同有差異的，采購部需及時與供應商聯系，協商解決辦法，并報主管副總或公司總經理審批。

第18條 特采申請與審批程序規定

1．經質檢部負責人确認不合格物資後，采購部根據生産經營需求決定是否申請特采，使用部門也可根據生産經營情況提出特采申請。

2．申請特采時，必須詳細填寫《特采作業申請書》，寫明不合格原因及特采原因。

3．由采購部召集技術部、質檢部、使用部門相關負責人進行會審會議，針對不合格原因、采購合同、技術工藝的分析，得出結論，與會人員簽署決定是否同意特采申請的處理意見。

4．會審意見呈交采購總監、公司總經理進行審核簽署最後意見。

第5章 附則

第19條 本制度由總經理批準後執行、修改或廢止。

第20條 本制度實施後，凡既有的類似規定自行終止，與本制度抵觸的以本制度為準，與國家有關規定抵觸的，以國家有關規定為準。

采購與驗收控制細則

第1章 總則

第1條 目的

為規範公司采購與驗收作業，明确采購及驗收人員的工作職責，加強采購過程控制與采購質量控制，特制定本細則。

第2條 适用範圍

公司的采購活動以及采購物資驗收活動均應遵照本制度辦理。

第3條 職責

1．采購部負責采購計劃、組織、與實施工作。

2．倉儲部收貨人員負責物資的清點、登記以及按照實際數量填報驗收單等工作。

3．質檢部人員根據标準嚴格執行質量檢查驗收，不合格品驗收不予以通過。

第4條 控制原則

1．結合生産經營需要開展物資采購工作，保障原材料和各項物資連續供應。

2．在保障供應的前提下，選擇優質物資，确保采購物資的質量合格。

3．開拓貨源基地，優化供應渠道，降低采購成本。

4．驗收工作嚴格執行公司驗收标準，杜絕違規、違法及暗箱操作。

第2章 采購申請與審批

第5條 物資需求部門填寫《物資需求單》，詳細注明需求物資的品名、型号、技術标準、數量、預計價格、需求原因、要求到位時間等，并提交部門經理審批。

第6條 物資需求部門将經部門經理審批通過後的《物資需求單》提交至采購部，采購部彙總并結合年度采購計劃和庫存情況編制公司的《采購申請單》，按權限範圍規定，報相關領導審批。

第7章 采購部将經審批通過的《采購申請單》交财務部，财務部根據本期預算及财務總監的意見審核批準并蓋章。

第8條 對于無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知請購部門。

第9條 物資需求部門對于申請采購物資若需要變更規格或數量時，必須立即通知采購部，及時根據實際情況更改采購計劃。

第10條 緊急采購應填寫《緊急采購申請表》，由部門經理審批後，由公司采購總監核準後才能列入采購範圍。

第11條 緊急采購時，由請購部門于“備注”欄注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。

第12條 材料檢驗須試車方能實施者，物資需求部門應于“備注”欄注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。

第13條 免開請購單事項規定如下。

公司規定零星采購及小額零星采購物資項目、招待用品采購項目免開請購單，并以《行政總務品申請單》委托行政部辦理。

第3章 采購過程管理

第14條 公司采購部根據采購物資的性質選擇采購方式，一般采用招标采購、詢價議價采購、定價采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。

采購方式說明表

第15條 供應商選擇程序

1．采購人員應不定期收集供應商信息，收集内容包括供應商的資質、經營範圍、服務質量等。

2．采購人員應從生産需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作曆史記錄等角度考察供應商，根據考察結果編寫《供應商情況分析表》，詳細登記供應商的各方面情況。

3．采購部經理根據《供應商情況分析表》，初步篩選符合條件的供應商，分析各供應商優劣，确定兩家以上備選合作供應商。

4．采購部相關人員與備選供應商談判，主要以産品規格、交貨期确認、價格和後期服務為重點談判項目，其中采購價格要符合公司底價制定要求。

5．采購部相關人員根據談判結果，拟定供應商選定方案，報主管副總與總經理審核。

6．采購部根據審批結果選定供應商，并拟定采購合同。

第16條 采購部協同生産部經理、質檢部經理、财務部經理、法務人員等召開采購合同評審會，根據《供應商情況分析表》等對采購合同進行評審，提出評審意見，并确定供應商的采購份額。

