目 錄

Part 03 ┃ 憑證與賬薄

會計科目的設置1

單據的收集、分類與整理2

記賬憑證的編制3

記賬憑證的審核4

會計憑證的裝訂5

賬簿操作實務6

一、會計科目的設置

1、原則上

一般按所采用的會計政策所推薦的科目表進行科目設置。平時則選擇你覺得臉熟的，就是常用的。不熟的，

估計也難得會使用。

2、實務中

（1）、按你熟悉的科目來設置。不會用的科目，設置了也是白搭。

（2）、可以按需要進行增減。啥時需要就随時增補，對不需用的，明年作廢不用就行了。

（3）、與準則有差異的處理

有些人會很糾結：比如小企業會計準則的科目表中沒有"以前年度損益調整"科目、企業會計準則中沒有

"待攤費用、預提費用"等，咋辦？？---其實，實務中不必糾纏這些，如果是電算化，一般軟件中依舊都

有這些科目；手工，你自己可以設置這些科目，都不會影響會計核算，更不影響稅務！

當然，如果想上市，就必須且隻能嚴格按會計準則來！

（4）、會計軟件選擇

賬務處理、進銷存管理、報銷管理一體化軟件

二、單據的收集、分類與整理

（一）、會計日常工作的安排

1、每月15号前必須完成的工作

（1）、完成抄報稅、清卡，發票驗舊和領購。由于月初就有開票需求，所以這項工作宜早不宜遲。

（2）、完成報表編制。

（3）、完成國稅與地稅的申報。

2、後續的工作

（1）、發票的開具與進項票的認證。

（2）、費用的審核、報銷，發票與單據的收集、整理。

（3）、期末調賬不能忘，因為沒有人提醒：待攤費用的攤銷與預提費用的計提；工資的計提、分配；房

租、水電、利息、折舊的計提等。

（4）、成本核算資料的日常收集整理。

（5）、往來賬的核對與結算、催款。

（二）、常見業務所需要的憑證類型

1、現金業務，通常應該有"現金收訖（付訖）"章、和現金收付憑證。涉及其他科目的，根據具體業務

收集相關單據。

2、銀行存款，必須有銀行相關憑證，涉及銀行收費的，應該是銀行出具的發票，其他銀行憑證在查驗嚴

格時通常是不被認可、納稅調增的。

同時每月應該有銀行對賬單和編制銀行存款餘額調節表，至少年底必須有。一般每月的調節表和報表及科

目彙總表等，都應該以複印件放在每月第一本憑證的扉頁。

其他的，按相關科目的要求收集單據。

3、采購業務，完整的采購業務必須的單據是發票和入庫單（固定資産是驗收單），輔助性的附件有送貨

單、質檢報告，運費與付款（現金或銀行存款）按各自的業務要求處理。如果單（入庫單）、票（發票）

也不能同時收到，則按本講座後面所述的方法處理。

4、生産業務，按領料單或領料單彙總表、材料費用分攤表、工資表、制造費用分攤表、成本計算表、産

成品入庫單等。

5、銷售業務，發票（無須開票的，應附銷售清單）和出庫單，附件有送貨單。其他運費和收款按采購業

務情形處理。

6、費用開支，要複雜一些。

對于沒有證據鍊要求的，至少是發票，附件是報銷單。

對于有證據鍊要求的，一定要保證證據鍊的完整。

（三）、收集單據的時間

原則上是從本月一号到最後一天。隻是由于本月的賬通常要在下月才能完成，所以，單據收集的截止時間

可以延長到結賬之前（發票日期最遲是該結賬月份的，）。對于報銷，理論上是按權責發生制，實務中可

以延遲二個月，一般超過半年的費用報銷（還是指未跨年的），是有風險的。收集單據也是會計日常很重

要的工作。

（四）、對不符合的單據的處理

不符合的單據，包括因各種理由拒收的，也包括單據确實錯誤的，總之是應該退還、作廢或者重開的。

由于專票的作廢、重開、退回（沖紅）有嚴格的限制條件，特别是時間性，所以，為了不讓自己麻煩，收

單時一定要考慮，以月底前為限，确實不能收的，最好在月底前退回，那樣對方可以作廢，否則，得自己

向稅局申請紅票《申請單》。而如果壓單超過180天，就成了廢票，沒法沖紅的（指同時也未認證）。

（五）、單據的分類與整理

1、分類

所指的分類（分單），不是指按憑證的類型如采購發票、銷售發票、費用發票之類的劃分，而是指以下

二種意思：

（1）、分單：首先是挑出各自隻能計入内帳或外帳的單據；其次是對内外帳都必須登記的單據，要複印，

