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大型會議組織籌備工作流程

生活 更新时间:2024-06-16 13:26:54

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大型會議組織籌備工作流程(組織活動的18個步驟)1

承辦會議或舉辦活動,無論是政府機關還是企事業單位,都是一項不可或缺的工作,也是幹部、員工必不可少的一項基本功。

籌劃準備階段要關注7個重點

1.拟制方案計劃,主要包括主題、時間、地點、參加人員、組織形式、日程安排、組織領導、各類保障等。

2.召開協調會,對各業務部門擔負任務、責任分工、完成時限等進行細化。

3.準備會議材料,主要是起草撰寫和排版印刷,内容包括會議須知、主持詞、開幕詞、動員講話、總結講話、經驗材料、學習文件等。

4.準備會務用品,包括會議證件、桌簽、筆、本和各類辦公耗材等。

5.設置會場,包括會标懸挂、主席台設置、座位排列、桌簽擺放、音響試放、多媒體準備等。

6.安排保障,主要包括食宿、醫療、通信、用電和安全保衛等方面的保障。

7.組織接站,包括接站信息、接站人員和保障車輛等。

活動實施階段要抓好7個環節

8.組織人員簽到,安排專人辦理簽到手續,核發各類證件,分發文件材料,介紹相關情況。

9.召開預備會,對日程安排、服務保障和注意事項等進行明确,征求意見建議,并提出具體要求。

10.現場組織,組織人員入場,搞好會務保障,及時協調解決出現的矛盾問題,靈活處置各類突發情況。

11.現地觀摩,提前做好現場設置、活動内容、參觀路線、車輛保障等各項準備。

12.合影留念,确定參加合影人員,選定合影地點,事先安排好攝影師,搞好隊形設計。

13.食宿保障,主要按照預定方案抓好落實,特别是要注意少數民族與會人員的飲食禁忌,及時對房間、餐廳等場所進行打掃、通風、消毒等。

14.組織人員返回,提前了解返程信息,做好送站安排。

總結收尾階段要做好4項工作

15.收集整理會務用品,該還的還,該存的存,登記造冊,搞好交接。

16.梳理上報活動情況,系統梳理基本情況、經驗做法和主要成效,及時向上反映有關情況。

17.彙編活動資料,對方案計劃、會議材料、錄音攝像等,系統整理、裝訂成冊,留作以後查閱參考。

18.搞好财務結算,對已列入活動預算或預算外開支應納入報銷的經費,及時進行處理,避免遺留問題。

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