什麼是審核的有效性？審核的有效性不等于體系運行有效性的全部。成功的審核是客觀公正地進行審核發現，并有效地利用審核發現不斷地改進體系和運行的績效。

無論是内審員還是外審員，都建議收藏學習本文。

一、有效開展審核的2個條件

第1條：你對所審核領域的專業活動是明白的。

• 如果對你所審核的活動、過程、産品或服務一無所知，提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性，因為你除了照着檢查表念問題不敢有任何延伸的提問，因合格的審核員應對即将審核的領域應熟悉了解。

第2條：你已是一個成熟的審核員（至少不是一個吹毛求疵的人）

• 不吹毛求疵，絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。
• 例如，對于ISO9001的内審，某工位未制定作業指導書，就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續審核以确認以下問題：①該工序是否簡單？②是否是非重要工序？③員工是否清楚如何操作？④該工序是否從未出現過質量問題（可查詢制程異常清單等）。
• 如果以上4個問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項。别擔心不妥，對于隻有1~2個步驟的簡單工序，就算編一個文件挂在那裡，也不見得能提高什麼，而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
• 注：以上“作業指導書”的問題對于IATF16949:2016的内審不适用，因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定标準作業指導書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作，而且要保證每一個員工在該工序的作業都是标準化、一緻性的。
• 但對于使用”已過校準有效期“的量具檢驗産品是一定要開不符合項的，這就存在将潛在的不合格産品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準，那就是嚴重的不符合項了。

二、審核清單

一階段審核清單

• 顧客資料：包括汽車顧客清單、汽車顧客特殊要求清單、與顧客簽訂的合同/協議等以及合同或協議的評審、連續12個月的訂單；
• 體系策劃：過程控制清單、過程矩陣圖、過程關系圖、風險控制方案、程序文件清單、手冊、記錄清單；
• 内部審核：包括體系審核、所有涉及到汽車産品制造的過程審核、所有汽車産品的産品審核；如内審方案、年度計劃、審核計劃、審核報告等;
• 管理評審：評審計劃、評審報告等；
• 過程績效指标：連續12個月的績效指标統計及趨勢，包括業務計劃中規定内容、質量目标、質量成本分析、過程指标；
• 與顧客有關的績效：顧客抱怨/投訴/退貨處理資料（彙總表、登記表、8D報告/PPM指标及趨勢、超額運費等）、顧客滿意度評價；
• 與供方有關的績效：供方的PPM指标及趨勢、超額運費等；
• 汽車産品标準、顧客圖紙、APQP資料、對産品的顧客确認記錄/第三方檢測報告等。

二階段審核清單

1、管理層

• 公司内外部環境因素分析：SWOT分析（競争對手、行業标杆等）、宏觀因素分析（政治、經濟、文化等）、微觀分析（行業、産品結構/定位、發展趨勢等）；
• 企業風險分析：産品安全、生産安全、環保、财務、設計、制造、供應、行業等；
• 公司戰略：未來3~5年的公司總體戰略規劃及目标，戰略展開（職能戰略）及戰略目标展開；
• 年度業務計劃/經營計劃制訂及統計：按照公司總體戰略目标制訂本年度公司級業務計劃并落實到各部門，建立公司各部門的KPI指标，按規定周期收集和統計目标達成結果并進行趨勢分析，提出改進措施。需提交連續12個月的統計結果。業務計劃包括每個顧客及供應商的業績監控、質量成本、質量目标、經營性指标、管理性指标、過程指标等。
• 管理評審：管理評審計劃→各部門彙報資料彙總→管理評審會議簽到→管理評審報告→持續改進計劃→實施結果；
• 體系審核：内部審核實施計劃→審核實施記錄→體系審核報告→不符合項報告（含原因分析、糾正措施及驗證）→不符合項分布表→首/末次會議簽到表；
• 過程審核：過程審核年度計劃→過程審核實施計劃→審核實施記錄→過程審核報告→不符合項報告（含原因分析、糾正措施及驗證）→不符合彙總表→首/末次會議簽到表；
• 産品審核：産品審核年度計劃→産品審核實施計劃→實施記錄（含：全尺寸報告、各項功能和性能實驗報告、材料報告）→産品審核報告；

