你有沒有遇到過,說話讓你着急的人？你耐心聽了5分鐘，還是不知道對方想說的事情是啥。

還有，你給領導彙報工作，領導不滿意，批評你彙報的不夠精煉，提醒你，要說重點。

不管是說話沒有重點，還是彙報不夠精煉，像這類情況，都是在傳遞信息時候，沒有使用倒金字塔結構。

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倒金字塔結構是金字塔結構的逆向思維。倒金字塔結構是一種新聞寫法結構，按最重要信息、次重要信息、一般重要信息的順序結構來進行講述事件。

倒金字塔結構在新聞寫作中被廣泛使用，但是，使用倒金字塔結構的第一人卻不是記者，據說是，是林肯的陸軍部長埃德溫·M·斯坦頓。在林肯遇刺的事件中，斯坦頓對外宣布事件情況，沒有按常規的方法去講述事件的前因後果，而是在開始就先說事件的結果，也就是人們最關注的信息部分。後來，倒金字塔結構在新聞寫作中，尤其導語部分應用廣泛。

在生活工作中，我們常常遇到向别人或者領導講述彙報一件事情，如果用倒金字塔結構進行叙述，就會讓信息又快又準确地傳遞給對方。

倒金字塔結構的好處是可以在最短時間裡，傳遞出最有價值的信息。這個結構，可以讓對方迅速了解你的意圖，然後雙方可以圍繞主題，展開有效地溝通，提高溝通效率，節約溝通時間成本。

相對于，金字塔結構和電梯30秒理論來說，倒金字塔結構更能提高溝通效率。金字塔結構強調先總體表述，然後分主題表述；電梯30秒理論強調的是，先叙述是什麼，然後再引出為什麼和怎麼辦；而倒金字塔結構是以信息的重要程度，從對方最關心和最重要的部分開始叙述。

使用倒金字塔結構的好處可以體現在以下4點：

1. 适應生活和工作中的快節奏要求，快速讓對方了解你要表達的目的和意圖。

2. 你在向對方表述時候，可以避免對方開始聽不懂和不知所雲的迷惑。

3. 可以讓雙方的溝通，迅速進入主題，然後圍繞主題展開溝通讨論，讓你的每一次溝通都有質量和實際效果。

4. 節約時間，提高傳遞信息量的效率。越是在時間緊迫的情況下，倒金字塔結構的表述方法，越能讓你思路清晰，迅速關注到事情的重點部分。

倒金字塔結構的表述方法也有它一定的局限性和缺點。比如，表述的過程缺乏懸念、沒有時間、空間的順序感、信息容易出現零散性。

所以，想要更好的使用倒金子塔結構，就需要掌握一些原則和步驟。

倒金字塔結構的使用原則

用于表達的結構方法有很多，每一種結構都有它的優缺點，隻有将這些結構方法放在最适合的場景下使用，才能發揮它的最大作用和效果。

對于倒金字塔結構的使用原則有以下3個：

第一個原則：需要結果的場合下使用

倒金字塔結構是将最重要信息放在第一位去叙述，一般來說，一個事件的結果是最重要信息。那麼，當人們關注事情結果時，你就可以使用倒金字塔結構。

比如，你要給領導彙報解決問題的情況，你就可以先告訴領導問題解決的結果，然後再彙報解決的過程。對于工作中的解決問題，領導最關心的是問題解決的結果，而不是解決過程。

如果你先把解決的過程講了5分鐘，領導會失去聽下去的耐心，甚至打斷你的彙報。所以，當你把結果先告訴領導，然後再按解決過程中信息的重要程度，依次彙報給領導，領導在知道了結果後，也會順着你的彙報思路繼續聽完。

但是，如果你是在給别人講故事，想要設置懸念引發人的好奇心，增加故事的趣味性，那麼就不能用倒金字塔結構，因為這個結構直接開門見山，會破壞懸念氛圍。

這就是選擇适合場景的原則，在合适的時間、合适的地點，做合适的事情，選擇合适的表達方式，才能讓你的溝通事倍功半，提高效率。

第二個原則：要事為先

在時間管理中，都會提到要事為先的原則，是指在進行時間任務管理時，要把最重要的事情放在首位來計劃考慮。同樣，在進行倒金字塔結構表達時候，也要選擇最重要信息先表述的原則。

