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01 項目例會管理制度

02 項目報告管理制度

03 項目溝通管理制度

04 項目合理化建議/提案管理辦法

項目例會管理制度

第1條 目的

為保證項目部内部溝通的順暢，總結工作中出現的問題，制定下一步的工作計劃，特制定本制度。

第2條 适用範圍

本制度适用于項目部例會會議工作相關事項。

第3條 職責權限

項目部經理負責會議的主持工作，項目部綜合管理辦公室負責會議的籌備、通知、記錄等相關工作。

第4條 項目部例會類型

根據召開的頻率，項目部的例會分為以下幾種類型，具體如下表所示。

項目部例會類型說明表

第5條 會議紀律要求

1．參會人員必須準時出席會議，因故不能參加者，須提前向上級領導請假，不得無故缺席或遲到，不得早退。

2．參會人員需攜帶記錄本和筆，做好會議記錄。

3．會議期間，遵守會場紀律，不做與會議無關的其他事情。

4．違反上述規定者，公司有權視情節輕重給予紀律處分。

第6條 本制度由項目部綜合管理辦公室制定，解釋權歸項目部綜合管理辦公室所有。

第7條 本制度自頒布之日起開始實施。

項目報告管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為保證項目内部的信息溝通順暢，促進項目各項工作的順利開展，特制定本制度。

第2條 适用範圍

本制度适用于項目部内部管理人員及員工的彙報工作。

第3條 職責權限

1．項目部經理以情況簡報、專題彙報、工作總結等方式，定期向公司總部報告本項目部工作開展情況、人員變動情況，及合同方的最新工作要求。

2．項目部其他管理人員及員工應及時彙總工作中出現的問題、總結工作經驗、提出解決方法，定期向主管上級進行工作彙報。

3．項目綜合管理辦公室負責對制度執行情況的監督與檢查。

第2章 項目報告形式管理

第4條 項目工作報告按照報告時間的頻率可以分為三種報告形式：項目日報、項目周報和項目月報。

1．項目日報需要報告當天工作清單、計劃執行情況和工作建議。報告人為部門經理和主管。日報表的樣式如下表所示。

項目工作日報

報告人： 部 門： 報告時間： 年 月 日

2．項目周報需要報告項目進展、質量、安全控制、困難與問題、解決措施及下周工作計劃。報告人為項目部經理、職能部門經理和主管。周報表的樣式如下表所示。

項目工作周報

報告人： 部 門： 年 月 日至 年 月 日

3．項目月報需要報告項目進度、安全、質量、技術、資金使用、成本控制情況、困難與問題、解決措施及下月工作計劃。報告人為項目部經理和項目部各業務負責人。月報表的樣式如下表所示。

項目工作月報

報告人： 部 門： 年 月 日至 年 月 日

第5條 員工在做工作彙報時，無論是日報、周報，還是月報，均應采用書面形式、電子郵件或口頭形式，如相關工作内容需要形成文字記錄的，必須以書面形式提出。

第3章 項目報告渠道管理

第6條 員工請示、彙報不得越級進行，彙報對象為本崗位主管上級。具體規定如下。

1．普通員工書面（或口頭）彙報 班（組）長彙總 項目部經理。

2．項目管理員彙總員工其他非工作範圍情況反映 項目部經理 項目管理部綜合管理員整理

項目管理部長或其他職能部門。

第7條 原則上，員工請示、彙報不得越級進行；項目部内部可以解決的，不允許擅自向更高一級主管領導請示彙報，特殊情況不在此列。如相關工作在項目部經理職權限内無法妥善解決的，應定期集中向公司相關上級主管職能部門彙報。

第8條 總部各職能部門之間、各職能部門與項目部之間通過“工作聯系單”、“人事通知單”等表單或網絡途徑，傳遞相關工作内容及要求（包括工作完成日期和質量要求等需回饋信息）。

第4章 工作報告時效管理

第9條 對于工作日報，凡接到通知有工作報告要求的員工，隻要是出勤工作（包括加班、出差）每天都必須填報工作日報。如出差無法上網報送，應每天做好工作筆記，回公司當日補報。 周計劃總結報告時間為周例會召開當天上午 點，月計劃總結報告時間為月例會召開當天 點。

