“不需要它時看不出來有什麼用，需要時就萬分重要。”對于很多公益組織來說，檔案就扮演着這樣的角色。

包括基金會在内的公益慈善組織在解決社會問題、推動社會發展的過程中，創造了豐富多樣的行動記錄，這都是公益慈善珍貴的檔案，它們是行業曆史中至關重要的集體記憶。檔案的保存和管理成為公益慈善組織重要而艱巨的任務之一。然而，由專業知識、技能、資金、物理空間等多種因素，公益慈善檔案的保存面臨着巨大的挑戰。

據統計，在英格蘭和威爾士大約有35萬個注冊的慈善機構，747家慈善機構的年收入超過1000萬英鎊，占484億英鎊年度慈善收入總額的53%。

慈善機構經常在涉及政治、文化和社會利益的領域展開工作，包括債務和貧困、饑荒、戰争、環境、人類和動物權利，到教育、衛生、社會關懷、宗教和藝術。他們引進或參與技術和社會創新，有時成功，有時失敗，但往往具有重大意義和曆史意義。因此，慈善機構的檔案是曆史學家和學者的豐富資源，同時為慈善機構本身提供了對自己和其他組織的過去的有益了解。

慈善組織的檔案管理對于行業、國家等方面都具有重要意義。慈善檔案管理對于提高業界對檔案及檔案管理的重要性及商業價值的認識，并在業界推廣最佳實務标準具有引導意義。

通過檔案管理能夠提高業界整體意識，并為慈善部門建立相關系統和服務提供建議，推動整體行業發展。同時，慈善檔案作為國家發展曆史和國家遺産的重要組成部分，對其進行保存和管理有利于公衆了解國家曆史，保護國家珍貴遺産。

通過慈善檔案管理，可以有效的将慈善機構和志願組織、政府、檔案館、遺産和學術利益相關聚集在一起，建立夥伴關系，保護、探索、研究并向國家揭示慈善領域的文化、曆史和社會價值，為社會服務。

因此，慈善檔案管理已成為慈善機構的重要工作内容之一。

*英國皇家志願服務會（Royal Voluntary Service）撰寫的CHARITY ARCHIVES IN THE 21ST CENTURY報告封面，展示了檔案堆放的雜亂一角。

然而，目前慈善機構的檔案管理狀态不容樂觀。20世界90年代，志願行動曆史學會（The Voluntary Action History Society）對大型的志願組織進行了一項調查，揭示了慈善機構在保存檔案和向研究人員提供材料方面面臨的廣泛問題。

1997年志願行動曆史學會與北倫敦大學合作，試圖建立“國家社會行動檔案”，但該計劃最終未能實現。在過去，主要是由志願行動曆史協會和慈善檔案工作者小組（The Charity Archivist and Records Managers Group）這樣的獨立志願機構來盡其所能幫助維護慈善行業檔案的事業，并試圖做出改變，但這一任務由于缺乏檔案和更重要的資源而變得困難。

為了引起人們對慈善檔案管理的關注，各個機構做出了許多的嘗試，但所有的嘗試都接近失敗。為了改變慈善檔案管理的現狀，許多學者對于對部分慈善機構進行研究，從多個方面總結了當前行業面臨的挑戰，為各機構的工作提供理論支持。

收入和工作人員

表1：10家參與調查的慈善機構的收入及人員配備數據

通過上表對10家慈善機構的收入和人員配備的數據的分析，不難看出慈善行業的巨大的多樣性。不同機構的收入、人員規模有着很大的差異，這也會直接影響到各機構對于項目的資金和人員支出水平。

表2：10家參與調查的慈善機構的支出情況

表3：10家參與調查的慈善機構在檔案管理方面的支出占比

表2和表3展示了10家慈善機構的支出情況以及它們用于提供檔案服務的支出占其收入的百分比，從中可以得出大多數機構将不到收入的0.25%用于檔案的保留以及獲取和維護檔案的服務。

此外，通過研究發現在許多機構中，檔案由名義上負責收集資料的非合格員工負責，例如行政總裁的私人助理。雖然這些人在大多數情況下盡了最大的努力，但是他們缺乏專業的檔案管理知識和技能，這會導緻管理不善，甚至對館藏造成物質上的損害。