原件給外帳會計；最後是按一定的程序傳遞給相關人員記賬。

（2）、歸類集中

就是内帳會計與外帳會計，都各自對到手的單據，按單筆的一筆筆業務進行集中，換句話說就是對同一

筆業務的單據，也許到手的時間有先後，但做賬前，都要把它們集中在一起，即某筆業務的所有到手單據

都放一起，用回形針别住，形成這筆業務的原始憑證。

2、整理

就是分類分單之後，每一筆業務的單據都歸集到了一起，做賬之前，再有到手的單據，也依舊放一起。

按老會計的做法，一般歸集後，都會用便簽紙做一次分錄，和單據放一起。這是草稿，制作記賬憑證是

第二稿，審核過賬是第三稿，通過這樣三次，基本上就能保證分錄的正确率了。分錄是核算的靈魂，分錄

錯，一切都是扯淡。

（六）、單據的入賬時間

1、及時見單入賬

實務中，中小企業會計通常都會有很多會計本職工作以外的雜事，很難有充足的時間來見單做賬。所以

一般是按旬、半月甚至是月底才有時間做賬。

如果每月的記賬憑證超過100份，建議大家見縫插針，平時及時解決一部分單據，否則都堆積到月底，

會吃不消的，時間上也來不及！

2、期末調賬

平時見縫插針的見單做賬後，最後還有一些是沒有外來單據的自制單據要入賬的，這也是期末調賬的主

要部分，當然也不排除一些差錯更正業務。

常見的調整業務及其方法，将在下一講具體介紹。

（七）、單據（原始憑證）丢失的處理方法

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的号碼、金額

和内容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準後，才能代作原始憑證。如果确

實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、

會計主管人員和單位領導人批準後，代作原始憑證。

三、記賬憑證的編制

（一）、确認記賬憑證的種類

1、專用記賬憑證（不建議采用）

現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證

2、通用記賬憑證，建議采用

（二）、憑證日期

1、按編制時的日期

2、按月末最後一天的日期

如果拖延到下月做賬，一般填月末時間。由于會出現補賬和插記的情況，建議統一采用月末時間。

第三節 憑證與賬薄

（三）、憑證摘要

1、内帳要求真實性，即實質重于形式。

2、外帳要根據實際情況該詳細的詳細，該模糊的模糊的。

3、内帳的銀行結算憑證，要注明支票号碼、去向；送存款項，要注明現金、支票、彙票等。

4、沖轉業務，應寫明沖轉某年、某月、某日、某項經濟業務和憑證号碼。

5、禁忌：個人消費性質（桑拿沐足唱K）和請客送禮的内容。

報銷費用時需避免以下字眼：補助、補貼、津貼，獎金、獎勵、獎品，禮品、禮金、贈品、贈送，回扣、

返點、提成。

（四）填寫記賬憑證的編号

1、記賬憑證的編号按月編寫，編寫方法有三種：

（1）将一個月的全部經濟業務，按經濟順序号統一編号。其編号方法簡便，适用于采用通用記賬憑證的

單位使用；

（2）将一個月的全部經濟業務，分收款業務、付款業務、轉賬業務三類按順序編号；

（3）将一個月的全部經濟業務，分現金收款、銀行存款收款、現金付款、銀行存款付款、轉賬業務五類

按順序編号。

2、要求：無論采用上述哪一種方法編号，都應按自然順序連續編号，不得跳号、重号。

3、帶分數編号

一筆經濟業務編制在記賬憑證上的會計分錄，需在兩張或兩張以上記賬憑證上共同反映時，首先記賬憑證

的編号應是一個号，然後在此号碼下，則采用分數的方法來表示，稱為分數編号法。

例如，某筆經濟業務屬某月轉賬業務的第32号，需填制三張轉賬憑證共同完成，那麼這三張轉賬憑證的編

号應是32 1/3、32 2/3、32 3/3 ，分母3表示這筆業務需3張記賬憑證，分子1、2、3分别表示第1、2、3

張。（代分數）

（五）、票據的黏貼

原始票據的粘貼是一項日常化的工作，所有票據一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發票紙張大小相同、

