韓政偉，覓知網簽約PPT設計師，網易雲課堂PPT講師，前環球雅思學校市場部主管。很高興遇見你，在這裡。每周定期更新PPT原創設計教程，點擊文章題目下「韓政偉PPT」即刻關注，不錯過每一次幹貨。

01：今日頭條用戶專屬福利

1. 100套文藝唯美PPT模闆；

2. 150套頂級商務PPT模闆；

3. 150套國外最新PPT模闆；

4. 400套2018最新精品PPT模闆；

5. 「咪蒙」2018新榜大會首次公開演講PPT模闆；

6. 幻燈片界标杆級示範、網上幾乎已遍尋不見的「柴靜：穹頂之下」高清視頻；

7. 幻燈片界視覺盛宴「羅振宇：時間的朋友跨年演講」2015/2016/2017三場高清幻燈片文件；

8. 幻燈片界視覺盛宴「羅振宇：時間的朋友跨年演講」2017年1080p高清視頻；

9. 點擊文章題目下「韓政偉PPT」然後關注，私信回複「PPT」即可查看免費領取步驟。

02：幹貨

每隔幾天，我們都會在朋友圈看到這樣的哭訴，編輯了一下午的Word，跳閘停電或電腦卡死，一下午白忙活，身體被掏空。所以，請務必第一時間把自己電腦上Word裡自動保存時間設置到最小的「1分鐘」。Mac版設置步驟：打開Word，電腦桌面頂部「Word」→ 偏好設置 → 保存，在出現的界面裡把保存間隔設置為「1分鐘」，這裡沒有确認鍵，設置完關閉窗口即設置成功。

Windows版設置步驟：文件→ 選項 → 保存，在界面裡設置自動恢複間隔為「1分鐘」，點擊「确定」。除了這一個保險措施外，為了萬無一失，再配上第二個雙保險，每隔幾個步驟可以按下「command S」（Mac）/「Ctrl S」（Windows）快捷鍵，随時保存當前的文件。

02. 查找替換

Word全篇查找某個詞語或某句話，Mac版在打開Word後，桌面頂部：編輯→ 查找 → 查找，快捷鍵為「command F」；Windows版在軟件頂部「開始」欄右側直接點擊查找，然後輸入你需要查找的文字即可，快捷鍵為「Ctrl F」。

「替換」除了可以替換文字，這裡主要分享一下如何利用「替換」把多個「空格」消除掉。我們有時候從網頁或其他Word裡複制過來的文字，明明已經全選了文字再靠左對齊，但因為好多行文字最前面有空格無法頂邊。快捷鍵「shift command H」（Mac）/「Ctrl H」（Windows）調出「替換」功能，也可以按照上一段的步驟找出，替換和查找屬于同類功能，按鈕都在同一類别裡。以上圖為例，每一行文字前邊都有兩個空格，這裡在「替換」功能區的第一行文字欄裡輸入兩個空格，第二個文字欄裡無需任何操作，最後點擊「全部替換」，這樣全部的空格就被消除掉了。

03. 前後删除

在Windows版使用中，經常會莫名其妙突如其來的，每輸入一個字的時候後邊的字就消失，特别是在緊急交稿僅需在文本中間修改幾個字就完事的時候，這就令人非常抓狂了。其實，這是觸發了「改寫」功能，輸入的字以「改寫」的模式把後邊的字覆蓋，按一下「Insert」/「Ins」鍵即可切換回正常模式。

Mac鍵盤中沒有這個鍵，所以無此煩惱，平時編輯文字時想删除光标左側的文字，摁「delete」鍵。Windows版中，想删除光标左側的文字，需要按「Backspace」鍵，「Delete」鍵是删除光标右側的文字。

04. 無格式複制

當你從網頁或别的Word更或不知道哪裡複制過來一段文字，記得事先需要在右下角的格式小标志裡選擇「隻保留文本」，但有時候也不是百分百管用，不論如何都不是你想要的格式，這個時候就需要你先建立一個空白的「txt」文件，txt格式的優點就是純得不能再純的無任何格式的文件，先把文字複制到txt裡，然後再把txt裡的文字複制出來就可以了。

還有時，你複制過來的一段文字「行間距」明明已經調成了1.0，但看着還是寬得跟1.5倍一樣，這時需要調出行間距裡的「行距選項」設置框，把「定義文檔網格時對齊網格」前邊的「√」去掉即可。如果調整之後，你覺得1.5倍太寬，現在又有些緊密了，可以在「行距」欄裡選擇「多倍行距」，右側的數值設置欄裡直接輸入需要的行倍，比如「1.2」即可。

05. 插入文本圖片

當你插入兩張比例一樣的圖片時，單靠手動調整到高度精确一緻，我反複試過，幾乎是不可能的。利用數值設置達成目标的方法是，先選中左側圖片，點擊頂部「圖片格式」，在頂部右側查看高度和寬度的數值，然後點擊右側圖片，在右側輸入設置同樣的數值即可。兩個數值中間有個「√」，如果保留，你設置其中一個數值，另一個數值會自動等比例修改。如果你找到的是兩張比例有微小差别，但仍然想設置為寬度高度一樣的話，可以把 「√」去掉，分别設置高度和寬度數值。