在部分慈善機構中檔案也會由志願者進行管理。從許多較大的組織都有相當數量的志願者幫助機構從事慈善工作，包括在檔案管理工作中不同程度的參與。

表4：10家參與調查的慈善機構中志願者每年的工作時間

表4展示了10家慈善機構工作的志願者數量以及他們每年的工作時間，可以看出一些慈善機構在很大程度上依賴于少數志願者的技能，因此他們的技能和能力在決定他們對項目的價值方面扮演着重要的角色。

此外，依賴志願者産生的另一個問題是當他們離開後的工作如何處理。雖然為一些慈善機構招募有技能的志願者似乎不是太大的問題，但是為其他機構保留和替換有技能的志願者則是一個重大問題。

資金

雖然慈善檔案管理的大部分資金來自慈善機構本身，但來自外部資助者的資金也越來越多，包括遺産基金、國家編錄資助計劃等。

然而事實證明，由于各種原因，許多慈善機構很難獲得這筆資助資金。其中最主要的原因之一是沒有足夠的時間和支持來撰寫申請。由于機構的工作人員數量較少而日常工作繁多，沒有專職的檔案管理員可以進行申請撰寫的工作。而獲得外部資助資金的機構也将資助用于項目工作、編目、保存和推廣工作，而不是用于藏品和檔案的核心運營成本，這意味着慈善機構很難有系統的、有戰略的開發館藏。

館藏内容

慈善檔案和藏品的範圍和内容決定了保存它們所需的資源水平。一些慈善機構将部分或全部藏品交給第三方保管，因為辦公室縮小了規模以節省工作場地成本。

慈善機構所擁有的收藏是多樣化的，不僅包括廣泛的紙質收藏中的文件，如會議記錄、組織出版物等，還包括大量的信件和報告、日記簿、海報、案件檔案等，以及一些體積較大的物品，例如大量的紡織品和服裝。

在進行保護工作時，藏品的體積會增加，這将導緻慈善機構的工作場所需求增加，成本提升。

存儲和環境

慈善機構用于維護檔案的資源及其有限，因此沒有一個擁有藏品的慈善機構能夠提供符合國家要求的存儲空間和環境條件。為了保證檔案的完整度，慈善機構不得不為其提供适宜的存儲環境，而這将耗費大量的資金和人力。

此外，一些慈善機構遇到了每日溫度波動的問題，因為他們存放檔案的辦公樓裡的空調由于檔案保存需要達到較低的溫度而在晚上被關閉，這引起了工作人員的不滿。除了環境條件之外，其他問題還包括火災風險和防火性能，尤其是在多人居住和劣質建築中。為了考慮這些因素，慈善機構不得不花費高昂的租金尋找合适的場地。

記錄管理和數字記錄

檔案裡包含了關于每個組織的曆史及其工作領域獨特的材料，但是通過研究發現，參與研究的十家慈善機構中隻有一家機構擁有檔案記錄管理項目，以一種結構化的方式将新材料納入檔案管理中。大多數機構都隻能通過來自組織外部的捐贈來積累材料。

而檔案管理項目也遇到了一些問題，因為有太多的材料需要轉移，剛剛開始整理的資料是一項巨大的工程，他們幾乎沒有被普遍銷毀的可能性，每一個系列都包含了有價值的材料。這将給慈善機構增加巨大的工作量。

數字材料的轉移和保留也是慈善機構面臨的挑戰之一。大多數慈善機構甚至還無法開始解決數字檔案的保存問題，因為他們認為“這是未來在他們将實體檔案館整理完成後要面對的問題”。

一家慈善機構在進行管理數字檔案的工作，但由于在建立系統時沒有與檔案館進行協商，這些記錄無法轉移到檔案館内。數字化過程本身也産生了一個問題。通常數字檔案的規模龐大，如果将産生的大規模信息存儲在慈善機構的第三方服務器上，這将會是一筆很大的支出。

使用和訪問

機構的實用性是任何專業收藏的關鍵。收藏機構使用任何收藏品的水平在大多數情況下與該機構對其賦予的價值有直接關系。從對十家慈善機構所接獲的查詢總數中可以看出，在有訪問權限的情況下，查詢的用戶更多的是外部用戶而不是機構内部用戶。如果說機構的實用性是慈善機構檔案成功保存的一個重要因素，那麼不使用自己的收藏檔案是機構不重視它們的一個原因。

與此同時，訪問權限也對慈善機構進行檔案收藏産生了限制。大部分機構都至少提供了一些訪問檔案的權限，但是提供現場訪問檔案的權限受到了嚴重的限制。慈善機構無法在沒有預約的情況下提供訪問權限，而公共檔案中可用的那些記錄需要獲得慈善機構的許可才能查看，原因是因為慈善機構無法為到訪的讀者提供合适的空間。