第17條 采購合同金額在總經理審批權限内，由公司總經理批準執行，若采購合同金額超出總經理審批權限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。

第18條 采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執行采購，并将《采購申請表》和采購合同轉交财務部進行結算付款工作。

第19條 采購部人員負責跟進供應商履約情況，填寫《采購工作日報》并上報相關部門，确保按進度完成采購作業。

第4章 采購價格管理

第20條 公司各有關單位和部門，均有義務協助提供價格訊息，以便有利于采購部進行比價參考。

第21條 采購部根據調查價格信息，對采購物資成本進行分析，目的在于确定物資成本的合理性和适當性。進行成本分析的項目包括以下7項。

1．物資的制作方法和生産工藝。

2．物資制作所需的特殊設備和工具。

3．物資生産所耗費的直接或間接的人工成本。

4．物資生産所耗費的直接或間接的材料成本。

5．物資生産制造所需費用或者外包費用。

6．物資營銷費用。

7．物資管理費用以及稅收。

第22條 公司通過對物資價格的計算（如下表所示），确定供應商的價格底線，協助進行采購談判。

物資價格計算說明表

第23條 采購價格審核審批。

1．采購人員詢價、議價完成後，于《請購單》上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。

2．采購部經理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經理親自與供應商議價，并将議價結果報公司主管副總與總經理審核。

3．主管副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。

第24條 已核定的采購單價如需上漲或降低，應以《單價審核單》形式重新報批，且附上書面的原因說明。

第25條 單價漲跌的審核，應參照價格的審核審批流程執行。

第26條 采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商适當降低單價。

第5章 采購物資驗收

第27條 采購驗收時必須有采購人員、質檢員、收貨員三方同時在場，指定的第一驗收人員在驗收時不在時可讓替補驗收員驗收，但必須有指定的三方人員驗收。

第28條 采購人員、質檢員、收貨員三方在驗收結束後應當在《驗收單》（如下表所示）上簽字，方可報送财務部做賬務處理。

驗收單

第29條 内購物資核單點收

1．物資運達後，收貨人員應檢查供應商所提供的發票、送貨單、出廠檢驗報告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規格、訂單編号等内容是否填寫完備。

2．收貨員點收時，應先核對其送貨單内容與訂購單有無錯誤或是超交現象，并核對實物。

3．收貨員如發現數量、品種、規格有異時，應通知采購部處理，對于數量短缺的，應由供應商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名确認。

第30條 外購物資核單點收

1．物資送達後，收貨人員依照裝箱單以及訂購單開箱核查物資的名稱、規格、數量等。

2．開箱後，若發現所裝物資與裝箱貨訂購單所記載的内容不一緻時，應通知采購部經辦人進行處理。

第31條 物資質量檢驗。

1．質檢員應按照供應商提供的各項技術指标或按照招标文件中承諾的技術指标、功能和檢測方法進行驗收。

2．如驗收過程發現貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況而且達到一定程度時，質檢員應及時通知采購人員通知供應商前來處理或聯絡公證處前來公證，并盡可能維持其狀态以利于公證作業。

3．供應商或公證單位确認後，采購部開立《索賠單》（如下表所示）呈部門負責人核實。

索賠單

索賠單編号： 開單日期：

4．質檢部應對驗收情況詳細記錄并出具驗收報告，嚴格按照合同的品名、規格、型号等逐項驗收，對所有不合格項進行記錄，以便及時與供應商或公證單位索賠、交涉。

5．驗收完畢後，質檢部對驗收合格的物資應當編制一式多聯、預先編号的驗收報告，内容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編号等，作為驗收商品或勞務的依據，并及時報告采購部和财務部。

第32條 驗收結果處理

1．交貨數量超過訂購量的部分應退回供應商，屬于自然溢餘的，在驗收單“備注”欄注明自然溢餘的數量或重量，經請采購部經理同意後進行收貨，并告知采購人員。

2．交貨數量未達到訂購數量，以要求補足為原則，由采購人員聯絡供應商進行處理。

3．驗收合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格标簽，倉庫人員再将合格品入庫定位。

4．驗收不合标準的物資，檢驗人員應貼上不合格标簽，并于驗收報告上注明不合格原因，經負責人核實後通知采購部門送回貨物，辦理退貨。

第33條 退換貨作業

1．檢驗不合格的物資退換貨時，采購人員應開立《退換貨處理單》并附有關貨物《檢驗報告單》呈采購經理簽字确認後辦理退換貨。

3．對于已付款但物資在保修期或保質期出現質量問題的，公司需負責聯系維修或索賠，賠償收入、賠償物資清單及賠償原因說明等全部上報财務部門。

第7章 附則

第34條 本細則的拟定和修改由公司采購部負責，經公司總經理審核後批準執行。

第35條 本細則自公布之日起實施。

供應商評價管理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為加強對供應商的管理，規範供應商考核、評價工作，提高供應商的質量水平，以提高公司的采購質量，特制定本辦法。