票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據粘貼單上，從右至左，兩張票據不完全

重合，便于翻找核對金額。

（六）、記賬憑證與原始憑證依附的不同情形

1、不需要依附原始憑證的情形

除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。

2、一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的情形

如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證後面，并在其他記賬憑證

上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編号或者附原始憑證複印件。并且記賬憑證的内容和金額，應和所附

的原始憑證一緻。

3、一張原始憑證涉及幾張記賬憑證而且不屬于同一會計主體怎麼辦？

這種情況下要填制原始憑證分割單。一張原始憑證所列的支出需要由幾個單位共同負擔時，應當由保存該

原始憑證的單位開具原始憑證分割單給其他應負擔的單位。

（七）計算和填寫所附原始憑證的張數

1、直接按附原始憑證的自然張數計算。

2、采用"原始憑證粘貼單"的，按粘貼單張數計算。各粘貼單上各自記載所附原始憑證張數。

（八）記賬順序安排的實用技巧

分錄是會計核算的核心。分錄錯誤，則一切免談；分錄既定，其他的就自然會水到渠成。

分錄的實務表現是記賬憑證，而記賬憑證是有編号的，也就是有先後順序。

1、按時間順序

這是一種中規中矩的方法，但工作量比較大，隻适用于經濟業務不多的小企業。

強調：本講座建議不要采用"收、付、轉"的專用記賬憑證，這隻适用于收付業務很大的大中型企業。建

議采用通用記賬憑證。

按時間順序來編制記賬憑證的方法是：

（1）把每次收到的某一業務的單據，都跟一張小的便簽紙，用别針或回形針夾在一起。

（2）按業務發生的時間順序，通常業務發生時至少可以收到一份單證，比如發票、收款單、付款單、票

根、銀行回單等，在便簽紙上标注号碼（一般也就是後期的記賬憑證編号了）。

（3）建議順手在紙上寫出該業務的分錄。

（4）本筆業務涉及多張原始憑證的，本月後期再收到單據的，直接跟前面的單據夾在一起，這樣就不至

于把一筆業務在本期分解成幾筆分錄。

（5）集中做賬時，基本上可以按照便簽的編号順序，這樣就不至于雜亂無章，而且通過便簽上的草稿和

正式記賬，二次思考，就能增加正确率。

2、按核算模塊記賬

這是事務所代理記賬通用的方法，特點是簡化了工作量，能提高工作效率。缺點是對應關系不是很明确。

至于這幾個模塊，在記賬憑證編号時，誰在前誰在後，則沒有一定之規，而且也不能固定，成模式那樣

給人的感覺不太好的。通常是每期，或至少每三期要改變一下模塊的順序。不過一定要留意，這種人為變

動業務順序的，一定不能出現使資産類明細賬（應收往來類除外）的餘額反向，那樣就成了錯賬，易讓人

覺得是假賬。

所以，通常要把收款放在付款模塊前；把入庫放在出庫模塊前，以此類推。

常見的有以下幾種模塊：

1、收入——全額銀行收款

也就是把全部是全額銀行收款的銷售發票都放在一起（附件是：銷售發票、銀行單證，送貨單有無均

可），隻做一筆銷售分錄（下同）：

借：銀行存款

貸：主營業務收入

應交稅費—應交增值稅（銷項稅額）

注意：實務中常常是這種分錄

借：應收賬款

貸：主營業務收入

應交稅費—應交增值稅（銷項稅額）

借：銀行存款

貸：應收賬款

2、收入——全額是現金

附件：銷售發票、收款憑證，有送貨單均可（下同）

3、收入——部分銀行收款，部分是欠款

附件：銷售發票、銀行單據等

4、收入——部分是現金，部分是欠款

附件：銷售發票、收款憑證等

5、收入——全額是欠款

附件：銷售發票等

6、采購模塊

方法一：按供應商歸集

方法二：按付款方式歸集

7、收款——銀行轉賬

8、收款——現金

9、付款——銀行轉賬

10、付款——現金

11、往來：與個人的往來應該獨立記賬

12、繳納稅款

附件：完稅憑證

13、發放工資

14、計提分配工資

15、費用報銷：按報銷人單獨入賬

一般隻适用于放在最後的：

16、材料暫估入賬與沖銷暫估

