你有沒有遇到過,說話讓你着急的人?你耐心聽了5分鐘,還是不知道對方想說的事情是啥。
還有,你給領導彙報工作,領導不滿意,批評你彙報的不夠精煉,提醒你,要說重點。
不管是說話沒有重點,還是彙報不夠精煉,像這類情況,都是在傳遞信息時候,沒有使用倒金字塔結構。
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什麼是倒金字塔結構?倒金字塔結構是金字塔結構的逆向思維。倒金字塔結構是一種新聞寫法結構,按最重要信息、次重要信息、一般重要信息的順序結構來進行講述事件。
倒金字塔結構在新聞寫作中被廣泛使用,但是,使用倒金字塔結構的第一人卻不是記者,據說是,是林肯的陸軍部長埃德溫·M·斯坦頓。在林肯遇刺的事件中,斯坦頓對外宣布事件情況,沒有按常規的方法去講述事件的前因後果,而是在開始就先說事件的結果,也就是人們最關注的信息部分。後來,倒金字塔結構在新聞寫作中,尤其導語部分應用廣泛。
在生活工作中,我們常常遇到向别人或者領導講述彙報一件事情,如果用倒金字塔結構進行叙述,就會讓信息又快又準确地傳遞給對方。
倒金字塔結構的好處是可以在最短時間裡,傳遞出最有價值的信息。這個結構,可以讓對方迅速了解你的意圖,然後雙方可以圍繞主題,展開有效地溝通,提高溝通效率,節約溝通時間成本。
相對于,金字塔結構和電梯30秒理論來說,倒金字塔結構更能提高溝通效率。金字塔結構強調先總體表述,然後分主題表述;電梯30秒理論強調的是,先叙述是什麼,然後再引出為什麼和怎麼辦;而倒金字塔結構是以信息的重要程度,從對方最關心和最重要的部分開始叙述。
使用倒金字塔結構的好處可以體現在以下4點:
1. 适應生活和工作中的快節奏要求,快速讓對方了解你要表達的目的和意圖。
2. 你在向對方表述時候,可以避免對方開始聽不懂和不知所雲的迷惑。
3. 可以讓雙方的溝通,迅速進入主題,然後圍繞主題展開溝通讨論,讓你的每一次溝通都有質量和實際效果。
4. 節約時間,提高傳遞信息量的效率。越是在時間緊迫的情況下,倒金字塔結構的表述方法,越能讓你思路清晰,迅速關注到事情的重點部分。
倒金字塔結構的表述方法也有它一定的局限性和缺點。比如,表述的過程缺乏懸念、沒有時間、空間的順序感、信息容易出現零散性。
所以,想要更好的使用倒金子塔結構,就需要掌握一些原則和步驟。
倒金字塔結構的使用原則
用于表達的結構方法有很多,每一種結構都有它的優缺點,隻有将這些結構方法放在最适合的場景下使用,才能發揮它的最大作用和效果。
對于倒金字塔結構的使用原則有以下3個:
第一個原則:需要結果的場合下使用
倒金字塔結構是将最重要信息放在第一位去叙述,一般來說,一個事件的結果是最重要信息。那麼,當人們關注事情結果時,你就可以使用倒金字塔結構。
比如,你要給領導彙報解決問題的情況,你就可以先告訴領導問題解決的結果,然後再彙報解決的過程。對于工作中的解決問題,領導最關心的是問題解決的結果,而不是解決過程。
如果你先把解決的過程講了5分鐘,領導會失去聽下去的耐心,甚至打斷你的彙報。所以,當你把結果先告訴領導,然後再按解決過程中信息的重要程度,依次彙報給領導,領導在知道了結果後,也會順着你的彙報思路繼續聽完。
但是,如果你是在給别人講故事,想要設置懸念引發人的好奇心,增加故事的趣味性,那麼就不能用倒金字塔結構,因為這個結構直接開門見山,會破壞懸念氛圍。
這就是選擇适合場景的原則,在合适的時間、合适的地點,做合适的事情,選擇合适的表達方式,才能讓你的溝通事倍功半,提高效率。
第二個原則:要事為先
在時間管理中,都會提到要事為先的原則,是指在進行時間任務管理時,要把最重要的事情放在首位來計劃考慮。同樣,在進行倒金字塔結構表達時候,也要選擇最重要信息先表述的原則。
