前陣子，一位在公司當管理層的朋友跟蹤仔抱怨，說團隊協作老是出現各種岔子，搞得一團亂麻！同事們都怨聲載道的。他說造成團隊協作時混亂的原因主要有兩個：一個是信息溝通對接方面的混亂，另一個是人員職責方面的混亂。

在他的公司裡，平時有項目任務就是建個群，拉相關人員進來，不管是工作文件跟信息都往群裡面丢，有時你一句我一句，不知不覺群裡的信息就被刷到了99 ，團隊的同事經常抱怨無關的信息太多，一個不注意，重要的工作文件和信息就被覆蓋了！不經常看群吧，又很容易忽略掉重要信息，出現任務被遺漏掉的情況；

還有一個就是責任人不明确的問題！一般項目群裡面有領導、項目負責人和執行落地的同事，但有的項目大，參與的人多，耗時又長，有部分同事就容易忘記誰是負責哪塊業務的了，忘記還是小事，主要是出現問題，卻找不到對應的負責人及時溝通才緻命！有次某個項目裡負責采購物料的同事離職了，但新來的負責采購的同事又沒有吱聲，參與項目的同事沒有及時知道這個事情，最後導緻項目所需要的物料沒有及時采購，造成延期，把客戶都氣走了。

說完，朋友深深歎了口氣~

綜上朋友所說的情況，其實蹤仔深有體會！

項目一般都涉及到多人協作，而參與的人員多了，要協調的事情也跟着增多，特别是像朋友公司出現的這種情況：當接到大項目，且耗時較長時，就容易出現信息溝通對接及人員職責等方面的混亂。

很多管理層應該深有體會，單純靠人為去管理幹預，不僅疲累，大多時候效果也是差強人意。那難道這個問題就無解了嗎？當然不是，為了盡量避免問題的出現，更順利推進項目，其實公司可以借助專業的團隊協作辦公軟件來破解難題。

這裡蹤仔推薦的是探蹤腦力圖！為什麼會推薦它呢？往下看你就知道。

探蹤腦力圖是一款以思維導圖為核心的事項協作軟件，它有任務、事項、待辦、會議等圖形組件，可高效解決個人事務管理與團隊事項協作等問題。

我們說回上面提出的造成團隊協作混亂的第一個原因：信息溝通對接層面的混亂。

一般在團隊協作當中，造成的溝通對接混亂的原因往往是協作的媒介沒有選好！目前普遍的做法是：建一個工作群來當做團隊協作的媒介，但這種方式會引導同事們将工作輸出結果和工作溝通對接同步在群裡面進行，就容易造成忽略、遺漏重要信息的情況。

而腦力圖專注于事項管理 團隊協作，從工作事項的拆解、計劃制定，到工作事項結果輸出，統統都可以在腦力圖上面完成！

而【一鍵發布】功能，将工作事項内容發布給所有參與人，信息傳遞快，操作快捷省心，避免了工作輸出結果和工作溝通對接混合一起而導緻的團隊混亂；

一對一的工作，需要發給單獨負責的同事，針對這點，腦力圖推出了【定向更新】功能，這樣就可以将工作内容發指定的同事，及時反饋工作問題，并且有利于快速處理；

項目一般會輸出大量的工作文件，文件一多，就容易被覆蓋，找起來也麻煩，腦力圖的【版本控制】功能，會記錄文件發布、修訂的全過程，當需要回顧時，直接打開文件版本就能看到，不用在海量的文件夾裡面一個個翻找。

接下來說說人員職責上的混亂。

人員職責不明确是團隊協作中的大忌！特别是當團隊成員不明确自身的職責，出現問題卻不清楚或者找不到相應的負責人時，都得出亂子。

探蹤腦力圖的【多人指派】功能就是用于解決這類問題的！可同時将工作事項指派給多個人員，讓每個參與項目的同事都清楚自己和他人所負責的事項，包括：自己具體負責什麼事項？其他人負責哪塊業務？什麼時間段完成等等，有效打破溝通壁壘；

更重要的是探蹤腦力圖的【角色權限分級管理】功能，直接就制定了參與人員的權限，如創建者，就是任務的創建者，可邀請夥伴參與任務協作；

組織者，任務的組織者，把控全局，組織評審和整合成果；

協作者，接收并執行任務，并将結果反饋給組織者或指定參與人；

而圍觀者，隻能共享、查看任務，快速了解任務情況，但不能編輯。

對不同的成員進行權限功能分級管理，可讓每個參與的成員明确自身的職責，而任務指派能夠極大程度上促進合理分工，避免扯皮。

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