17、計提折舊

18、攤銷與預提

19、計提稅費

20、領料

21、制造費用結轉

22、生産成本結

四、記賬憑證的審核

第三節 憑證與賬薄

（一）、内帳審核

所有填制好的記賬憑證，都必須經過其他會計人員認真的審核。在審核記賬憑證的過程中，如發現記賬憑

證填制有誤，應當按照規定的方法及時加以更正。隻有經過審核無誤後的記賬憑證，才能作為登記賬簿的

依據。記賬憑證的審核主要包括以下内容：

1、記賬憑證是否附有原始憑證，記賬憑證的經濟内容是否與所附原始憑證的内容相同。

2、應借應貸的會計賬戶(包括二級或明細賬戶)對應關系是否清晰、金額是否正确。

3、記賬憑證中的項目是否填制完整，摘要是否清楚，有關人員的簽章是否齊全。

電算化實務中，憑證必須審核，隻有審核了的憑證才能過賬和結轉、結賬。但是要注意，憑證一旦審核後

就不能再修改（有些有反審核、反結賬功能），即使發現憑證有誤，也隻能通過會計差錯更正的方法解決，

所以，審核通常是月末結賬前進行，最好不要提前審核，否則很麻煩。

（二）、外帳審核

1、必須"三位一體"

即：摘要、分錄、原始憑證對經濟業務的指向具有同一性、确定性。不能驢頭不對馬嘴。

2、必須同時滿足"五性"

常識性：社會與業務常識，比如無論是否有票，建築必然發生勘察設計、消防等費用

合理性：不違反常規，比如小車一天最多能燒多少汽油

合規性：會計與稅法規定

關聯性：跟企業經營、業務密切相關，比如黃金、嬰兒車專票

完整性：包括業務的完整，以及一些需要證據鍊的情形。

五、會計憑證的裝訂

第三節 憑證與賬薄

會計憑證的裝訂是指把定期完畢的會計憑證按照編号順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加

貼封簽。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖号數以及記賬憑證

和原始憑證張數，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證整理裝訂時，必須保持會

計分錄的完整，應按憑證号碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據以及各種

需要随時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日

期和編号。　一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

1、會計憑證裝訂前的準備工作

①分類整理，按順序排列，檢查日數、編号是否齊全；

②按憑證彙總日期歸集（如按上、中、下旬彙總歸集）确定裝訂成冊的本數；

③摘除憑證内的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且

要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

④整理檢查憑證順序号，如有颠倒要重新排列，發現缺号要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入

庫單、工資、獎金發放單是否随附齊全；

⑤記賬憑證上有關人員(如财務主管、複核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

2、如何正确處理記賬憑證的附件

過寬過長的附件，應進行縱向和橫向的折疊。折疊後的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還

要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證内容的完整。

過窄過短的附件，不能直接裝訂時，應進行必要的加工後再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，然後再裝訂

粘貼紙。原始憑證粘貼紙的外形尺寸應與記賬憑證相同，紙上可先印一個合适的方框，各種不能直接裝訂

的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市内公共汽車票、火車票、出租車票等，都應按類别整齊地粘貼于粘