對于一個事情的信息傳遞,因為傳遞雙方的角色、位置不同,所以你想要表達的信息,不一定都是對方想要獲取的信息。那麼,你在傳遞信息時候,就要知道這些信息中,哪些信息是最重要的信息,哪些是不重要的信息,這樣才能按倒金字塔結構去表述。
比如,你在開車時候,發現堵車了,這個時候你最關心的是,什麼時候暢通,接下來才會關心堵車的原因,最後才會去關注堵車的雙方是什麼情況。
這就是一個事件中,各種信息重要程度的不同。信息的重要程度也不是一成不變,會随着對方的角色和雙方的場景決定信息獲取的重要程度。比如,你和處理堵車的交警,關注的角度和重要信息會不一樣。
所以,在進行倒金字塔表述時候,抓住對方想要獲取最重要信息是什麼,這是表述的重點。
第三個原則:盡量避免信息的碎片化
因為倒金字塔結構的表述,是按信息重要程度去依次表述,所以會出現表述出來的信息是碎片化,沒有時間、空間感,容易造成後面表述的混亂。
這個時候,在表述完最重要信息後,就适當地加入主題表述方法,也就是需要有一定分主題意識,結合信息重要程度進行叙述。不能東一榔頭西一棒子,讓次重要信息和一般重要信息出現表述碎片化。
《溝通的藝術》這本書中提到:“溝通的重要性絕不至于維持生存而已,它也是我們認識自
己的方法——事實上,是唯一的方法。”
在向别人表述事情的過程中,也是對自己思路和回顧事情的一個梳理和複盤。使用好倒金字塔結構會讓你的表述更為精準和迅速,也給别人留下說話幹淨利落,不拖沓的好印象。
倒金字塔結構使用步驟
想要用好倒金字塔結構,具體到實際使用中,需要以下四個步驟來完成。
第一步:收集信息
不管你是給領導彙報工作,還是對别人表述事情,你先要對事情的整體信息組成部分,做到心中有數。收集信息的過程,是為了提高你在表述過程中對事情的了解和熟悉程度。
有些人在面對領導和向别人講述事情時候,本身就會緊張,如果再對信息掌握不夠全面和熟悉,那麼就會加劇這種緊張,出現表達不清楚,印象分也會大打折扣。
第二步:梳理和篩選信息重要程度
把事情的相關信息都收集後,就需要你對這些信息做出梳理和篩選。梳理,是對信息進行甄别和整理,讓每一條信息就準确和真實有效。在梳理的過程中,也能讓你的思路更加清晰,有條理和邏輯性。
篩選,是把梳理後的信息,進行重要程度的劃分。在這個過程中,你不僅要考慮自己,最想要表達什麼信息,還要考慮對方最想要獲取什麼信息。
然後來衡量這些信息的重要程度,一般來說,一個事情的結果就是最重要,也是你最想說,對方最想做知道的信息。次重要信息和一般重要信息,可以是事情的經過、分析原因、相關背景,這些都需要你根據實際情況進行确認重要性程度。
第三步:有技巧的表述
當前兩步準備工作做完後,你就可以按倒金字塔結構,重要信息、次重要信息和一般重要信息的順序,向對方進行表述。
這個過程中,也需要講究表達方面的技巧。比如,在給領導彙報的時候,如果領導的時間有限,你就可以根據時間随時結束彙報,因為最重要信息已經在最開始表述完成,所以對于後面信息逐漸的不重要,随時放棄也不會影響你整體的溝通目的。
再比如,你在給家人表述一件事情時候,當你表達事情的結果或者你的觀點,對方可能會立刻,加入自己的看法和讨論,你可以放棄後面次重要和一般重要的信息,先聽取對方的想法。或者,可以将自己的這些信息表述加入對方的讨論中,最終達到溝通順暢的目的。
第四步:做最後的總結
在倒金字塔結構中,最後的表述是一般重要信息,甚至是一個事情的細枝末節,一般對方聽到這裡,需要獲取的信息,都已經全部了解了,對方傾聽的耐心基本也已經用完。
這個時候,你需要對這次溝通談話進行一個簡單的總結,可以再次強調最開始的最重要信息,也可以詢問對方還有什麼想法,做最後的溝通确認。
這樣以來,一個即使5分鐘的溝通過程,因為有了倒金字塔結構,也會讓你的表述既快又精準,讓你的溝通不拖泥帶水,給對方耳目一新的印象,最重要,可以提高你的溝通效率,節約溝通時間成本。
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