《你就是幹不過做PPT的》作者：（日）下地寬也

解讀人：雲嶺玖閱

工作彙報是職場人日常工作中非常重要的工作之一。但在工作彙報中，我們常常會發現這樣的現象：有的員工用10多頁PPT就完成了一次優質的工作彙報，而有的員工用20頁、30頁的PPT卻彙報得一塌糊塗，聽得管理層極度不耐煩；有的員工用簡短的幾分鐘彙報卻獲得了管理層的好評，而有的員工在彙報過程中卻經常被管理層打斷問問題。

同樣是工作彙報，為什麼有的工作彙報得到了管理層的認可，而有的卻沒有得到認可呢？難道是管理層有偏見嗎？

其實不是這樣的。

有的工作彙報能夠得到管理層的認可，并且得到管理層的資源支持，是因為，他們的工作彙報資料制作的好。

那麼，如何制作出優秀的工作彙報資料呢？

《你就是幹不過做PPT的》這本書給出制作優秀工作彙報資料的秘訣。這本書書名雖然提及了PPT，但不是教如何制作PPT的，而是如何做好工作彙報資料的。

這本書的作者是下地寬也，是日本企業的高級培訓師、日本效率顧問，著有《邏輯思維，隻要五步》《1分鐘簡報法》等書，重點幫助職場人制作優秀的工作彙報。

今天，我們分享下《你就是幹不過做PPT的》這本書的3個核心觀點：優秀工作彙報具有哪些特征？如何找出問題點？如何提出可行性方案？

1、優秀工作彙報特征

與差的工作彙報相比，優秀的工作彙報資料，一般具有三個特征，好的表達結構、簡潔的語言表達、彙報内容的3個視角。

優秀的工作彙報，一般都有好的表達結構。

什麼是好的表達結構呢？好的表達結構，就是讓人更容易理解的内容表達順序，比如：“之所以…是因為…”、“雖然…但是…”等這些都是表達内容的順序。這樣的表達順序，更容易讓人理解。制作工作彙報資料的目的，就是讓決策者理解并采納彙報人的方案。

優秀的工作彙報一般有兩種表達結構類型：方案導向型結構與結果導向型結構。

方案導向型結構，一般是“有什麼問題，采用什麼樣的方案”，簡單講，先提出問題點，然後提出解決問題的方案。

結果導向型結構，一般是“要通過什麼樣的計劃取得了什麼樣的結果”，首先提出工作計劃是什麼，然後彙報計劃達成的結果是什麼。

當然，工作彙報究竟是采用方案導向型結構還是結果導向型結構？這取決于工作彙報的目的。要想知道工作計劃達成的結果如何，就采用結果導向型結構；如果想解決某個問題，就選用方案導向型結構。

以方案導向型結構為例，優秀的工作彙報一般包括兩個組成部分，前半部分以“問題”為中心展開表述，而後半部分則以“解決方案”為中心展開表述。這樣的表達結構，更容易讓管理層理解要解決的問題與方案。

明确了優秀工作彙報所采用的表達結構，但這并不意味着工作彙報成功，因為表達語言也是關鍵因素。

比如： 要想表達“銷售利潤持續下滑”的觀點，有的員工用了複雜的财務報表，“2017年利潤為100億元，2018年下降到了80億元，2019年跌破60億元，2020年又跌破50億元……”，其實，這種表達很難讓人明白表達的意圖。如果把2017-2020年利潤情況用柱狀圖表示，并在圖上表述“銷售利潤跌破50億元”，這種表述方式更能讓人理解銷售利潤下滑的困境。

所以，優秀的工作彙報，語言表達要簡潔明了，不要複雜難懂，要突出工作彙報的重點内容即可。此外，工作彙報時，一般都用PPT彙報，因此，在設計PPT時，一頁PPT表達一個重點内容，同時，優秀的工作彙報頁數一般要控制在12頁之内。

在工作彙報時，經常會被管理層打斷問問題，而彙報者經常被問得啞口無言。如何規避這種現象呢？其實，優秀的工作彙報，除了要有好的表達結構與語言簡潔外，還需要具備3個視角，分别是：對方視角、自身視角與數字視角。