2、生産

• 生産計劃：客戶訂單/銷售計劃→制造可行性評審→生産計劃→生産指令→生産統計；包括産能分析；
• 生産工藝管理：作業準備驗證（首檢）、工藝參數監控記錄（如生産不負責則由質量負責）；
• 生産過程控制：交接班記錄、生産動态記錄（設備維修、模具/工裝維修、刀具/工具更換、産品更換、物料更換等）；
• 現場管理：區域劃分（生産區、合格區、來料放置區、待檢區、不合格區、發貨區、通道等）、産品标識、現場應保持幹淨整潔；

3、設備

• 台帳→設備卡→年度保養計劃→保養記錄→日常點檢記錄→維修記錄→績效指标統計；滿足預測性維修要求；
• 新設備或大修後→設備驗收記錄→台賬→設備履曆；
• 設備标識：環境保護設備/安全防護設備/關鍵設備的标識及狀态标識（待修、停用、正常等）；
• 特種設備管理：清單、備案資料、年檢記錄；包括：行車、叉車、電梯、壓力容器、鍋爐等。

4、工裝

• 新工裝：開發計劃→工裝設計（圖紙、标準等）→采購訂單/自制計劃→驗收單（檢驗記錄等）→台帳
• 日常管理：台帳→庫存定期檢查記錄→維修記錄→定期精度檢查報告報→工裝履曆→廢申請單（要填上處置記錄）
• 工裝标識：編号、産權及狀态标識（待修、停用、正常、報廢等）；注：工裝包括工具、專用檢具、模具、夾具、刀具（含磨具）、可重複利用的物流器具等。

5、質量

• 新的原料或新零件→樣品報告（公司的檢驗和試驗記錄、生産試用報告等；供方提供的材料報告、功能性能報告、可靠性試驗報告及第三方的檢測報告等）；
• 常規采購的産品→報檢單→進貨檢驗記錄；
• 生産過程：工藝參數監控記錄（如質量不負責則由生産負責）、産品檢驗報告書、過程質量記錄（自檢、首件檢驗、巡檢、轉序檢、入庫檢、現場控制圖、定期Cpk分析報告等）、成品檢驗記錄（檢驗記錄單、報告書）、标識（現場要有即可）、顧客來料檢驗記錄；
• 退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→彙總→8D報告→變更通知單 文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；該項由營銷或質量提供！
• 不合格控制：不合格處置單、如報廢則有報廢通知單、返工有返工複檢記錄、不合格彙總表→定期的不合格優先減免計劃→糾正/預防措施驗證記錄→變更通知單 文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等） ；
• 針對重大不合格項目→糾正/預防措施驗證記錄 →變更通知單 文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；
• 監視和測量裝置：台帳→校準/檢定計劃→校準/檢定記錄（内外部的校準記錄、偏離記錄、校準履曆等）→有效期标識→試用前的校正記錄→試驗設備的日常點檢記錄→定期巡查記錄；該類裝置包含産品的檢驗和試驗設備/儀器儀表/檢具和監控過程參數的儀器儀表（如壓力表、溫控器、電壓表、電流表、流量計、時間繼電器、熱電偶等）等；定期的MSA分析報告；
• 實驗室：标準樣品一覽表→樣品标識卡；實驗室環境條件監控記錄（溫濕度、清潔度等）；
• 試驗樣品登記→試驗原始記錄→試驗報告→試驗樣品處理記錄等；

6、技術

• 新品開發：每個系列産品至少一套完整的APQP資料；關注産品标準、顧客要求、開發目标、産品設計驗證/評審/确認記錄、階段性驗證報告等；
• 所有汽車産品的PPAP資料，包括所有産品的圖紙、控制計劃、工藝文件。
• 過程驗證：工藝驗證記錄（PPK、MSA、特殊過程、産能、成本、合格率等）；
• 設計更改：申請單→變更前的評審→變更方案→變更記錄→變更後的評審→技術通知單/文件更改通知單→ 相關文件修訂（圖紙、标準、FMEAs、控制計劃、工藝、檢驗規程等）→變更履曆；
• 技術文件管理：技術文件清單→文件歸檔記錄→複印分發記錄→修訂記錄→修訂後的收發記錄→借閱記錄；外來文件清單（與産品有關的标準）→文件歸檔記錄→複印分發記錄→有效性檢查及更新記錄→借閱記錄；

