事業單位檔案管理的意義?蓬溪縣城鄉居民養老保險局 李文奇，我來為大家講解一下關于事業單位檔案管理的意義?跟着小編一起來看一看吧!

事業單位檔案管理的意義

蓬溪縣城鄉居民養老保險局 李文奇

【摘要】文書檔案作為事業單位發展及管理的統一記錄描述，對事業單位的建設及發展規劃實施有着重要的影響。文書泛指事業單位從成立到發展中的各種文件和信息資料，而文書檔案管理是要求事業單位能将各種文件信息資料進行檔案化儲存和管理，以便于後期查詢和研究，具有一定的曆史文化意義。從檔案中可以追溯到事業單位規劃建設等一切變動情況，能夠有效衡量事業單位的發展效益。所以加強文書信息搜集和文件檔案化管理，對提升事業單位的發展質量有着至關重要的影響。

【關鍵詞】事業單位；文書檔案管理；統一性研究

一、文書信息搜集

文書信息搜集作為事業單位文書檔案儲存和管理的重要環節和步驟，其信息的價值性、權威性和真實性，直接影響着檔案的管理質量和管理效率，能否有效的收集文書信息，不僅決定着文書檔案管理程序能否按順序進行，更影響着文書檔案管理體系的統一性建設。這就要求事業單位檔案管理人員，首先要着重于文書信息的搜集和整理，要針對單位的實際建設規劃和實際發展情況，努力的搜集各種文件信息，要在單位内部規劃建設成統一的文件信息搜集體系，能夠對單位的各組織部分和各部門的建設情況和發展情況進行統一的信息搜集。要确保文書信息的質量和權威性，能夠讓文書信息有效的反應事業單位的發展變動情況，從根本上來保障文書信息的質量。同時在文書信息搜集的過程中檔案管理人員要注重信息的多元化組成，不僅要收集各種紙質文件信息，最重要的音視頻信息資料也要有效的收集，保證文件信息的多元化、多樣性，能夠從根本上反映出本單位的發展曆程和變動情況。

二、文書信息的整理和分類

事業單位文書檔案管理體系的統一性建設還要注重文書檔案信息的分類和整理。檔案管理最重要的環節在于按照科學标準進行有效的分類，然後根據各種文件信息的媒介屬性、載體性質、保存形式和内容範圍進行詳細科學化的分類，按照分類标準的不同，對各種類别的文書信息要進行妥善的整理。對于紙質信息文件要建立專門的檔案儲存室，進行專業化的存儲要保障其環境條件，能夠長期的進行存儲和查詢。對于電子化的音視頻資料，要能夠建立專門的信息數據庫，進行統一的分類整理，要根據信息内容的不同，将不同的音視頻信息分類到相應數據庫中，以便于後期的查詢和歸納。文書檔案管理人員要嚴格按照專業化的檔案管理步驟對單位内部的文件信息按照規定流程進行處理，要注重檔案信息處理細節，從根本上保障信息的完整，确保信息的客觀真實。

三、優化文書檔案管理體制

文書檔案管理的統一性建設還要求事業單位能根據自身内部組織架構的不同，優化檔案管理體制能夠對各種文書檔案信息進行有效的存儲。文書檔案信息，按照其載體性質的不同，可分為紙質文件、音視頻資料、電子文件、數字編碼文件等。要想從根本上對各種不同媒介屬性的文書檔案信息進行統一的存儲和管理就要依據媒體性質的不同，分門别類的進行存儲。檔案信息的存儲是檔案管理的前提。如果不能對各種檔案信息進行有效的存儲，就不能對信息實施有效的管理。這就要求事業單位要建立專門的電子數據庫，對各種電子文件、數字編碼文件及音視頻資料進行統一的存儲，要注重電子文件的備份保存和加密處理，對于機密的電子文件信息要适當的寫入加密程序，防止洩密事件的發生。其它類型電子文件要結合文件性質的不同進行不同形式的備份，真正做到有備無患，從根本上保障文書檔案信息的安全。紙質文件要建立專門的檔案信息管理室進行紙質文件的保存，要協調專門人員對各種紙質文件進行統一的管理和存儲，從根本上提高文書檔案管理效率。

四、将文書檔案管理部門獨立出去

文書檔案管理作為事業單位的發展依據和文化保障部門，記錄的事業單位的發展曆史，其職能管理及人員工作制度管理，應該是嚴密而創新的。所以，加強文書檔案管理的統一性建設就要求事業單位能夠将文書檔案管理部門獨立出去，不歸于其它組織部門職能之下，要根據其部門的特殊性重新調整管理方式，對于前來查閱資料的群衆也應該設置相應的查閱權限，允許文書檔案管理的工作人員有合理的彈性工作時間，并且讓其承擔起文書檔案的監督工作，從根本上來保障檔案信息的安全，提高其檔案管理效率。

五、結語

在事業單位内部要進行文書檔案管理體系的統一化建設就要強化文書信息搜集機制的建設，加強文書信息的整理和分類，優化文書檔案管理機制，着重提升文書檔案管理效率，促進事業單位内部形成完善的文書檔案管理機制。

【參考文獻】

[1]淺析事業單位文書檔案管理[J]. 金朝陽. 蘭台内外. 2016(01)

[2]機關事業單位文書檔案管理強化途徑探讨[J]. 劉铮. 經營管理者. 2017(09)

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