對方視角，就是站在管理層在做出決策時重視什麼。比如，銷售的目标是什麼？如何實現銷售目标等，如果具備了管理層重視的視角，方能引起管理層的重視。

自身視角，就是在方案中有彙報者的獨到見解，比如， 在彙報時，彙報者不僅列舉了幾個方案，同時向管理層推薦合适的解決方案。

在彙報方案時，經常聽到“降低成本”、“提高效益”等抽象詞彙，但缺乏“降低多少成本”、“提高多少效益”等描述。而數字視角，其實就是要讓方案增加具體的目标數字，比如降低20%的成本。

優秀的工作彙報，不僅具有優秀的表達順序，同時表達語言還要簡潔，而且，還要從管理層決策關注點、獨到見解與數字視角。

那麼，如何做才能寫出優秀的工作彙報呢？

要想制作出優秀的工作彙報，就要從2個組成部分6個要素入手。工作彙報的前半部分是找出問題點，包括3個要素：目的、問題點與原因；後半部分是拟定解決方案，包括解決方案、目标與計劃3個要素。

接下來，就從工作彙報的2個組成部分6個要素進行分享。

2、優秀工作彙報結構——找出問題點

在提出解決方案之前，首先要找到問題點。因此，工作彙報的前半部分内容重點是找出問題點，讓決策者産生危機感，就是“如果這個問題不解決，後果很嚴重”。那麼，如何才能實現這一點呢？

為了找出問題點，工作彙報的前半部分，要重點按照“目的共享、找出問題點、明确原因”的順序來說明。

制作優秀的工作彙報，首先從目的共享開始。

工作彙報的目的是什麼？是指工作彙報中最想要實現的事情，以召開年度經銷商會議為例，會議的目的是“提高年度經銷商簽約率”。因此，在準備工作彙報資料時，要首先明确彙報的目的。

此外，在面對多人聽取彙報時，首先要實現目的共享。其實，目的共享就是要讓所有參與彙報的人都知道彙報的目的，這樣參會者就會有共同的話題。如果參會者不了解彙報的目的，就會在會議上提出不同的問題，讓彙報者措手不及。比如，在解決銷售人員激勵措施的會議上，由于沒有達成目的共享，有的參會者會提出“産品的包裝需要改進”等與彙報目的不相關的問題。

那麼，如何實現目的共享呢？

作者認為，為了實現目的共享，首先講清提案背景，再陳述達成目标。這樣的表達順序能幫助參會者理解彙報的目的。

提案背景，主要是講清過去發生了什麼變化，如：為了增加市場占有率，競争對手對銷售激勵進行了改革，加大了激勵措施。這種變化已經嚴重影響了公司銷售隊伍的穩定。

達成目标，主要是說明采納了新的方案後會達成什麼效果。如：采用了新的激勵方案，将增加銷售團隊的穩定性，提升銷售額。

明确了工作彙報的目的，接下來，要重點找出影響實現目的的問題點。找到問題點，關鍵是要清楚地界定出什麼是問題。

問題是什麼？

比如，2020年産品投訴率為10%。這個是需要解決的問題嗎？如果公司規定産品的投訴率不能超過10%，那麼，投訴率10%就是需要解決的問題。如果公司規定産品的投訴率不超過20%，那麼，投訴率10%就不是迫切需要解決的問題。

因此，需要解決的問題定義是“實際狀态與應有狀況之間的差距”。

找到問題點後，是不是就要提出解決問題的方案呢？其實，在解決問題之前，還需要找出問題産生的原因。隻有搞清楚了問題産生的原因，才能找到更有效的解決方案。

比如，今年新入職員工20人，年底時離職了5人，離職率為25%。如果人事部拟定的離職率為不超過10%，那麼，問題點就是今年離職率已達到25%，超過目标離職率15%。在解決離職率過高之前，首先要搞清楚離職率過高的原因。調查發現，新員工離職率高的原因在于：管理層對新員工的培養意願不高，隻是讓做一些簡單的執行工作。在這種情況下，問題的解決方案是：制定新員工培養計劃，并讓管理層增強培養意願。