貼紙的方框之内，不得超出。粘貼時應橫向進行，從右至左，并應粘在原始憑證的左邊，逐張左移，後一

張右邊壓位前一張的左邊，每張附件隻粘左邊的0.6～1厘米長，粘牢即可。粘好以後要捏住記賬憑證的左

上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。最後還要在粘貼單的空白處分别寫出每一類原始憑證的張

數、單價與總金額。

如：某人報銷差旅費，報銷單後面的粘貼單附有0.5元的市内公共汽車票20張，1元的公共汽車票12張，

285元的火車票1張，869元的飛機票1張，就應分别在汽車票一類下面空白處注明0.5×20＝10元，1×12

＝12元，在火車票一類下面空白處注明285×1＝285元，在飛機票一類下面空白處注明869×1＝869元。

這樣，萬一将來原始憑證不慎失落，也很容易查明丢的是那一種票面的原始憑證，而且也為計算附件張數

提供了方便。

3、會計憑證裝訂

會計憑證裝訂的要求是既要美觀大方又要便于翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。

一般來說，一本憑證，厚度以1.5厘米至2.0厘米為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄時可用紙折一些三角

形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一緻。

有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法，裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：

（1）封面和封底裁開，分别附在憑證前面和後面，再拿一張質地相同的紙，可以再找一張憑證封皮，以

封面的寬為邊長，疊成正方形，裁下多餘部分，将正方形放在封面上角，做護角線。

（2）具體做法是，将正方形二次中分對折，形成四個相等的正方形，再将其中一個沿對角線對折（即折

一個角），用膠水把該角黏貼在下面的封面上，用夾子夾住，用裝訂機在該角的45度分角線上分布均勻地

打兩個眼兒，注意不要打在、更不要超出折疊出的對角線上。

（3）大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以将回形别針順直，然後将兩端折向同一個方向，将線

繩從中穿過并夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼是可以穿過的。

（4）在憑證的背面打結。線繩最好把憑證兩端也系上。

（5）将護角向左上側折，并将一側剪開至憑證的左上角，然後抹上膠水。

（6）向上折疊，并将側面和背面的線繩扣粘死。

（7）待晾幹後，在憑證本的背上面寫上"某年某月第幾冊共幾冊"的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名