第10條 報送工作報告如确因特殊原因不能及時報送的報送人必須于次日 點以前及時補報。每個部門按規定時間内提交工作報告，最多不能超過 個工作日。

第11條 因公事出差不能按規定時間内提交報告，回公司後 個工作日内補寫（請長假人員除外）。

第12條 對于工作報告延時報或缺報的個人或部門，将給予相應處分，具體如下。

1．第一次延時報或缺報，給予口頭警告。

2．第二次延時報或缺報，給予嚴重警告。

3．第三次延時報或缺報，給予普通員工罰款 元，中層幹部罰款 元，高層管理人員罰款 元，并給予通報批評。

第13條 項目綜合管理辦公室應編制項目工作報告月度彙總表，對報告提交情況進行彙總，具體如下表所示。

項目工作報告月度彙總表

年 月份

審批人： 制表人： 日期： 年 月 日

第5章 項目報告的監督與檢查

第14條 項目部經理對員工工作報告情況可随時進行監督和檢查，并将工作報告完成情況作為崗位績效考評的重要内容之一進行考評。

第15條 項目部内各負責人應當充分利用工作報告的形式，及時發現和制止工作中的不良行為，對偏離公司工作目标和計劃的行為進行糾偏。對不能勝任工作的員工予以培訓、調崗或辭退。

第16條 公司對積極努力工作，出色完成任務，認真進行工作報告并遵守公司各項管理制度的員工，給予嘉獎，并通報表揚；對于不遵照本制度有關規定，累計受到 次以上處罰者，公司将給予通報批評及記過處分。

第6章 附則

第17條 本制度由項目部制定，解釋權歸項目部所有。

第18條 本制度經公司總經理審議通過，總經理簽發後自發布之日起施行。

項目溝通管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了加強項目信息産生、收集、傳遞、保存和最終配置的一系列管理工作，實現科學地組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，特制定本制度。

第2條 适用範圍

本制度适用于項目過程中的溝通管理工作，既與項目信息交流相關的工作。

第3條 職責權限

1．項目經理應根據項目的實際需要預見可能出現的矛盾和問題，制定項目溝通計劃，明确項目溝通的原則、内容、對象、方式、手段和所要達到的目标，并對溝通過程進行監督管理。

2．其他相關部門應按項目溝通的原則與具體要求收集、傳遞和利用項目信息。

第2章 項目溝通計劃的管理

第4條 項目溝通計劃編制依據

項目溝通計劃的具體編制依據應包括下列資料。

1．合同文件。

2．項目各相關組織的信息需求。

3．項目的實際情況。

4．項目的組織結構。

5．溝通計劃的約束條件、假設以及使用的溝通技術。

第5條 項目溝通計劃的内容要求

1．項目溝通計劃應與項目管理的其他類計劃相協調。

2．項目溝通計劃應包括信息溝通方式和途徑、信息收集歸檔格式、信息的發布與使用權限、溝通管理計劃的調整以及約束條件和假設等内容。

第6條 項目溝通計劃實施監督

項目相關部門應根據項目溝通計劃要求進行項目信息的采集加工，及時生成各類項目記錄和項目報告，并按要求發布信息記錄和項目績效報告。

第7條 項目溝通計劃修訂更新

項目經理應定期對項目溝通計劃進行檢查、評價和調整。

第3章 項目溝通工作監督管理

第8條 項目溝通的原則

1．準确性原則。溝通中所傳遞的信息必須準确，不能是似是而非、模棱兩可的信息。溝通中所使用的語言和信息傳遞方式必須能被信息接受者所理解，使其能獲得準确的信息和思想。

2．及時性原則。信息管理人員應适時地記錄、收集出現的各種信息，同時要以最快的速度将信息加工并傳遞給有關部門。

3．真實性原則。信息管理人員在收集信息過程中必須保證信息的真實性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種幹擾，保證信息不失真。

