對于電商企業而言,效率就是企業生命,因為高效不僅僅是利益的保障,還是客戶滿意度的支撐。倉庫管理人員可以說是後端倉庫的“大家長”。不僅要做好商品的日常管理和維護工作,還要做好人員的統籌安排和突發事件的處理。這些都是倉庫管理人員必須面對的問題。
同時,倉庫管理人員需要具備一定的應變能力和一定的抗壓能力。隻有這樣,才能在未來更好的開展倉儲管理活動,為企業帶來健康有利的發展。
目錄
第一節:入庫流程
第二節:發貨流程
第三節:庫存盤點流程
第四節:缺貨電話處理流程
第五節:庫存數據錯誤的反饋流程
第六節:ERP庫存影響因素與監督
第一節:入庫流程
流程核心注意點:1、務必抽檢!2、稽查責任人和稽查内容務必清晰!3、務必按要求存檔!
入庫流程說明:
1、所有到庫貨品務必有相應采購單,若無采購單或者采購單有錯誤的,及時反饋給采購改正。
2、抽檢率至少30%;如果單物相符則進行正常的入庫,如若不符,1)實際到貨數量多于采購清單數量的,一律不收。2)實際到貨數量少于采購清單數量的,在抽檢達标的情況下,根據到貨實際數量進行入庫。3)有質量問題的,比如顔色、規格與樣品不符,産品本身有裂痕、污點等一律不收。4)所有新品必須全部清點!
3、稽查内容:ERP入庫單、送貨單、司機提貨登記表、驗貨單所涉及産品數量,金額,供應商信息确保一緻(稽查部門:XXX);
4、稽查員負責:稽查單、送貨單、驗貨單按時間分類以檔案形式保存在财務部,至少保存12個月;存檔後的數據如需修改,要開修改單,寫明修改産品數據,修改原因,審核主管簽字,經理簽字并與原檔案一起保存;
5、開票員指定,指定開票員,非指定工作人員,其他人不得開票;如發現,其開具的單筆金額則由開票人及前台人員共同承擔。
6、入庫單的編制:供應商名稱,産品編碼、産品名稱、數量、單價、總金額、大寫金額、驗貨人、付款方式、簽名(月結客戶)需清楚明白,一目了然。不得漏寫,如有錯誤, 需及時更改,并标注清楚原因。
7、如有産品單價價格不一緻時,需以兩者間更低的價格來編制入庫單。并在此單中注明價格問題 。
8、特殊情況需要從物流點直接發出的,如:某客戶的訂單裡面A産品50件貨,倉庫庫存不夠,需要采購員臨時找供應商下單發貨。當貨物到達物流點,業務部可以申請司機直接在物流點發出,可以節省時間提高效率(正常流程是先從物流市場拉回倉庫入庫然後出庫再拉回物流市場,比較麻煩,參照入庫流程)。
流程如下:
1、業務部提供特殊發貨申請單給倉儲部相關負責人(内容包含:訂單号,産品數量,涉及金額,業務主管、倉儲主管、經理簽字。)
2、倉庫根據提供單号打印該客戶訂單(部分需要拆分),發貨單,特殊發貨申請單,交給司機
3、司機發貨注意:“發貨單”放入産品裝箱給客戶,“特殊發貨申請單”與提貨單一起裝訂給倉庫入庫員入庫,客戶的“物流發貨單”給訂單組掃描出庫。
打印及粘貼唛頭标準:
品名-編号-規格-裝箱數-庫位-大貨庫位-收貨人-日期
唛頭粘貼在紙箱左下角
崗位配合
1、 入庫完畢的産品監督倉管在一小時内拉貨完成,
2、所有售後返件到貨半小時内通知售後專員,要求售後專員在一小時内把貨拉走
3、确定是KA的到貨産品,半小時内通知KA組,KA組确定完成監督在一小時内把貨拉走
拒收貨物相關事項
1、供應商送錯貨,其中暫無公司急缺産品的;
2、驗貨中有色差較大、混裝嚴重、質量較差、質量低于上批貨、單件殘次品超過2%問題的;
3、因包裝破損相關因素而導緻貨物質量與數量産生偏差;
4、單件産品裝箱數量巨大或不規則;
5、對于貨物單價有争執,并且聯系不上采購時;
6、來貨數量多于采購清單的
7、外箱有潮濕發黴迹象的
8、采購部未下采購單且聯系不上采購的
9、物流或快遞包裝破損且數量有缺失的
績效考核
1、入庫單編制錯誤(如供應商名稱,産品編碼、産品名稱、裝箱數等),導緻倉儲及财務的數據不準确性,造成應付賬款及發貨錯誤,财務部發現,前兩次通報批評,從第三開始,每次給予20元處罰;
2、如遇貨未到倉庫,直接發貨,要求前台編制入庫單的情況,需采購部相關人員提交一份申請,由其主管和運營總監或總經理簽字确認後方可開單,否則一經發現,開單人員50元/每次處罰。
3、漏單或漏件情況
外圍産品提貨,依據司機提交的“提貨登記表”,先核對總提貨件數,确保不會丢件;然後根據司機在外包裝的數字編号,進行分類;再次根據箱内供應商提供的發貨清單,仔細核對,務必确保供應商名稱、件數與司機提供的“提貨登記表”、供應商發貨清單一緻,入庫單要求附贈:提貨單或供應商發貨清單,如财務部發現沒有此單,不得做入庫數據,直至相關人員提供可信的入庫憑證,方可做入财務系統;如其他部門發現漏單(未開入庫單)或漏件情況,每月前2次,做口頭批評,從第三次開始,每次給予50元/次;
供應商送貨,而未開具入庫單。其他人員核對發現此請況,由前台承擔此責任,月累計3次以上,直接給予開除;如需補開此漏單,由相關負責人提出申請,先由倉庫盤點此産品,并提出有效數據,可證明确實有該筆産品入庫,盤點負責人、倉庫主管、運營總監(總經理)三方簽字,方可編撰此單。
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