或蓋章。現金憑證、銀行憑證或轉賬憑證最好依次順序編号，一個月從頭編一次序号，如果單位的憑證少，

可以全年順序編号。

4、會計憑證裝訂時的特殊處理

1）、會計憑證裝訂時，某些需要的原始憑證應該怎樣處理？

根據财政部《會計基礎工作規範》第五十五條規定的精神，會計憑證裝訂時，對于那些重要的原始憑證，

比如各種經濟合同、存出保證金收據、涉外文件、契約等，為了便于日後查閱，可以不附在記賬憑證之後，

另編目錄，單獨保管，然後在相關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編号，以便日後核對。

2）、會計憑證裝訂時，數量較多的原始憑證可以怎樣處理？

根據财政部《會計基礎工作規範》第五十五條規定的精神，會計憑證裝訂時，對于那些較多的原始憑證，

例如，發貨票、收貨單、領料單等，也可以不附在記賬憑證之後，單獨裝訂成冊，在封面上注明記賬憑證

的日期、編号、種類，然後在記賬憑證上注明"附件另訂"（或"所附原始憑證另訂"）和原始憑證的名

稱、編号。

注意：通常需要在每月的第一本憑證的首頁，要附上"會計報表"、"科目餘額表"、"銀行存款餘額調

節表"、"現金盤存表或資金月報表"等，至少要有科目餘額表。

5、會計憑證的保管

會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位在完成經濟業務手續和記賬以後，須按規定的立卷歸檔

制度，形成會計檔案資料，以便日後查閱。

會計部門在記賬後，應定期（每日、每旬或每月）對各種會計憑證加以分類整理，将各種記賬憑證按照編

号順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，

應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖号碼，以及記賬憑證和原始憑證的張數，

并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的

完整。為此，應按憑證号碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。

附：企業和其他組織會計檔

案保管期限表

序号 檔案名稱 保管期限 備注

一 會計憑證

1 原始憑證 30年

2 記賬憑證 30年

二 會計賬簿

3 總賬 30年

4 明細賬 30年

5 日記賬 30年

6 固定資産卡片固定資産報廢清理後

保管5年

7 其他輔助性賬簿 30年

三 财務會計報告

8月度、季度、半年度财務會

計報告10年

9 年度财務會計報告 永久

四 其他會計資料

10 銀行存款餘額調節表 10年

11 銀行對賬單 10年

12 納稅申報表 10年

13 會計檔案移交清冊 30年

14 會計檔案保管清冊 永久

15 會計檔案銷毀清冊 永久

16 會計檔案鑒定意見書 永久

六、賬簿操作實務

（一）、設置賬薄

1、現金日記賬

一般企業隻設1本現金日記賬。若有需求，也可以按照不同的币種分設現金日記賬。

2、銀行存款日記賬

一般應根據每個銀行賬号單獨設立1本賬。

現金日記賬和銀行存款日記賬均應使用訂本賬。根據單位業務量大小可以選擇購買不同頁數的。

3、總分類賬

一般企業隻設1本總分類賬。外形使用訂本賬。這1本總分類賬包含企業所設置的全部賬戶的總括信息。

4、明細分類賬

明細分類賬采用活頁形式。

存貨類的明細賬要用數量金額式的賬頁；

收入、費用、成本類的明細賬要用多欄式的賬頁；

應交增值稅的明細賬單有賬頁；

其他的基本全用三欄式賬頁。

因此，企業需要分别購買這4種賬頁，數量的多少依然是根據單位業務量等情況而不同。

（二）、賬簿的登記方法

（1）年頭年尾

年頭：本年第一行的時間欄填寫"某年一月一号"；憑證字号欄不填；摘要欄填寫"上年結轉"；發生

額欄不填；餘額欄填寫餘額方向和金額。

年尾：在雙紅線下面，隻在摘要欄填寫"結轉下年"，其餘不填。

（2）月頭月尾

月初：本月第一行的時間欄填寫"某年某月一号"；憑證字号欄不填；摘要欄填寫"期初餘額"；發生

額欄不填；餘額欄填寫餘額方向和金額。

月尾：緊接着本月最後一筆經濟業務的下面，在摘要欄分别填寫"本月合計"、"本年累計"（不是所

有的賬都有本年累計），然後在下面劃單紅線。

（3）日常登賬（注意不得跳行跳頁）

時間欄：一般填寫實際過賬時間，不是按期過賬的，可以寫月末最後一天。

憑證字号欄：按記賬憑證編号。

摘要欄：填寫業務摘要。

發生額欄：按所屬方向填寫金額。

餘額欄：一般最好随手結出餘額。

（4）過次承前：

每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄内，

并在摘要欄内注明"過次頁"和"承前頁"字樣；也可以将本頁合計數及金額隻寫在下頁第一行有關欄内，

并在摘要欄内注明"承前頁"字樣。也就是說，"過次頁"和"承前頁"的方法有兩種：一是在本頁最後

一行内結出發生額合計數及餘額，然後過次頁并在次頁第一行承前頁；二是隻在次頁第一行承前頁寫出發

生額合計數及餘額，不在上頁最後一行結出發生額合計數及餘額後過次頁。

另外，建議在"過次"欄，用鉛筆寫下本頁的借、貸方的發生額合計數，這對以後的複核、檢查、驗

證、統計和查錯都會有很大的幫助。

（三）、結賬的方法

1、結賬程序及方法

（1）、結賬前，必須将本期内所發生的各項經濟業務全部登記入賬。

（2）、結賬時，應當結出每個賬戶的期末餘額。需要結出當月發生額的，應當在摘要欄内注明"本月合計"

字樣，并在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發生額的，應當在摘要欄内注明"本年累計"字樣，并在

下面通欄劃單紅線;12月末的"本年累計"就是全年累計發生額，全年累計發生額下應當通欄劃雙紅線，年度

終了結賬時，所有總賬賬戶都應當結出全年發生額和年末餘額。

（3）、年度終了，要把各賬戶的餘額結轉到下一會計年度，并在摘要欄注明"結轉下年"字樣;在下一會計

年度新建有關會計賬簿的第一餘額欄内填寫上年結轉的餘額，并在摘要欄注明"上年結轉"字樣。

2、結帳時怎樣根據不同的賬戶記錄分别采用不同的方法?

