現在，機關領導都喜歡妙手著文章的“快槍手”，卻很少有人能騰出時間、精力教新人如何把握公文格式的問題，所以能夠自學成才的，都是有心人。因公文涉及規範衆多，指望寫一篇文章就可以完全實現公文速成是絕對不現實的。本文僅着重就常見的問題進行探讨，目的在于新人少走彎路，老人溫故知新。

01

公文标題字體

公文标題應當是二号小标宋體，副标題用三号楷體，一般不用加粗。許多人愛用小标宋簡體、宋體、仿宋體、華文中宋、黑體，用小二号、一号，這都是不對的。

02

标題位置、格式

紅頭文件（即黨政機關使用的帶發文機關名稱的文件俗稱，文件頭一般為紅色）的标題編排于紅色分隔線下空一行或者兩行位置，非紅頭文件的标題編排于頁面第一行即可。

标題由發文機關名稱、事由和文種組成。（發文機關單獨一行）

标題分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短适宜，間距恰當。多行标題排列使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。

如果是呈報領導審閱批示的非正式發文紙質件，一般無報批頁且領導又可能有大段批示，此類可以在标題前多空幾行，多多留白，以供領導批示。

公文如果有副标題，副标題應當随破折号另起一行；另外，标題中不應出現書名号和引号（轉發通知除外）。（如下圖）

03

正文的有關要求

正文是公文的主體。公文首頁必須顯示正文，正文用三号仿宋體字，編排在主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。這裡着重強調下仿宋體字盡量用“仿宋_GB2312”(即國标仿宋)，不要用”仿宋”，因微軟自xp系統之後開發的win7、win8、win10系統的“仿宋”字體，将此類文檔拷貝到xp系統，仿宋字體就變成了黑體。

文中結構層次序數依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，不能逆向，這裡尤其要注意一後面是頓号，1後面是點（實心的圓點），（一）和（1）後面無任何标點符号。特殊情況下可以做适當調整，一般第一層用三号黑體字，第二層用三号楷體字，第三層和第四層用三号仿宋字體标注（多指小标題的字體）。這裡，常見錯誤是濫用頓号，“（一）、”“1、”“（1）、”都是不對的。

正文涉及數字、年份的，一律不得拆行。

有多級小标題的法規性公文，第一層次編、章的序号及其标題（如“第一章總則”）用三号小标宋體居中排印，上下方各空一行；第二層次（如“第一條”）用三号黑體字排印，後空一字接排正文（具體可參考“得道”會員資料庫的15種常用公文範例）。

單獨的小标題，末尾不标注标點符号；小标題之後接着帶正文的，末尾用句号。

04

附件的要求

在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後标全角冒号和附件名稱（即一個附件的格式是附件：×××）。如果有多個附件，使用阿拉伯數字标注附件順序号（如“附件：1. ×××”）；附件名稱後不加标點符号。附件名稱較長需回行時，與上一行附件名稱的首字對齊。寫成“附件1：”、“附件：1、”“附件一：”等都是不對的；另外附件回行采用自然段格式也是不對的。

附件說明之後，才是發文機關和成文日期，順序不得颠倒。（如下圖）

附件應當另起一面編排，不得與正文同面，但與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序号用三号黑體字頂格編排，編排在左上角第一行，附件标題居中編排在第三行，附件順序号和附件标題應當與附件說明的表述一緻。附件格式要求同正文。（如下圖）

05

發文機關和成文日期

發文機關署名應署發文機關全稱或者規範化簡稱。如“中華人民共和國國家發展和改革委員會”的規範化簡稱為“國家發展改革委”。

成文日期應當用阿拉伯數字将年、月、日标全，如“2015年12月30日”，而非“二零一五年十二月三十日”。

06

聯系人和聯系方式

機關上報請示、發通知或公函，往往會留具體聯系人和聯系方式，宜放在“發文單位、成文日期”下方空一行，居中排列，并用括号，聯系人與電話之間用逗号隔開。（如下圖）

07

關于文種

按照現行的《黨政機關公文處理工作條例》，公文種類有15種（以往的規定是13種已作廢），分别是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要。文種具體用途和範例詳見老筆頭公衆号第二篇原創文章，在此不再贅述。

總結、要點、方案、計劃、安排、規劃、建議和答複，都不屬于正式的公文文種，但實際工作仍需經常用到。大家要注意以上兩者的區别。

着重談一下最容易混淆的是報告和請示。報告主要适用于向同級人民代表大會及其常務委員會、上級機關彙報工作、反映情況、回複詢問。請示主要适用于向上級機關請求指示、批準。報告是陳述某一情況，請上級閱知。請示是提出請求事項，請上級予以答複。報告的受文主體沒有答複義務，請示的受文主體則有答複義務。

