從源頭上做好成本把控，這樣才能在接下來的每一個流程裡提升利潤空間，想管理好原料采購流程，可以從下面幾點來開展：

(一)确定餐飲訂貨、采購的組織形式

所有餐飲業務攤子較大、餐飲營業收入較多、餐飲部地位較重要的中資餐飲店，食品等采購由餐飲部自己管理，采購的及時性、靈活性和食品原料本身難以掌握，因此餐飲部的主管領導就應訂立相應的規章制度，嚴把質量和數量關，使采購環節的成本費用降至最低。

除此之外，采購工作的好壞，采購人員的誠實、踏實與否，直接影響到餐飲成本率，這同樣是搞好餐飲成本控制的重要一環。合格的采購員是企業搞好采購工作的第二個前提(第一前提是“采購組織機制的确定”)，國外一些小型餐飲店通常由業主或經理親自兼任采購員，可見采購員的選擇對成本控制有着舉足輕重的影響。有的管理學家甚至認為，一個好的、理想的采購員可以為餐飲企業節約5%的餐飲成本。

(二)制定合适的采購運作程序

采購程序是采購工作的核心之一。實施采購首先要制定一個有效的工作程序，使從事采購的有關人員和管理人員都清楚應該怎樣做、怎樣溝通，以形成一個正常的工作流程，也使管理者利于履行職能，知道怎樣去控制和管理。各餐飲店可根據自己的管理模式，制定符合本餐飲店的采購程序，但制定的目的和原理是相同的。

通常的餐飲原料采購程序：餐飲部所需要的食品應向儲藏倉庫申領，申領應通過正式的申請手續——領料單，倉庫根據申領手續發放，所有食品原料都必須經過這一手續獲得。發放的食物原料既可以是倉庫本身保管儲藏的，也可以是當天驗收合格的新鮮食品原料。

餐飲部和倉庫分别通過采購申請單向采購部門提出訂貨要求。餐飲部的訂貨品種是除倉庫之外的食品，通常為新鮮食品；而倉庫訂購的是需儲存保管的食品，當庫存量低于規定的數量時，就要提出申購，備足必要的庫存量。

當采購部門接到訂貨申請之後，通過正式的訂購單手續向供應單位訂貨，同時給驗收部門一份訂購單，以備收貨時核對。

訂貨後，供應單位或個體經營者如送貨上門，則由驗收部門驗收合格後轉送入庫；如供應單位不提供送貨服務，則由采購部門承運回來，交驗收部門驗收入庫。當驗收部門收到廚房訂購的新鮮食品時，應立即通知廚房通過申領手續及時領取。

對于單據的處理，應使各部門明了：各項工作均應以向生産部門及時提供适質、适價、适量的食品為惟一目标，各部門在提供食品時都不得推卸各自的責任，管理者應嚴格按采購程序對采購過程進行督導和管理。

(三)控制采購質量

要保證餐飲産品的質量始終如一，餐飲店使用的食品原料的質量也應該始終如一。食品原料的質量标準是指食品原料是否适用。越适于使用，質量就越高。

餐飲管理人員應在确定本企業的目标和編制有關計劃時規定食品原料的質量标準。采購部經理或成本控制會計員應當在其他經管人員的協助下，列出本企業常用的需采購的食品原料的目錄，并用采購規格書的形式，規定對各種食品原料的質量要求。

(四) 控制采購數量

編定采購規格書之後，其質量标準可使用相當長的一段時間，而采購數量标準卻需要經常修改。一般來說，企業需每天修改數量标準。

1.采購對象的分類

企業采購的食品原料，有些立即用于生産，有些則存入倉庫。從采購的角度出發，食品原料可分為兩大類：

(1)容易變質的食品原料——鮮活原料。

容易變質的食品原料指購入後隻能在較短時間内使用的那些食品原料，一般指鮮活食品原料。例如，生菜和鮮魚會很快變質。有些肉料和乳酪可保存稍長一段時間，但和罐頭番茄醬相比，這此食品原料也會很快變質。因此，容易變質的食品原料應當在進貨之後立即使用。

(2)不易變質的食品原料——可儲存原料。

不易變質的食品原料通常稱作主食品，指可以存儲較長一段時間的食品原料。大米、面粉、食鹽、糖、罐頭水果、蔬菜、香料和調味品等都是不易變質的食品原料。這些食品原料的包裝物通常是盒子、箱子、袋子、瓶子、壇子、罐頭等。在室溫條件下，這類食品原料可在貯藏室裡存放數周甚至幾個月。

2.鮮活食品原料采購的數量控制

鮮活食品原料的不可久存的特點決定了餐飲店必須遵循先行消耗庫存原料，然後才能進貨的原則。因此，采購的第一步工作便是掌握食品原料的現有庫存量，并根據營業量預報，決定下一期營業所需的原料數量，然後算出采購數量。

因為多種因素，餐飲店不難訂出比較合理的各種原料的最高儲備量。最高儲備量可以指某種原料在最近一次進貨後可以達到但一般不應超過的儲備量，但也可指某種原料在任何時候都應保持的儲備量。

(五) 規範采購流程要注意的細節

1.要求供應商提供盡可能詳細的資金、經營許可證、産品、生産規模、資信認證等相關報告。資料越詳細越好。

2.對供應商提供的資料做一個詳細的歸類。将客戶歸類，并且給出是否值得扶持、是否值得肯定的内部分析。

3.查看供應商的工廠。視察廠家規模是否與他們提供的基礎資料一緻。如果有不一緻的地方就不予考慮合作。

求。4.向供應商提出樣品需求。看樣品的尺寸、規格以及其他參數是否符合需

5.要通過技術分析，要有檢驗部門的分析結果。檢驗包括其價格、質量以及其他規格是否符合要求。

6.如果符合要求，對供應商下達一個評審通知書。符合要求的供應商可以進入采購商的供應鍊。對于供應商來說，首先要進入采購商的供應鍊，才能有資格為其提供産品服務。

7.與供應商進行初期的商業談判，正常的談判時間在3個月内。

8.雙方簽訂合同。

9.供應商開始提供小批量的産品。

10.對供應商的小批量産品進行複查。所有的小批量産品必須進行嚴格的實驗檢查。

11.如果小批量産品通過審核，那麼此供應商将被加入采購商的産品目錄。

12.供應商加入産品目錄，每一個目錄都需要自己去評審，每一個地方都需要重新評審一次，整個流程需要半年時間。資信問題更是重中之重。

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