對于一個事情的信息傳遞，因為傳遞雙方的角色、位置不同，所以你想要表達的信息，不一定都是對方想要獲取的信息。那麼，你在傳遞信息時候，就要知道這些信息中，哪些信息是最重要的信息，哪些是不重要的信息，這樣才能按倒金字塔結構去表述。

比如，你在開車時候，發現堵車了，這個時候你最關心的是，什麼時候暢通，接下來才會關心堵車的原因，最後才會去關注堵車的雙方是什麼情況。

這就是一個事件中，各種信息重要程度的不同。信息的重要程度也不是一成不變，會随着對方的角色和雙方的場景決定信息獲取的重要程度。比如，你和處理堵車的交警，關注的角度和重要信息會不一樣。

所以，在進行倒金字塔表述時候，抓住對方想要獲取最重要信息是什麼，這是表述的重點。

第三個原則：盡量避免信息的碎片化

因為倒金字塔結構的表述，是按信息重要程度去依次表述，所以會出現表述出來的信息是碎片化，沒有時間、空間感，容易造成後面表述的混亂。

這個時候，在表述完最重要信息後，就适當地加入主題表述方法，也就是需要有一定分主題意識，結合信息重要程度進行叙述。不能東一榔頭西一棒子，讓次重要信息和一般重要信息出現表述碎片化。

《溝通的藝術》這本書中提到：“溝通的重要性絕不至于維持生存而已，它也是我們認識自

己的方法——事實上，是唯一的方法。”

在向别人表述事情的過程中，也是對自己思路和回顧事情的一個梳理和複盤。使用好倒金字塔結構會讓你的表述更為精準和迅速，也給别人留下說話幹淨利落，不拖沓的好印象。

倒金字塔結構使用步驟

想要用好倒金字塔結構，具體到實際使用中，需要以下四個步驟來完成。

第一步：收集信息

不管你是給領導彙報工作，還是對别人表述事情，你先要對事情的整體信息組成部分，做到心中有數。收集信息的過程，是為了提高你在表述過程中對事情的了解和熟悉程度。

有些人在面對領導和向别人講述事情時候，本身就會緊張，如果再對信息掌握不夠全面和熟悉，那麼就會加劇這種緊張，出現表達不清楚，印象分也會大打折扣。

第二步：梳理和篩選信息重要程度

把事情的相關信息都收集後，就需要你對這些信息做出梳理和篩選。梳理，是對信息進行甄别和整理，讓每一條信息就準确和真實有效。在梳理的過程中，也能讓你的思路更加清晰，有條理和邏輯性。

篩選，是把梳理後的信息，進行重要程度的劃分。在這個過程中，你不僅要考慮自己，最想要表達什麼信息，還要考慮對方最想要獲取什麼信息。

然後來衡量這些信息的重要程度，一般來說，一個事情的結果就是最重要，也是你最想說，對方最想做知道的信息。次重要信息和一般重要信息，可以是事情的經過、分析原因、相關背景，這些都需要你根據實際情況進行确認重要性程度。

第三步：有技巧的表述

當前兩步準備工作做完後，你就可以按倒金字塔結構，重要信息、次重要信息和一般重要信息的順序，向對方進行表述。

這個過程中，也需要講究表達方面的技巧。比如，在給領導彙報的時候，如果領導的時間有限，你就可以根據時間随時結束彙報，因為最重要信息已經在最開始表述完成，所以對于後面信息逐漸的不重要，随時放棄也不會影響你整體的溝通目的。

再比如，你在給家人表述一件事情時候，當你表達事情的結果或者你的觀點，對方可能會立刻，加入自己的看法和讨論，你可以放棄後面次重要和一般重要的信息，先聽取對方的想法。或者，可以将自己的這些信息表述加入對方的讨論中，最終達到溝通順暢的目的。

第四步：做最後的總結

在倒金字塔結構中，最後的表述是一般重要信息，甚至是一個事情的細枝末節，一般對方聽到這裡，需要獲取的信息，都已經全部了解了，對方傾聽的耐心基本也已經用完。

這個時候，你需要對這次溝通談話進行一個簡單的總結，可以再次強調最開始的最重要信息，也可以詢問對方還有什麼想法，做最後的溝通确認。

這樣以來，一個即使5分鐘的溝通過程，因為有了倒金字塔結構，也會讓你的表述既快又精準，讓你的溝通不拖泥帶水，給對方耳目一新的印象，最重要，可以提高你的溝通效率，節約溝通時間成本。

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