4．信息的反饋原則。信息溝通後必須同時設法取得反饋，以弄清信息接受者是否已準确理解，是否願意遵循、是否采取了相應的行動等。

第9條 項目溝通的依據和方式

項目溝通可分為内部溝通和外部溝通兩種類型，其具體含義以及溝通依據、方式如下表所示。

項目溝通依據與方式列表

第10條 不同溝通方式的溝通規範

常用的溝通方式有會議溝通、文件溝通和口頭溝通三種方式，針對不同的溝通方式，具體規範如下。

1．會議溝通管理

項目溝通會議主要包括工程評審會議和項目評審會議兩種類型。

（1）工程評審會議一般為不定期會議，項目經理主持會議。依據項目流程的标準要求，項目經理根據項目實際進展狀态自由組織召開，時間、地點、會議人員均由項目經理自定。

（2）項目評審會議分為定期和不定期兩種，兩種會議的召開要求如下表所示。

項目評審會議溝通規範

以上所有會議溝通均要求會議結束後，由項目經理或指定記錄人員整理形成會議紀要，并與會後發給與會人員，必要時抄送領導。

2．文件溝通管理

文件傳遞應依據文件性質的不同（如财務文件、技術文件等有保密要求）遵守公司相關文件傳遞規定，按照要求進行流通傳遞，注意保密性，做好收發記錄。

紙質版文件傳遞要求簽字确認，或進行複制、掃描，自留存檔；電子版文件傳遞應保存傳遞記錄，郵件記錄、郵件回執等。

3．口頭溝通

項目幹系人對于日常的口頭等非正式的溝通活動應建立個人問題日志或行動日志，以便記錄和監督項目活動中臨時發生問題的解決情況。

第11條 項目溝通過程控制

1．對各種内外部溝通形式和内容的變更，應按照項目溝通計劃的要求進行管理，并做好相關協調工作。

2．項目相關成員應定期編寫項目績效報告。項目績效報告應包括項目進展情況，項目實施過程中存在的主要問題、重要風險及其解決情況、計劃采取的措施，項目的變更以及項目進展預期目标等内容。

第4章 項目溝通障礙與沖突管理

第12條 項目溝通障礙管理

對于在項目溝通過程中所産生的障礙應該采取下列方法進行消除。

1．調整或重新選擇溝通的方式。

2．正确地安排溝通次序和溝通時間。

3．充分運用信息接受者的反饋。

4．項目組織進行溝通檢查。

第13條 項目溝通沖突管理

項目經理應做好沖突的預測工作，了解沖突的性質，尋找解決沖突的途徑并保存相關記錄。解決沖突可采用下列方法。

1．回避或者撤出。卷入沖突的溝通雙方應從實際情況中撤出來，避免發生實際沖突或者潛在沖突。

2．緩和或調停。在溝通中，應該強調意見一緻，最大可能地忽視差異。

3．妥協。當溝通雙方陷入沖突，可以尋求折中方案，消除溝通沖突。

4．使項目相關利益方了解項目計劃，明确項目目标。

5．及時做好項目計劃變更管理工作。

第5章 附則

第14條 本制度由項目部起草和制定。

第15條 本制度經項目經理審批後生效實施。

項目合理建議管理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為規範管理合理化建議運作，改善項目管理質量，提高公司經營效益，特制定本辦法。