7、營銷

• 市場營銷：市場分析、行業分析、市場定位、業務分析、競争對手與行業标杆分析、SOWT分析、營銷策略、營銷規劃等；
• 顧客檔案：顧客清單→顧客特殊要求清單；
• 合同管理（包括銷售合同、技術協議、質量協議、圖紙等）→合同評審表；
• 訂單管理：顧客訂單/銷售計劃→可制造性評審記錄→月度訂單登記→發貨計劃→訂單執行跟蹤記錄→發貨記錄→銷售業績統計；
• 退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→彙總→8D報告→變更通知單 文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）；該項由質量或營銷提供！
• 滿意度管理：顧客滿意度調查表（發給客戶）/顧客滿意度測評（内部評價）→顧客滿意度評價報告；
• 顧客文件管理：顧客文件清單（顧客标準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等）→文件歸檔記錄→複印分發記錄→更新記錄→修訂後的收發記錄→借閱記錄；

8、采購

• 供應商資料：可接受供應商清單→供應商資料（基本信息調查表、營業執照複印件、機構代碼證複印件、體系證書複印件（含質量體系、環境體系等）、特殊行業生産許可證/運輸證複印件、危險廢棄物處理資質等）；
• 供方評價：供方開發計劃→資料收集→潛在供方清單→評審計劃→供應商評審記錄→可接受供應商清單→采購協議（新品開發協議、技術協議、質量協議、保密協議、價格協議、框架采購合同、物流/包裝協議、環保協議等）；
• 樣件管理：新品開發→技術文件簽訂和發放（各類協議、圖紙、标準等）→OTS送樣→樣件認可→PPAP提交（必要時）→PPAP認可（必要時）→量采；
• 變更管理：更新後的文件→文件收發記錄（舊文件回收、新文件發放）→零件更改後送樣送樣→樣件認可→PPAP提交→PPAP認可→量采切換；
• 采購管理：物料需求計劃→采購計劃→采購訂單→報檢單→進貨檢驗記錄→入庫單→供應商業績評定
• 不合格控制：不合格處置單→處置記錄（退貨、挑選等）→供方整改→整改驗證記錄→供應商業績考核
• 供方文件管理：與供方有關的文件清單（标準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等）→文件歸檔記錄→複印分發記錄→更新記錄→修訂後的收發記錄

9、倉庫

• 賬卡物一緻、标識清楚、堆放整齊、防護符合環境要求、出入庫記錄齊全、先進先出方式明确、庫房區域劃分/布局、出貨檢查記錄等
• 相關方财産管理（硬件：設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等）：相關方财産清單→到貨通知→檢查記錄→産權标識→入庫管理→出貨記錄/消耗記錄/周轉記錄→定期檢查/保養/維護或維修記錄→損壞記錄（如有）→報告相關方的記錄（如有）；具體管理按公司的設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等的管理要求進行；

10、人力資源

• 培訓：培訓需求（各部門提出、公司戰略、崗位能力評價、新員工/轉崗員工、安全/環保、新品開發等）→年度培訓計劃→月度培訓計劃→培訓記錄（簽到表、培訓記錄）→培訓效果評價；
• 人力資源管理：員工名冊、新員工試用考核、特殊工種人員情況表、技能矩陣及能力評價、員工績效考核、頂崗計劃、職業規劃及晉升通道、合理化建議/自主改善/QC小組活動。
• 滿意度評價：員工滿意度調查→員工滿意度調查彙總分析→改進措施及驗證；

11、文控/記錄

• 受控文件清單（管理性清單）→文件審批→分發記錄→修訂記錄→修訂後的收發記錄→借閱記錄；
• 記錄清單（含規定的保存周期）→分發記錄→修訂記錄→修訂後的收發記錄；
• 說明：
• 1、管理性文件包括手冊、方針目标、年度經營計劃、程序文件、記錄格式、管理制度、操作規程、作業指導書等。
• 2、操作規程及作業指導書不包括産品制造工藝類文件。

12、财務

• 成本核算：至少核算到各工序産品成本；
• 收集生産過程的不合格品、廢品數據，核算内部損失。
• 收集顧客退貨數據和索賠數據，核算外部損失。
• 形成質量成本分析報告，關注質量損失的趨勢