隻有從根源上找到産生問題的原因，才能消除問題。否則，就是頭疼醫頭腳疼醫腳了。

那麼，如何才能找到問題産生的原因呢？作者認為，可以用“因果法則”來思考問題産生的原因，遇到問題，多問幾個“為什麼”，這樣才能找到“真正的原因”。

比如，銷售部員工加班多。那麼，加班多的原因是什麼？可以通過“多問幾個為什麼”來找到原因。銷售部員工為什麼加班多？是因為報價工作花費時間太多，為什麼報價工作花費時間多？是因為價格格式不統一，難以查詢。為什麼價格格式不統一，是因為公司沒有制作統一規範的報價表。所以，銷售部員工加班過多的原因是，沒有統一格式的報價表。因此，解決方案就是：公司制定統一格式、便于查詢價格的報價表。

目的、問題點、原因3個要素構成了工作彙報的前半部分内容，這部分内容促使決策層産生了危機感，明确問題點後，接下來就要完成工作彙報的後半部分内容：讓決策者同意解決方案。

3、優秀工作彙報結構——提出解決方案

明确問題點并成功引起決策層關注後，就需要提出解決問題的方案了。問題解決方案要想獲得決策層的支持，需具備3個關鍵要素：解決方案、目标與計劃。

工作彙報的前半部分内容已經明确了問題以及問題産生的原因，接下來，就需要提出解決問題的方案了。

解決方案一般按照列舉、篩選兩個步驟進行準備。首先，将自己能想到的解決方案在紙上列出來，比如列出10個方法；然後，再集中精力從這10個方法中篩選出最合适的解決方法。好的解決方案一般都會按照這兩個步驟進行操作，而比較差的方案一般僅按照第一個步驟進行操作。

如何從這麼多方法中篩選出最佳方法呢？作者認為，可以按照方法的效果與可行性這兩個标準進行篩選。

所謂效果，就是按照這個方法去執行，會取得什麼樣的成果？比如，每周一召開部門例會，把周計劃分解給每個員工，這樣周末時，這些工作計劃就可以完成。其實，完成這些工作計劃，就是周一開例會的效果。

可行性，就是按照選定的方法去執行，取得效果的可能性有多大？比如，為了實現1000萬元的銷售目标，需拓展100家終端店。如果完成了100家終端店的拓展，那麼實現1000萬銷售目标的可能性有多大？這就是方法實現目标的可行性評估。

确定問題解決方案後，需要明确目标與計劃。沒有目标的解決方案是沒有意義的，隻有設定了目标的方案才是有效的方案，而所謂目标，就是在規定時間内實現某個數值。比如：截止2021年12月31日，要實現1200萬元的銷售額。當然，某個目标可以再拆解為若幹個小目标，比如：為了在12月31日前實現1200萬元的銷售額，需要平均每個月完成100萬元的業績。

把總目标分解為階段性小目标，可以讓決策層覺得，實現總目标的可能性非常大。

設定目标後，接下來就是制定目标實現的具體計劃了。一般情況下，計劃包括時間表、團隊分工與預算。在制定預算時，要重點考慮預算與目标達成之間的關系，也就是說，花費這麼多預算，能有多大的産出？這個産出是不是值得這麼多的預算投資？

4、小結

工作彙報是展示員工能力與工作成果的重要工作方法，有的員工通過優秀的工作彙報得到了職位的快速升遷，而有的員工卻在工作彙報時經常遇到障礙，如：彙報時總是被各種問題問的啞口無言，或者工作彙報經常被否定等問題。

工作彙報之所以遇到種種障礙，其實是因為，這部分員工沒有掌握工作彙報的技巧。管理層的時間或工作日程安排的很滿，他們沒有那麼多時間聽員工長篇大論或偏離重點的彙報。因此，掌握工作彙報技巧十分關鍵。

《你就是幹不過做PPT的》這本書詳細介紹了優秀工作彙報的秘訣。

優秀工作彙報，不僅要有優秀的表達結構，簡潔的語言表達，而且還要體現管理層、自身與數字視角，接下來，按照目的、問題點與原因等3要素陳述，成功激發了管理層的興趣，然後用解決方案、達成目标與計劃3個要素陳述，讓管理層認為這個方案有很好的效果與很高的可行性。

掌握了這些技巧，就基本可以制作出優秀的工作彙報了。

接下來，就按照這些技巧做一次優秀的工作彙報吧。

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