做了幾年采購員，職位老升不上去？可能是你的郵件寫得不好哦~電子郵件已經成為了采購的日常工作中必不可少的溝通工具之一。

但是有很多采購人雖然工作做得很好，偏偏就敗在發郵件這件小事上~對照自檢，看看有沒有你的影子：o 郵件内容喜歡使用各種字體和顔色o 郵件裡寫“附件中為blabla...”，卻壓根沒加附件。o 郵件裡添加表情符号還亂用語氣詞感歎号o 空白标題...o 郵件永遠沒抄送直接上司和主管o 越級發郵件···o 郵件格式無法閱讀，沒有最終的簽名······如果你有以上的情況出現，那麼就可得好好學學郵件禮儀了了，這很可能影響着你的晉升。現在郵件發送已經成為了一個職場人必備的技能，若注重了郵件禮儀，也許會讓你事半功倍，實現從優秀到卓越。

究竟如何做好郵件禮儀呢，且聽我慢慢道來：

目錄⊙主題

⊙稱呼與問候

⊙正文⊙附件

⊙結尾簽名

⊙發送、抄送、密送

1、關于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此主題必須非常明确，以便收件人迅速了解郵件内容并判斷其重要性。請注意以下幾點：§ 一定不能使用空白标題，這是最低級的錯誤；§ 不做标題黨，郵件标題要保證讓别人知道你要做什麼；§ 标題要盡量簡短，不宜冗長；§ 一封郵件隻針對一件事情，不宜在一封郵件裡讨論多件事情，為了日後好整理。正确示例：會議邀請：XX公司将于X年X月X日在XX舉辦XX活動，邀請您莅臨指導

2、稱呼與問候俗話說，禮多人不怪。要在郵件中盡量表現的禮貌客氣一些，這樣即便處理事情來也方便很多。關于稱呼與問候，有以下幾點需要注意的：§ 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度，忌不稱呼，忌亂稱呼。如果對方有職務可稱xx經理、xx老師，若不清楚職務、則稱XX先生、女士。§ 對于不熟的收件對象，尤其是不熟的工作對象千萬不要逮誰都親愛的xxx,顯得很熟絡。應使用尊敬的xx 等方式。§ 開頭最好有個問候語 ，你好！您好！以示禮貌，不要給别人一種 “你應該知道我是誰的吧我就不客套了” 的感覺。

3、關于正文正文是郵件的核心内容，搞定郵件内容是很重要的事情：§ 郵件正文應簡明扼要的說清楚事情，多用簡單詞彙和短句，準确清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句；§ 根據接收人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對内還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不适；§ 如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明确的說明；§ 郵件代表商務，慎重使用表情；§ 忌通篇強調，隻選擇，你認為最重要的地方進行加粗或者加文字背景色強調即可；§ 在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

4、關于附件§ 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件。§ 附件文件命名很重要，最好能夠概括附件的内容，方便收件人下載後管理。§ 附件數目 不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。§ 如果附件是特殊格式文件，應該在正文中 說明打開方式，以免影響使用。

5、關于結尾簽名電子郵件消息末尾加上簽名檔是非常有必要的。簽名檔可包括 姓名、職務、公司、電話、傳真、地址 等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你隻需将一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系的。

6、關于抄送、發送、密送發送地址區，有收件人、抄送人、密送人三個部分。 要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）§ TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回複響應；§ CC的人則隻是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，如果CC的人有建議，當然可以回Email；§ BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的；§ TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以；最後，再給大家附上一份《關于華為公司郵件禮儀的倡議》總 裁 辦 電 子 郵 件電郵其他【2017】013号 簽發人：任正非轉發《關于華為公司郵件禮儀的倡議》社交禮儀是人際交往、社會交往活動中，用于表示尊重、親善和友好的首選行為規範和慣用形式。而郵件，作為企業内部重要的數字化社交手段，也要遵循一定的禮儀，避免垃圾郵件、無效郵件等浪費員工時間、消耗公司資源的問題，确保員工之間的高效溝通。為此我們倡議每一位員工提升郵件文明度，踐行郵件禮儀，減少信息垃圾，共同創造郵件清潔環境！

1、溝通有多種方式，選擇郵件溝通方式，請首先确認是否是最有效的方式。

2、不要把信息群發或群回給不相關的人，沒有人會對垃圾郵件感興趣，除了郵件系統清潔員。

3、 收件人比較多的時候，密送是一個很好的方式。

4、不做标題黨，但郵件标題要保證讓别人知道你要做什麼。

5、适當使用特殊字符（如“* 【】★”等）突出标題，引起收件人注意，但不要随便使用“緊急”之類的字眼。

6、 若非衆人皆知的超級大咖，你不應漏掉必要的稱呼和落款。

7、 說話做到簡潔精練可能較難，郵件做到簡潔精練很簡單，因為，你有足夠的時間思考。

8、 一個郵件能說明白的事，就不要分成好幾個。比如：更新……再更新……；補充……，再補充……

9、 發出去的郵件盡量保證格式整齊便于閱讀、沒有錯别字，不要給人留下粗心、不靠譜的印象。

10、 正确使用标點符号，通過标點收件人可以看出你的性格和情緒。

11、 做一個有禮貌的人，不僅僅是面對面的，書面文字更能體現你的涵養。

12、 超過5M的大附件最好别用郵件發送占用别人郵箱空間，通過鍊接共享或用IM傳輸也很方便。

13、 如果不是特别忙、特别為難或者完全不想搭理，盡量早點回複别人的郵件，因為人家可能在等。

14、 出差或休假期間應設定自動回複，提示發件人工作委托對象或緊急事務的處理方式，以免影響工作。

15、 “垃圾郵件”既然都稱為垃圾了，舉報就是責任。本文的責任部門是質量與流程IT管理部，由其負責解釋和管理。

看完這些發郵件的小Tips，是不是覺得發好一封郵件也是不容易？職場無小事，想要升值加薪，先從好好寫郵件開始。

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