檔案編目

在獲取檔案後，在這些檔案中找到材料和有效地使用整個檔案的能力是有限的。部分慈善機構已經開始創建ISAD-G标準目錄，并在不同範圍内進行了展示。經有專門的工作人員負責一些編目項目，但由于檔案的規模龐大，項目進展緩慢。

一家慈善機構花了18個月的時間創建了17000個目錄條目，但這仍然隻占其檔案的大約5%。且這種編目項目均是獨立的項目，除非能找到額外的資金，否則無法完成全部檔案的編目。

由此可見，慈善機構在進行對檔案的保留和管理過程中面臨着巨大的挑戰。為了提升慈善行業對于檔案管理的意識和行動力，許多慈善機構已經開始進行新的嘗試，同時部分專家學者也對檔案管理的發展提出了建議。

對檔案管理的幾點建議

01 建立慈善行業檔案管理的統一标準

行業内對于檔案管理和保留的意識提高有利于這種意識在大衆之間的傳播和推廣。因此要創建、培養和維持慈善機構記錄管理檔案的統一的專業标準，開發和推廣關于記錄管理和檔案時間的商業需求的公開信息，并将其納入問責和檢查流程，推動工作的規範化實行。

02 拓寬慈善檔案的獲取渠道

宣傳慈善機構檔案管理的重要性的方法之一是讓公衆更多的了解慈善檔案的重要性，因此資源的數量要滿足公衆的需求。拓寬慈善檔案的獲取渠道，确保為檔案提供足夠的資源以進行編目，并向公衆開放，讓公衆有更多的機會了解檔案。同時開發創新項目，鼓勵多元社區和普通公衆參與和融入慈善檔案的使用和互動。此外，可以為檔案、檔案管理、慈善、學術和公共部門安排會議、研讨會、政策辯論等活動，推動各業界及各方面工作的進展。

03 确保慈善機構擁有長期生存能力

慈善機構進行檔案保存和管理需要大量的資金支持，因此要确保慈善機構能從母機構和外部來源吸引有效和可持續的資金。可以鼓勵慈善機構的檔案管理項目參與戰略檔案、博物館和圖書館機構以及遺産資助提供者組織或資助的戰略項目，并與國家檔案館和國家委員會發展合作夥伴關系，以獲取多渠道的捐贈資金及贊助，為檔案管理提供足夠的資金支持。

04 為慈善機構提供持續的指導

慈善機構内缺乏具備檔案管理專業知識的人員，因此需要得到專業的指導。慈善委員會、志願組織國家委員會和其他組織可以為慈善機構創建具體的檔案和記錄管理指南，涉及記錄的處理和找到合适的存儲庫、信息審計、記錄的保留、評估、存儲、訪問以及《數據保護法》和其他立法的影響。同時開發并發布行業内成功的檔案和記錄管理案例研究，為慈善機構提供案例參考。

慈善機構内部可以邀請專業人員前來進行信息交換、非正式咨詢以及對感興趣的問題提供指導的活動，以此提高工作人員的專業技能和素質。

另外，支持專業機構之間的聯絡，如國家咨詢服務和英國記錄協會，以确保可以高效的進行信息互通及專業建議。

05 做好風險檔案保障工作

為了全面的記錄和保存檔案，要确保幫助慈善機構降低檔案保存風險。為任何需要幫助的組織或個人提供“聯絡點”， 能夠評估每個個案的性質和狀态，并提供适當的建議和選擇，以确保重要記錄不會因為專業機構的缺乏行動而丢失或銷毀。考慮到檔案中包含部分數字檔案，所以慈善機構要确保擁有潛在的儲存庫，特别是風險收集的儲存庫，以确保未來的保存和獲取仍能得到保證，即使原始組織已不存在。

歸根結底，慈善機構的檔案管理工作的最佳狀态必須是保持自己的收藏，保持足夠好的狀态，使它們在機構中發揮作用，使它們受益于組織所能提供的豐富環境，并希望它們繼續作為活的檔案被添加到其中。盡管在工作過程中面臨着許多的問題和挑戰，但是憑借機構自身的能力提升以及行業和國家提供的支持與指導，慈善檔案管理的工作将進一步規範化，讓更多的慈善檔案得以保存和使用。

轉載自長青文獻圖書館

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