郵件抄送是什麼意思?如今，電子郵件已成為企業和個人之間交流的重要工具，并輔以即時通訊工具和視頻會議，代替傳真和電話成為企業主要的通訊方式，下面我們就來說一說關于郵件抄送是什麼意思?我們一起去了解并探讨一下這個問題吧!

郵件抄送是什麼意思

如今，電子郵件已成為企業和個人之間交流的重要工具，并輔以即時通訊工具和視頻會議，代替傳真和電話成為企業主要的通訊方式。

現在我們有一個明顯的感受，每天收發的電子郵件越來越多，一上班都要花很多的時間來閱讀和回複郵件。但其實很多郵件跟你沒多大關系，也有一些郵件因為沒寫标題或者其它原因被當成垃圾郵件過濾或删除，郵件也因此成為一種負擔。

你在對外撰寫郵件時，往往容易忽視一些細節，這樣會讓對方覺得你不夠專業或者缺乏尊重。推己及人，除了要讓收件人注意并看懂你的郵件，更重要的是要節約收件人的時間，提高溝通效率，這些都涉及到電子郵件使用方面需要注意的一些禮儀。為此，我按照發送電子郵件的步驟，羅列一些職場中需要注意的郵件禮儀。

1、 關于收件人

1) 收件人如果有多個人，要按收件人的職務級别從高到低；

2) 正确使用“主送”、“抄送”、“密送”：很多人會把所有收件人全部列到主送即收件人這一欄，但一封專業的工作郵件至少要根據與郵件内容的相關程度來區分主送還是抄送，那麼如何區分：

① 主送：即主要收件人，指的是要閱讀這封郵件并對郵件所提及的主要問題予以回複和響應的人；

② 抄送：也即我們平時所說的CC，CC的對象一般是相關上級主管、領導或其他需要知會的人，CC的對象沒有義務對郵件予以響應，如果CC的人有建議，可以回複郵件；

③ 密送：這個用得比較少，甚至有很多人注意到有這個功能，至于什麼情況下才用到密送，先看下密送的功能就大概清楚：隻有發送郵件的人知道密送給了誰，郵件接收者和抄送者都不知道，但是接收密送的人知道是誰給他發的這封郵件，以及這份郵件本來發給了誰，并抄送給了誰，但不知道這封郵件同時又密送給了誰；

3) 當然最重要的一點，确認每個收件人和抄送對象都是郵件的相關人，不要有意或無意的制造垃圾郵件給對方。

2、 關于郵件主題

郵件主題很重要，花點時間想想郵件主題要寫什麼是很有必要的！

1) 郵件内容不管有多簡短，都不要把标題留空，不寫郵件标題是對收件人一種不尊重的行為；

2) 不要把标題當成正文來寫，經常會收到隻有郵件标題的郵件，因為發件人要說的話全部寫到标題裡面了，結果Outlook郵件列表标題欄出現了“…”符号，無法完整顯示完标題。所以，郵件标題一定要簡短！隻有标題的郵件或者一句話郵件，用即時通訊顯然比較合适；

3) 标題要盡量總結正文内容并表示重要性，比如“關于XXXX的請示”，讓收件人看标題就大概知道你要說什麼内容，這有利于日後的郵件分類和查找。當然不要使用含義不清的标題，比如隻有“黃先生收”這四個字。可以适當使用大寫字母或特殊字符(如“！”等)來突出标題，引起收件人注意，不要随随便便就用“緊急”“特急”之類的字眼；

4) 如果收件人諸如政府、協會之類的一些對公機構，考慮到對方會收到很多不同公司的郵件，應在标題後面直接注明發件人公司，比如“XX活動報名表--（所在公司名稱）”，以方便對方區分；

5) 回複對方郵件時，可以根據回複内容需要更改标題，不要讓标題出現一大串“RERE”字符。RE太多，同一個問題蓋了很高的樓，說明交流已經不暢，倒不如一通電話或即時通訊來得高效！同時也要注意區别回複和全部回複，如果隻需發件人知道，用回複，需要發表結論性的答複，才需要全部回複。不用對所有人不停的RE，特别是上司，應首先跟發件人單獨溝通，有結論了再知會大家。

3、 關于正文

1) 郵件的開頭要禮貌并恰當地稱呼主要收件人，如果知道對方的職務，應按職務尊稱對方，比如“X總”、“X經理”，如果不清楚職務，則應按“x先生”、“x小姐”來稱呼，這樣做的另一個作用也可以明确提醒某收件人，此郵件是面向他的；在多個收件人的情況下可以稱呼大家或者ALL。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，更不要還沒認識的情況下就用“Dear xxx”稱呼對方。

2) 郵件正文要簡明扼要，句子通順，建議使用拼音檢查，可避免錯别字，如果是英文郵件，最好把拼寫檢查功能打開。

3) 如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行明确說明。多用“請、謝謝、您”之類的語句和稱呼，以示尊重；

4) 一次郵件把所要表達的意思全部說清楚，特别是發給領導和上級部門的郵件，不要過後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件。

5) 适當用加粗和顔色字體标識重要信息，提醒收件人注意，但不要太頻繁，否則提示效果會大大降低。對于一些介紹或讨論性質的郵件，适當插入圖片或表格，可以輔助闡述，将意思表述得更加清晰和清楚。

6) 每封郵件加上簽名是很有必要的，簽名可以事先編輯并保存，需要的時候再插入到郵件正文結尾處，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。簽名信息可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址、公司網址等信息。并可在簽名末尾引用公司的願景、宣傳口号等作為簽名的一部分，或者是你的座名銘。并設置多個簽名檔，分别應用于對内、對私、對公等不同群體的郵件往來。

4、 關于附件

1) 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人，比如“具體請查看附件！！”。

2) 附件文件名應按有意義的名字命名，不要出現諸如“1.xls、文件.doc”等類似無法說明附件用途的文件名。

3) 附件數目較多時應打包壓縮成一個文件，并在郵件正文處簡要說明每個附件文件的用途。并注意附件的大小，盡量避免附件過大造成發送失敗。

5、 語言選擇

1) 如果收件人中有外籍人士，應使用英文郵件交流，這點好理解，但如果收件人是其他國家和地區的華人，也應盡量采用英文交流，為什麼？因為由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在對方的電腦打開時，很有可能顯示成為亂碼。

2) 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件，如果對方與你的郵件往來是中文，那麼也請用中文郵件回複。

3) 選擇大方并且便于閱讀的商務字體，中文建議用微軟雅黑或宋體，英文建議用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字。經過研究證明，這是最适合在線閱讀的字号和字體。

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