第2條 範圍

本辦法适用于公司供應商的選擇、評價與考核管理。

第3條 權責

1．采購部負責供應商負責搜集整理供應商信息，初步篩選供應商，并建立合格供應商列表，對供應商的價格水平、交貨期限、服務質量的評估。

2．質檢部負責供應商物資質量的評估與考核。

3．物資使用部門對供應商的産品和服務提出反饋意見。

第2章 供應商篩選與評價

第4條 供應商調查和篩選原則

1．多渠道廣泛收集産品和供應商信息。

2．平等競争、擇優錄取。

3．既要考慮采購的産品能滿足公司當前的生産和經營需要，又要考慮為公司将來産品開發及經營發展提供儲備，同時關注供應商潛能和商業信譽。

第5條 供應商評價内容包括以下8個方面

1．質量保證體系。

2．供應商對相應産品的生産經驗。

3．技術水平。

4．生産及供貨能力。

5．産品價格。

6．服務質量

7．供應商其他顧客對其産品和服務的滿意度情況。

8．其他。

第6條 采購部可通過《供應商調查表》（如下表所示）對初步篩選後的供應商調查。

供應商調查表

編号：

第7條 對于具有以下條件之一的供應商，公司可列入優先選擇範圍。

1．獲得ISO9001認證的供應商。

2．行業内研發處領先地位的供應商。

3．物資品質獲得良好口碑的供應商。

4．價格、交期、服務具備競争力的供應商。

5．有良好品牌的形象且實力雄厚的供應商。

第8條 合格供應商評定流程如下所示。

1. 采購部接收供應商提供樣品，轉質檢部或生産部檢測或使用

2. 質檢部或生産部進行樣品檢驗或小批試制，并編制樣品測試報告

3. 采購部組織相關檢驗人員往供應商進行現場審核

4. 相關人員進行綜合評定并編制評定報告

5. 權限範圍内進行審批

6. 納入供應商名錄、建立供應商檔案

第9條 公司開展采購作業需從合格供應商列表中選擇供應商進行談判，簽訂采購協議。

第10條 采購部供應商增加采購品種範圍的評定。

1．采購部獲取供應商提供的樣品，交生産部或質檢部進行檢驗或小批量試制。

2．生産部、質檢部根據測試結果編制評定報告，報主管副總審批。

3．采購部根據審批結果調整合格供應商列表，修訂采購協議，完善供應商檔案。

第11條 當供應商移地生産、反複出現質量缺陷或提供新産品時，應重新進行評定。

第3章 供應商定期考核評估

第12條 為确保供應商能夠長期、穩定提供所需物資，采購部定期對供應商進行年度考核，其考核流程如下所示。

1．整理供應商業績資料

2．了解供應商變化情況

3．分析确定評定方式。

4．進行綜合評定并提交評定報告。

5．根據評定報告的審批結果簽訂采購協議，調整供應商名錄，調整供應商檔案。

第13條 考核内容。

1．價格。

3．産品質量。

3．交期狀況。

4．服務态度。

5．管理水平

第14條 采購部、生産部及質檢部負責供應商考核的組織和執行。

第15條 關鍵、重要的物資供應商每月考核一次，普通物資的供應商每季度考核一次。

第16條 考核項目及評分标準（如下表所示）。

供應商考核表

供應商編号： 考核周期： 天

填表人： 審核人：

第17條 公司對供應商實行評分分級制度，滿分為100分，考核結果将運用到供應商管理與采購決策中（如下表所示）。

供應商等級劃分及考核結果将運用

第5章 附則

第18條 本辦法由采購部拟定并負責解釋。

第19條 本辦法經總經理審批後生效，修改、廢止時亦同。

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