5、檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理後每份文件的起始頁号和頁數。

（二）檔案掃描

1、掃描方式（掃描前必須準備一台專業的平闆掃描儀）

根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規格的掃描儀或專業擔描儀，如

3、分辨率選擇

需要時可根據原件的清晰度适當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可适當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描後圖像按原尺寸顯示後是否清晰為準；

粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描後拼接；對部分字體很小、字迹密集的情況，可适當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字迹與表格顔色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

4、掃描登記

填寫交接登記表，登記掃描的頁數。核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一緻，不一緻時應注明具體原因和處理方法。

（三）圖像處理

對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區、版面無暗影、無幹擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

（四）圖像處理質檢

主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環節重新處理，如以下問題：

（五）圖像存儲

紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔号，以該檔号為這份文件掃描後的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準确挂接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再将所有文檔批量轉換為可以複制、檢索利用的雙層PDF格式，然後進行光盤刻錄，确保刻錄好的光盤能正确地讀出，并做好标識标簽。

注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

（六）目錄建庫

按照《檔案著錄規則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄内容是否規範、準确，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

（七）數據挂接

1、挂接前的數據關聯檢查

以紙質檔案目錄數據庫為依據，将每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。将圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔号是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一緻，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔号的一緻性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量挂接提供條件。

2、彙總挂接

檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節确認為"合格"後，通過網絡及時加載到數據服務器端彙總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速挂接。

（八）數據驗收

一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數據庫與圖像文件挂接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢标記為"不合格"。

驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字後方有效。

填寫紙質檔案數字化交接登記表。

（九）數據備份

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。著錄條目和全文數據進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準确等。不合格的需重新刻錄。數據備份後應在備份介質上标注好盤内文件内容、類别、存入日期及光盤編号等，以便查找和管理。對保密的需标明密級。

（十）裝訂

掃描工作完成後，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢複裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準确、無遺漏。

裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數的檢查對較。

（十一）掃描注意事項

掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔内是否藏有幹擾物（如釘書釘、碎紙等），以免産生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔幹淨送入掃描儀中；

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