三、有效審核開展的步驟

審核策劃

過程的順序；

關鍵點的關注；

時間的有效分配；

合理的人員配置(獨立性和專業性的要求)；

審核時機的确定和把握。

應該注意的事

策劃的結果事先應通知受審核方，不要造成突然襲擊；

允許别人作充分的準備；

不要嚴重幹擾别人的正常業務作業，審核時間應可以協商并可調整

檢查表是重要的，但不一定是詳細的

可以幫助你把握節奏，體現你的重點關注；

内容表達可僅是提示性的，詳略取決于你的經驗；

不能照本宣科，提問應講究技巧；

内審應可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時）；

檢查表應是審核記錄的一種。

構思檢查表的三個要點

日常工作是如何處理的；

當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作；

當出現危機時/事物是否仍在控制下

進入現場前内部的充分協商是必要的

目的是溝通審核意圖和協調審核步驟；

同時進一步明确審核中的重點關注；

相互提醒審核中應特别注意的事項。

審核員最大的挑戰是與人相處；

因而與人打交道得十分小心；

不能讓對方反感而導緻你審核的失敗；

記住：千萬不能把審核做成是審查（找麻煩）。

記住樣本選擇的原則

為了達到目标；

密切相關的；

有代表性；

樣本量：3＜n＜12

有效的工作方式

聽：聆聽、傾聽，聽你所關心的；

看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；

查：學會抽樣查看，學會證實；

問：不脫離你的主題，詢問你所關心的事。

記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄。

有效的審核順序

交談——提問

描述——聽取

文件——依據

證明——有效證據

現場審核中導緻失敗的情況

同仁面前舉止過于刻闆，讓人不自在；

沒有以平常心進行有效溝通，以為高人一等；

提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之；

缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心問題；

不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味隻查資料做記錄；

不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；

做和事佬去介入别人的事務紛争；

滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；

審核組内不能按分工有效協調，各行其是。

高層審核是個難題

職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；

知識水平上可能比你高；

看問題的層次和深度可能和你不一樣；

但也不排除有低水平、低認識的人。

但它卻是關鍵的一步，需要你

事先做充分的準備；

标準和文件是你的依據；

應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；

學會用經濟語言，而避免用生硬的名詞、術語；

必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系确實有益；

你需要是會溝通又有一定知識面的人

同級溝通也不輕松

坦誠心打動人，千萬别讓人的感覺來攪渾；

是完善體系，而不是給别人難看，所以應換位思考，體諒别人的難處；

對發現問題應幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；

以事論事，别扯入人際關系；

失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋；

當你犯錯時，道歉是必須的；

總之，友好的氣氛是成功審核的基礎。

與作業層人員溝通應注意

禮貌待人更顯需要；

現場中作業人員是忙碌的，因而不宜花很長的時間；

要用聽得懂的語言；

不能要求工人背出文件要求；

對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解；

交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心；

不能當着工人面前做記錄。

現場審核中要有深度

前後左右審核思路應能貫穿；

抽查可以某個産品形成的個案層層展開（從訂單-設計-采購-生産-包裝-交付-服務）；

必須關注産品形成過程中的關鍵環節，并以足夠的專業能力作支持；

法律、法規有規定的應予重點關注；

體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強化關注；

對組織内已知的問題點應予以重點審核；

管理中的難點、重點，應有足夠的經驗去識别和判斷；

對發現的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

證實是重要的一環

不能道聽途說；

無錯聲明應進一步确認；

責任範圍内的有錯聲明是證據。

審核發現的形成應抓大放小

不要吹毛求疵，應該懂得持續改進，小事以提醒的方式告之；

要抓住體系中的大缺失，以幫助别人能改進後有所提高；

對重複性發生的小問題，應該當作系統問題提出，這不能因小而放過。

審核發現記錄和報告

記錄應該是可追溯即可重查；

報告不能有數量限制，否則不能對體系做完整判斷；

不要害怕讓審核機構發現内審的全部，糾正措施才是至關重要的；

形成的報告應得到受審核部門的确認。

不合格報告三要素

标準的要求；

體系文件的要求；

上次審核中集中的問題點；

管理中的重點和難點；

已知該部曾發生過的管理問題。

審核的第一步你應該先收集

不合格報告撰寫要求

正确性；

完整性；

清楚；

簡潔。

糾正措施内審的根本落腳點

原因分析很重要，根本原因須找到；

分清糾正和糾正措施的區别；

受審方是糾正措施的主導者，但内審員應該是輔導員；

限時檢查（驗證）是關鍵。

評價審核能力和績效很必須

為下次審核提供改進的基礎；

促使内審員不斷地提高水平練内功；

使受審核方有一個良好的感受，提高對内審的内心贊成度；

體系審核真正做到審核增值。

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