（1）、對于不需要按月結計本期發生額的賬戶，如各項應收款明細賬和各項财産物資明細帳等，每次記

帳以後，都要随時結出餘額，每月最後一筆餘額即為月末餘額。也就是說，月末餘額就是本月最後一筆經

濟業務記錄的同一行内的餘額。月末結賬時，隻需要在最後一筆經濟業務記錄之下劃一單紅線，不需要再

結計一次餘額。

（2）、現金、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬，每月結賬時，要在最後一

筆經濟業務記錄下面劃一單紅線，結出本月發生額和餘額，在摘要欄内注明"本月合計"字樣，在下面再劃

一條單紅線。

（3）、需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，如産品銷售收入、成本明細賬等，每月結賬時，應在"本月合

計"行下結計自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄内注明"本年累計"字樣，并在

下面再劃一單紅線。12月末的"本年累計"就是全年累計發生額，并在全年累計發生額下劃雙紅線。

（4）、總賬賬戶平時隻需結計月末餘額。年終結賬時，為了反映全年各項資産、負債及所有者權益增減變動的全

貌，便于核對賬目，要将所有總賬賬戶結計全年發生額和年末餘額，在摘要欄内注明"本年合計"字樣，并在合計

數下劃一雙紅線。采用棋盤式總張賬和科目彙總表代替總賬的單位，年終結賬，應當彙編一張全年合計的科目彙

總表和棋盤式總賬。

（5）、需要結計本月發生額的某些賬戶，如果本月隻發生一筆經濟業務，由于這筆記錄的金額就是本月發生額，

結賬時，隻要在此行記錄下劃一單紅線，表示與下月的發生額分開就可以了，不需另結出"本月合計"數。

3、結賬時如何劃線?

結賬劃線的目的，是為了突出本月合計數及月末餘額，表示本會計期的會計記錄已經截止或結束，并将本

期與下期的記錄明顯分開。根據《會計基礎工作規範》規定，月結劃單線，年結劃雙線。劃線時，應劃紅

線;劃線應劃通欄線，不應隻在本帳頁中的金額部分劃線。

4、結賬時對于賬戶餘額怎樣填寫?

一般說來，每月結賬時，應将帳戶的月末餘額寫在本月最後一筆經濟業務記錄的同一行内。但在現金日記

賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結計發生額的賬戶，如各種成本、費用、收入的明細賬等，每月結賬

時，還應将月末餘額與本月發生額寫在同一行内，在摘要欄注明"本月合計"字樣。這樣做，賬戶記錄中的

月初餘額加減本期發生額等于月末餘額，便于賬戶記錄的稽核。需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，

每月結賬時，"本月合計"行已有餘額的，"本年累計"行就不必再寫餘額了。

5、結賬時能否用紅字?

賬簿記錄中使用的紅字，具有特定的涵義，它表示藍字金額的減少或負數餘額。因此，結帳時，如果出現

負數餘額，可以用紅字在餘額欄登記，但如果餘額欄前印有餘額的方向(如借或貸)，則應用藍黑墨水書寫，

而不得使用紅色墨水。

6、怎樣把有餘額的賬戶餘額結轉至下年?

（1）、對于怎樣把有餘額的賬戶餘額結轉下年，實際工作中有以下兩種不規範的方法：

1）、将本賬戶年末餘額，以相反的方向記人最後一筆賬下的發生額内，例如某賬戶年末為借方餘額，在

結帳時，将此項餘額填列在貸方發生額欄内(餘額如為貸方，則作相反記錄)，在摘要欄填明"結轉下年"字樣，

在"借或貸"欄内填"平"字并在餘額欄的"元"位上填列符号，表示帳目已經結平。

2）、在"本年累計"發生額的次行，将年初餘額按其同方向記入發生額欄内，并在摘要欄内填明"上年

結轉"字樣;在次行登記年末餘額，如為借方餘額，填人貸方發生額欄内，反之記人借方，并在摘要欄填明"

結轉下年"字樣。同時，在該行的下端加計借、貸各方的總計數，并在該行摘要欄内填列"總計"兩字，在"

借或貸"欄内填"平"字，在餘額欄的"元"位上填列"0"符号，以示賬目已結平。

（2）、正确的方法應該是：

年度終了結賬時，有餘額的帳戶的餘額，直接記入新賬餘額欄内即可，不需要編制記帳憑證，也不必将餘

額再記入本年賬戶的借方或貸方(收方或付方)，使本年有餘額的賬戶的餘額變為零。因為，既然年末是有

餘額的賬戶，餘額就應當如實地在賬戶中加以反映，這樣更顯得清晰、明了。否則，就混淆了有餘額的賬

戶和無餘額的賬戶的區别。

對于新的會計年度建賬問題，一般說來，總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。但有些财産物資明

