整理領導講話錄音是秘書人員的一項日常工作，我們經常會遇到，尤其是對單位主要領導的講話，必須保證體現原汁原味，保留領導原話概貌，但是，也并非就是“領導怎麼說，我就怎麼寫”，如果隻是簡單的僵化的複制，會出問題，鬧笑話，出事故。那麼如何來整理領導講話，一般來說，應該做到以下四個方面：

受時間、環境、情境、情緒、受衆、内容等多方面的影響，很多領導講話都是即席的，即使有稿子，有時也會選擇脫稿，或者發揮。我們在會議上，自然聽領導講話自成一體，也很容易就理解了。但是，如果沒有參加會議，隻是單純聽錄音，有時就有一些費解的地方。這就是這些因素在影響。所以，要整理領導錄音，必須是自己參加了會議，能較好理解領導講話内容實質。口語化的表達與文字的表達是不同的。口語的表達更注重于即興發言，想到哪，說到哪，表達個人思想。文字的表達，層次感就比較強了，一些語言不允許存在歧意。所以，我們必須把領導先講的後講的從内容上區分層次，理清輩份，歸納整理。有的雖然是後講的，但按層次，也需要排到前面來，有的各層次内容相互交叉在一起的，我們就要進行剝離出來，把意思理順清楚。層次的理順，就是說到一個層次，就要把所有這個層次的内容都統一到一起來。

領導的即席發言，一些思想觀點是在較短時間内組織起來的，在特定的語言環境下，是符合邏輯和正确的。但是，一旦脫離了這個語言表達情境，這些話就要相應進行變化調整，以保證這些思想觀點的文字表述正确性。這就是所說的“精确校準”。觀點還是領導的觀點，但應該校準的須校準，以使之适應文字表述環境。有人舉了這樣一個例子，挺恰當說明了這個意思：領導說“各級幹部盡可能放開手腳大膽幹，出了問題，隻要不是中飽私囊，可以不追究責任。”領導在發言中，當時的語言環境是面對面的，是沒有前提限定，但發言者與聽會者，兩者都是心意相通的，都能理解這句話實質是有前提的，即：要在遵守黨紀國法政策法律的前提下。所以，整理的時候，就要在文字表述時，加上這個前提，以使這句話保持原語言環境之下的原意不受曲解和傷害。可以整理為：各級幹部盡可能放開手腳大膽幹，出了問題，隻要在遵守黨紀國法、政策規定的前提之下，不是中飽私囊，可以不追究責任。

領導即席講話，雖然是在較短時間内組織起來的語言表達，但是一點不容置疑，即，是表達的他想表達的思想，這些思想了附着在他所說的原話上。原話可以是口語化的，口語化的表達對于個人思想的表達與文字相比更直接、更有效果。我們說，要努力忠實于原話，就是盡量多用他口語化的原話。這些原話在特定的會議環境中，更容易保持他的原有意思表達，更能體現領導者對于工作的安排力度和具體要求。如果涉及到一些領導的連珠妙語、風趣言談，可以視會議情況，繼續保留，或适當做出删減。因為這些話雖然體現了領導的性格，但這些隻是為了調動會議情緒、氣氛的，所以如果對于工作安排無益，是可以删減的。如果與會議内容關聯度高，則必須保留。當然體現領導語言風格的，如語序、常用句式、常用詞語等等，應該保持原貌為好。

即席講話和脫稿發揮，說明領導當時思維非常活躍，對于講話内容把握是非常到位的，這裡面就可能涉及到，錄音所錄下來的話，有的好似前言不搭後語，意思連貫上有脫節，或者是跳躍很大，中間意思好像有空白。其實在會議現場，你不會有這種感覺。這就是口語化表達轉化為文字表述之後的一種合理現象。這時，我們就要認真體會，領會講話的精神實質，來補充完善句子的意思，使作為文字的表達，這句話更準确，更得體，更順暢。因為是口語化表達，對于一些前後銜接性的詞語應該删減，對于一些沒有實質意思，隻是促進思考和承接的短句，應該删減。

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