在編輯Word的時候，有時候你可能需要豎版的排列兩段文字，這個時候，你單靠一個一個敲空格肯定是不行的，這時可以類似PPT裡一樣，插入 → 文本框，然後調整文本框的大小和位置，在裡面輸入文字。還有時，當你需要豎版的四段文字怎麼辦呢？可以建立一個「4列」表格，文字排版以後，把表格的邊框選擇為「無邊框」就可以搞定。

06. 「格式刷」刷刷刷

我們經常會用到一個操作，就是把多個标題統一加粗并改變顔色，往常的話，你會選中第一個設置好格式的标題，點擊一下加粗「B」左側的「格式刷」，然後點擊第二個标題，然後再選中第二個标題，再點擊「格式刷」再去點擊第三個标題。這裡分享一個小功能，就是選中第一個設置好格式的标題後，雙擊「格式刷」，這樣就會讓格式長久保留，而不至于刷一次就失效了，然後你就去刷刷刷第二個、第三四五六個。刷完之後，按「esc」鍵可退出格式刷模式。

07. 去掉煩人小箭頭

煩人小箭頭，逼死強迫症。去掉的步驟，Mac版：打開Word，電腦桌面頂部：Word → 偏好設置 → 視圖；Windows版：文件 → 選項 → 顯示。調出設置窗口，把「段落标記」前邊的「√」去掉就可以了。

08. 英語同義詞檢索

這個功能僅适用于非超級英語大學霸，直接在單詞上右鍵 → 同義詞庫，也可快捷鍵「control option command R」（Mac）/「shift F7」（Windows）調出此功能，書寫作業和論文的時候可以試試。

09. 快速新建空白頁

當你在某一頁編輯到幾行的時候，突然靈機一閃靈感乍現，想往下新建一個空白頁，往常的話，你會按住「enter」回車鍵不松手，直至光标一行一行移至下一頁。快捷的方法是「插入」「分頁符」直接就搞定，快捷鍵為「command enter」（Mac）/「Ctrl Enter」（Windows）。

10. 文字轉換表格

如上圖，有時候你本以為靠相同個數的空格就能把類别做整齊，結果文字打完了細微調整時才發現根本無法對齊，這時就可以把文本直接轉成表格。選中文字，插入 → 表格 → 将文本轉換成表格。

确保不同豎列的文字中間都有空格，這個時候列數、行數一般會被自動識别，「文字分隔位置」一般空格足夠了，這裡不設置。但有時候你若想把中間都是逗号或者頓号的一段文字制表，這裡可以選擇相應的符号來作為分隔标準。最後點擊确定，調整寬窄。

11. 首行自動縮進

多段文字排版，想每一段文字首行空出兩個文字的距離，不用每次都空格調整對照半天還不一定絕對統一縮進。首行文字自動縮進步驟，全選文字，Mac版，打開Word，點擊桌面頂部的：格式 → 段落；Windows版，點擊頂部「布局」，再點擊「間距」右下角那個隐約可見的傾斜「小箭頭」，調出設置框。

「特殊格式」選擇「首行縮進」，縮進值設置為「2字符」。

12. 快速選中文字

選中文字除了按住鼠标拖動還有很多快捷的操作。第一種，按住「Alt」鍵不松，可以不受「行」的限制，選中矩形的某部分文字；第二種，選中大段文字中不連續的幾行或幾個詞語，選中第一段文字後，按住「Ctrl」鍵不松，繼續選擇下一段文字，第三段文字……直到選擇完畢松手即可。此功能目前隻适用于Windows版。Mac版，我目前尚無發現此功能。

第三種，當你想選中多張Word裡的文字，比如第3頁到12頁，以往你隻能按住鼠标往下拖，稍不注意手一抖文字被拖拽串行了，再重新開始一遍，對于這種長達10頁的内容，這種操作方法簡直是個笨拙的災難。快捷操作方式為，把光标放在第3頁的開始位置，然後滑動滾輪來到第12頁，按住「shift」鍵，在結尾處點擊一下，即可選中第3頁光标位置到你這時點擊第12頁位置的全部文字了。當然，順序倒過來，從第12頁往第3頁去選擇文字，這個方法依然湊效。

13. 輸入不認識的字

第一種情況，Word裡的文字你不認識，選中文字，頂部「開始」欄，有個大寫「A」左上角有小寫的「abc」的标識，就是添加拼音的功能，點擊即可看到這個生僻字的讀音了，認識了文字後點擊「取消」。如果想添加拼音，「字号」用來設置添加拼音的大小，然後點擊「确定」。

第二種情況，要把一個不認識的字輸入到Word裡，以「魑」為例，第一種方法直接利用搜狗輸入法，先打一個「u」然後漢語拼音打出漢字的組成，比如這個字就是「uguili」。如果遇見偏旁，氵可用拼音「shui」，扌可用拼音「shou」。

第二種方法僅适用于Windows版，先打出一個偏旁，選中文字，插入 → 符号 → 其他符号，字體選擇「普通文本」，子集設置為「統一漢字」，點擊選中需要的文字，點擊「插入」即可。

14. 一鍵輸出多張圖片

我們經常遇到Word裡有很多張圖片，想以圖片形式統一保存，慣常的做法是，點擊一張圖片，另存為圖片，一張一張保存。最快捷的方式為，文件 → 另存為 →「文件格式」選擇「網頁」→ 保存，你會在目标位置看到一個html格式的網頁文件，在這裡沒用可直接删除，同時還會有一個同名的文件夾，打開文件夾，Word裡的所有圖片都在這裡了。

15. 最常用的幾個快捷鍵

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部