細賬和債權債務明細賬，由于材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍工作量較大，因此，

可以跨年度使用，不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。

（四）、賬簿的更換

1、訂本式賬簿

　 訂本式賬簿，簡稱訂本賬，是指單位在啟用前進行順序編号并固定裝訂成冊的賬簿。這種賬簿的賬頁

固定，既可以防止散失，又可以防止抽換，較為安全;同時，訂本賬在同一時間内隻能由一人登記，不便于

記賬人員分工，因而該類賬簿的使用欠靈活。

訂本賬一般适用于具有統馭性、重要性的總分類賬、庫存現金日記賬和銀行存款日記賬等賬簿的登記。這

類賬簿一般一年更換一次，不得跨年度使用。同時，由于該類賬簿賬頁固定，不能增減，賬頁多餘時，會

造成浪費。需要注意的是，訂本賬賬頁不夠時，記賬人員應在保管好已經用完的賬簿的同時，及時更換賬

簿，以免影響賬簿的連續性登記。年終更換賬簿時，會計人員要把尚未用完賬頁的訂本賬，連同已經更換

的賬簿一并作為會計檔案送交主管總賬會計集中統一保管。

2、活頁式賬簿

　　活頁式賬簿，簡稱活頁賬，是指單位将賬頁裝在賬夾内，用鞋帶或螺絲固定，便于随時取放的賬簿。

在啟用前沒有編寫賬頁頁碼，在使用過程中，記賬人員将各張賬頁置放在活頁賬夾内，并拴紮成冊。與訂

本賬相比，采用這類賬簿，可以根據需要增減賬頁，不會造成浪費，使用比較靈活，便于分工記賬。但是，

這種賬簿的賬頁容易散失和被抽換。因此，在采用這種賬簿時，空白賬頁在使用時必須連續編号，并且有

關人員在賬頁上蓋章，并定期裝訂成冊。

活頁式賬簿一般适應于明細分類賬的登記。年度終了，會計人員應根據需要對活頁賬進行更換。

損益類賬簿，包括各種期間費用明細賬、收入明細賬等賬簿，原則上一年更換一次，不必跨年使用;對于部

分财産物資明細賬簿，記錄财産物資品種少、規格單一，應在每年年終按規定辦理結賬手續後，更換、啟

用新賬簿，将其餘額結轉記入新賬簿中;對于所記财産物資品種、規格繁多的材料明細賬簿，債權債務單位

較多的往來賬簿，如果更換新賬，重抄一遍的工作量大，容易改變所記内容的原貌，所以，這類賬簿可以

跨年度使用。

3、卡片式賬簿

　　卡片式賬簿，簡稱卡片賬，是指由某些專門格式的、分散的硬紙卡片作為賬頁組成的賬簿。卡片賬通

常放置于專設的卡片箱中，數量可根據經濟業務的需要随時增添，如固定資産卡片賬、周轉材料卡片賬等。

單位使用時應将卡片賬頁連續編号;登記完畢時，應将卡片賬頁穿孔固定保管。該類賬簿，使用靈活方便，

但賬頁容易散失和被抽換。因此，單位使用時，應在卡片賬頁上連續編号，以保證安全。

卡片式賬簿一般适應于記錄的内容詳細具體，賬頁需要随着物資使用或存放地點的轉移而重新排列的明細

賬。卡片賬簿可以跨年度連續使用而無需更換賬頁，也便于分類彙總和根據管理的需要轉移卡片。卡片賬

頁應在所記财産報廢清理後或辦理完轉讓手續時抽出，作為會計檔案另行保管，保管時間不低于5年。

實行會計電算化的單位，應當保存打印出的紙質會計賬簿。具備采用磁性介質保存會計賬簿條件的，應備

份後将保存在磁性介質上的會計賬簿數據連同紙質會計賬簿一并保管，無需更換會計賬簿。

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