請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。絕對不存在《關于××××××的請示報告》，這是錯誤的，屬于文種混用（具體可參考老筆頭“得道”會員資料庫的15種常用公文範例）。

再談一下通報和函。通報适用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況，通俗的說好事、壞事都可以通報，并不是通常理解的通報隻用于批評；函适用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答複問題、請求批準和答複審批事項，絕對不允許給上級機關發函，給上級機關要麼是報告，要麼是請示。

08

關于公文的諸多細節問題

俗話說“細節決定成敗”，細節對公文而言同樣如此。

（一）公文起草。公文起草應當做到：

1.符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準确體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

2.一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

3.内容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準确，文字精練。

4.文種正确，格式規範。

5.深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

6.公文涉及其他地區或者部門職權範圍内的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一緻。

7.機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（二）公文審核。公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

1.行文理由是否充分，行文依據是否準确。

2.内容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；是否完整準确體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.涉及有關地區或者部門職權範圍内的事項是否經過充分協商并達成一緻意見。

4.文種是否正确，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準确；文字、數字、計量單位和标點符号等用法是否規範。

5.其他内容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初核。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但内容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改後重新報送。

（三）簽發。公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

上行文應當标注簽發人姓名，格式由“簽發人”三字加全角冒号加和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關标志下空二行位置。“簽發人”三字用三号仿宋體字，簽發人姓名用三号楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關排列順序從左至右，從上到下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

（四）發文字号。用三号仿宋字體，年份、發文順序号用阿拉伯數字标注；年份标注公元紀年全稱，用六角括号标明；發文順序号不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“号”字。發文機關代字應當準确、規範、無歧義、易識别，并固定使用。如“青政辦發〔2015〕3号”，而不是〈〉等括号。

平行文、下行文的發文字号編排在發文機關标志下空兩行位置，居中排布；上行文的發文字号居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。（三、四的相關描述如下圖，三種情況）

（五）公文用紙。采用國際标準A4型，以前是政府機關用A4紙，黨的機關用16K紙，目前已黨政統一。

（六）數字和英文。标題、正文中所有阿拉伯數字與英文，建議采用Times New Roman字體，用仿宋字體也可。現代社會生活中出現的事物、現象、事件，名稱的書寫形式中包含阿拉伯數字，已經廣泛使用而穩定下來，應采用阿拉伯數字。如：“7•5”事件、“12•5”槍擊案。但是，漢語中長期使用已經穩定下來的包含漢字數字形式的詞語，應采用漢字數字，如：五四運動、“一•二八”事變、“一二•九”運動。如果要突出莊重典雅的表達效果，應使用漢字數字。如十一屆全國人大一次會議，不應寫為“11屆全國人大1次會議”；十八屆四中全會，不應寫為“18屆4中全會”。對于法律文書引用法條，如“《中華人民共和國城鄉規劃法》第四十條”，不應寫成“《中華人民共和國城鄉規劃法》第40條”。

（七）書名号。書名号的形式有雙書名号“《》”和單書名号“〈〉”兩種。當書名号中還需要書名号時，裡面一層用單書名号，外面一層用雙書名号。例如，歡迎訂閱《〈中華人民共和國行政處罰法〉學習讀本》。最容易出現的錯誤，是用尖括号或數學中的“大于号”或“小于号”代替單書名号，如《＜中華人民共和國行政處罰法＞學習讀本》。

（八）連接号。連接号的形式有短橫線“-”、一字線“——”和浪紋線“～”三種。标示相關項目（如時間、地域等）的起止，一般用一字線，有時也可用浪紋線。實踐中常見錯誤是用短橫線代替一字線，如《×××××五年改革綱要（2014-2018）》，正确表述應該是《×××××五年改革綱要（2014——2018）》。

（九）頁面設置。一般要求為每頁22行，每行28個字。公文左邊界28毫米，右邊界26毫米，天頭（上邊界）37毫米，地腳（下邊界）35毫米。

（十）頁碼。正式公文的頁碼用四号半角宋體阿拉伯數字，數字左右各放一條一字線。編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右，雙頁碼居左。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。（如下圖）對于非正式公文的頁碼設置，大家可以随意，但也基本位于頁面最下方，以居中、靠右為多。

（十一）常見錯字。如“檢查和檢察”、“截至”和“截止”、“制定”和“制訂”、“做”和“作”等。

寫作本身就是一門大學問，公文寫作枯燥，卻有許多講究；文字工作沒有捷徑，要下苦功夫，加強學習，努力鑽研，總結積累。老筆頭作為公文領域首批原創公衆号，“得道”會員作為上線最早、内容最全的綜合公文品牌，目前推送的300多篇文章、上傳的500萬字範文，目的也是盡力實現介紹思維方法與提供精品範文的統一，從而使大家既有方向也有标杆，更快地提升脫穎而出的文字能力。

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