第2條 适用範圍

本辦法适用于本公司全體管理人員及員工。

第3條 定義

合理化建議是指員工或團體針對項目管理的各項工作的問題或不足，改進或完善項目技術、質量和經營管理等各方面問題所提出科學的、合理的、具有操作性的改進解決方案。

第2章 項目合理化建議評審機構

第4條 審議委員會的設置

為審議員工建議提案，設置員工建議審議委員會（以下簡稱“審委會”），總經理為審委會召集人，項目部經理及各科室負責人為審委會成員。

第5條 審委會職責

1．審議員工建議提案的内容和可行性。

2．讨論員工建議提案的實施辦法。

3．研究讨論公司制度的改進事項。

4．讨論員工建議提案的實施效果。

5．确定員工建議提案獎勵辦法和獎勵金額。

第3章 項目合理化建議内容要求

第6條 員工在提交合理化建議書時，内容應包括以下主要項目。

1．建議事由：簡要說明建議改進的具體事項。

2．原有缺陷：詳細說明在未提出建議提案前，原有情形的不盡完善之處以及改進意見。

3．改進意見或辦法：詳細說明建議改善的具體辦法、程序及實施步驟等。

4．預期效果：應詳細說明該建議經采納後，可能獲得的成效，包括提高效率、簡化作業、增加銷售、創造利潤、節省開支和保障安全生産等項目。

第7條 員工在提交合理化建議書時，内容應符合以下标準。

1．說清楚建議事由及其作用、目的意義。

2．說清楚原有缺失。即在建議案未提出前，原有情形之未盡妥善處理及缺陷的程度。

3．詳細說明改進意見與具體辦法，包括措施、程序及實施步驟等。

4．要闡述預期效果，詳細說明建議案采用後，可能獲到的成就，包括提高效率、簡化作業、消除危害、條省開支、增加銷售、保證質量、創造利潤等方面的具體内容。

5．如果建議提案需公司在人力、物力、财力及時間上有較大的投入，則必須要有投入産出分析報告及經濟、技術可行性論證的詳細資料。

6．建議書内容如偏于批評，或無具體的改進内容，或不簽具真實姓名者，總經辦應作為内容不合要求，不予交付審議。

第8條 合理化建議内容如屬于下列各項範圍，為不适當的提案，不予受理。

1．僅提出缺點或問題，而欠缺具體改善内容及方法。

2．業務上已被指令改進的，或上級指示他人開始進行的提案。

3．已被采用過或以前已有的提案（但其有更佳方法或産生更好效果的除外）。

4．個人訴苦或類似事情的提案。

5．業務上應做的工作，不能以提案方式提出受獎。

6．與國家現行法律、法規有抵觸的提案。

7．涉及對其它人私生活的攻擊。

8．各種不平的怨言及批評。

9．有關人事變化、調動及任免、調薪問題。

10．其它對公司可能有益但無近期實現可能的提案。

第4章 項目合理化建議的征集方式

第9條 所有合理化建議均需用書面的形式提出，填寫公司統一制定的“項目合理化建議申報表”。

第10條 員工提出的合理化建議可以直接交至綜合辦，或交至本部門的主管再轉至綜合辦，也可以投入合理化建議箱。

第11條 項目部内各部門可不定期地組織開展座談會，直接收集部門員工的合理化建議，然後統一用書面形式轉至綜合辦。

第12條 為了使合理化建議征集工作更具有目的性與有效性，項目部可以結合項目進行過程中不同時期的中心工作，公布一些重點攻關課題，以征集措施與方案，公布的内容可登在公司内部報刊上，也可用宣傳欄、黑闆報方式提出。

第5章 項目合理化建議的審理程序

第13條 綜合辦在接收建議書後，認為内容完全者，應區分兩種情況進行辦理。

1．建議提案明顯合理，不存在實施風險，具有投入成本較低的方案，可直接與實施部門溝通，然後報請上級領導同意後，下達實施令。

2．建議提案所涉内容複雜，或方案重大，或投入時間長，或專業性很強不能簡單識别的，應提交審委會辦理。

3．綜合辦對提交審委會的建議案不得拖延時間，必須在收件 日内編号密封送審委會，審委會也應及時組織好評審工作。

4．為避免審委會各委員對建議人的主觀印象偏見，影響評審結果的公平性，綜合辦在建議提案未經審委會評定前，對建議人的姓名給以保密，不得洩露。

第14條 審委會接收建議書後，經過評議，按評議結果進行區别辦理，具體有以下4種處理方式。

1．如果評議認為該提案的設計不科學，采納價值不大，或不具備實施條件，投入風險太大，則應給予否決，由綜合辦退還建議人。

2．如果建議提案的意見很好，評議時從總體上給予了肯定，隻是某些方面還不夠完善，需要作些調整個性将會更周密可靠。對這種情況應視為基本通過。可由建議人按審委會意見去加以完善，或直接由審委會讨論後定稿下達實施令。

3．在對建議提案評議時認為構思很好，但缺乏可靠的論證，則不必急于拍闆決定，應通知建議人如無條件和能力調研，可由公司進行這項工作，待論證結果出來後，再決定是否采納。

4．如果建議提案經評議确認合理、科學、有價值、理由充分、方案嚴謹，應立即向上級領導彙報并下達實施令。

第6章 項目合理化建議激勵措施

第15條 經評定有效的合理化建議，對提出人進行精神獎勵和物質獎勵。精神獎勵包括公開表揚（如通報表揚、大會表彰、宣傳窗、黑闆報、報刊傳等）以及操作法命名等方式。

第16條 獲得二等及以上合理化建議獎勵項目，向公司推薦申報，特等獎不重複獎勵。

第17條 優秀合理化建議成果可申報進入專利管理平台，具體按公司相關制度執行。

第18條 項目合理化建議的獎勵等級及額度，具體如下表所示。

項目合理化建議獎勵等級和額度說明表

第19條 各部門每季度應評選出優秀的合理化建議， 同時可評選出“合理化建議之星”，對優秀合理化建議和“合理化建議之星”給予适當獎勵。

第7章 附則

第20條 本辦法由項目部制定。

第21條 本辦法經總經理審批後生效實施。

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