在不同的企業裡，物料采購員的崗位職責可能各不相同。
在某些高大上奢侈品時尚企業裡，采購員負責全球買買買，滿世界出差，出入高檔餐廳會所，走上了采購的人生巅峰。
而在另外一些企業裡，采購負責幫老闆同事買各種各樣的東西，大到機器設備，小到辦公文具，有時候還要去倉庫收貨，工作辛苦不說，還經常受到埋怨。
在本篇中，我們探讨的物料采購員指的是根據ERP系統的信息提示，給供應商下達采購訂單的角色，并不涉及到供應商和産品的開發過程，是比較偏計劃類的采購崗位，而不是偏商務的工作。
一、工作職責的範圍及内容
1.發送預測信息
預測信息來源于主計劃，一般的流程是銷售市場負責數據輸入，經過系統處理之後，采購員從ERP系統中導出預測數據，經過簡單整理後，發送給關鍵供應商。
由于有些供應商采購量很小，金額占比不到1%的，可以每月發一次預測，不用頻繁發布預測信息，以減少雙方的工作量。
2.定期和供應商溝通
預測發出後就完事兒？采購員還要與内部的生産計劃和外部的供應商定期進行溝通。
對于内部來說，采購員要向生産計劃了解客戶需求是否有大的變動。如果有的話，需要根據BOM查詢涉及到的相關原材料，并及時了解庫存是否可以滿足需求。
由于每個采購員對應着N家供應商，成千上萬種SKU，很難對每顆物料的預測變動情況都跟蹤到位，因此需要供應商積極主動地來反映數量上的異常波動，比如預測和上期數量相比漲幅超過了30%，預測和實際訂單數量相比減少了30%。
供應商會仔細檢查每顆料的預測數量，采購員需要做的就是經常和供應商進行溝通，鼓勵他們把發現的數量異常情況說出來。
當自家的訂單量增加的時候，采購員也需要主動告訴供應商們，讓他們做好準備，來應對突然增量的采購訂單。
如果供應商能滿足訂單要求數量是最好的，如果不能，就需要了解供應商的實際最大産能數量，然後做下一步的調整工作。
溝通是很有必要的，而且是雙向的，我們進行溝通的目的隻有一個，那就是消除意外的驚喜。
“No Surprise”，是采購員應該奉行的準則。
3.創建采購訂單
采購員應該根據什麼來下訂單，是憑借個人的喜好，或是标準的操作流程？答案顯然是後者。
随着ERP等信息系統的廣泛使用，越來越多的采購員都是根據系統提示的數量進行下單。
如果系統中的需求數量、庫存數量和前置時間等參數都是正确的，那麼做出來的訂單是足以保障物料供應，同時能夠控制庫存在合理的範圍之内。
當然采購員還不能放松警惕，有的時候系統數據會出錯，比如庫存數量與實物數量不一緻，或是參數修改了卻沒有在系統裡更新，這些都會導緻物料短缺或是溢出。
在這些情況下，有經驗的采購員會抓出有問題的物料，然後進行手工調整，并在系統中修正參數。
4.跟蹤訂單整個過程
物料采購負責的是從下單開始，直到貨物抵達倉庫的全部過程。
供應商在收到訂單後能不能按時足量交付呢？
首先我們就要得到供應商的承諾回複，反饋給客戶能或不能履約交付，這是訂單跟蹤的第一步。
如果供應商回複不能按照訂單上的要求交付，采購員就需要進一步溝通：
得到了回複信息後，采購員需要在系統裡核對，是否可以接受新的交付時間數量，是否會對生産排程造成影響？
如果内部可以接受供應商的提議，那麼采購員就需要和供應商最終敲定一個新的到貨時間數量，最後在系統裡做好備注。
我們還需要記住一點，以上這些是建立在供應商信守最初的承諾基礎上的，如果對方過了段時間“變卦”了該怎麼辦？
說好的數量達不到，約定的發貨日要往後延期，這些都是可能發生的事情。
每個采購員需要對供應商建立個“信用賬戶”，每次都能按時足量交付的，那麼信用程度會累計增高，不需要花太多精力在反複确認交付上面。
而對那些經常不能按照承諾出貨的供應商，采購員需要額外打起120分的精神，時刻留意着對方的情況，直至最後确認了出貨數量，得到了物流運輸憑證後才能放下心來。
在供應商出貨以後，采購員還需要跟蹤貨物的運輸狀态。現在信息技術越來越發達了，承運商可以提供TMS軟件服務，Track & Trace每一票貨物的狀态，幫助采購員節省下大量查詢的時間。
5.緊急缺料的處置
在工作中總會遇到各種意外情況，采購也是如此。再好的計劃，也敵不過各種突發意外，導緻原材料短缺。
缺料了就不能按照計劃生産，還會影響銷售業績。在這種情況下怎麼辦？趕緊聯系一下供應商，了解他們家有多少成品庫存，就是已經生産好了，放在倉庫裡，隻等打包後就可以發走的那種。
采購員問清楚了數量，趕緊下一張緊急訂單，通知供應商送貨。訂單發完了，還要再和供應商确認一下出貨的時間和運輸方式。
既然是緊急的訂單，運輸方式上也要加急，普通的運輸多數是不行的，平常用物流的，這次可能就要發快遞了，甚至是空運。
采購員還要和運輸公司協調好，确認貨物抵達倉庫的時間點，能夠趕得上生産排産。如果生産線真的停了，也要盡力補救，把停線損失控制在最小。
6.與供應商及時對賬
供應商想要收到貨款，一般都需要準備好這三套材料，訂單、發票和收貨憑證。
訂單是采購下達的購買合同，是供應商送貨的依據。在貨物送到了倉庫完成清單後，倉庫應該交給供應商一份簽收回執，确認收到貨物的品項數量。
最後供應商根據合同中定義好的價格，根據實際收到的貨物，來開具發票，交給客戶的财務，準備收回貨款。
為了提高付款流程效率，有的時候采購員需要幫助供應商整理相關文件，并提前做好對賬的工作，這樣就可以避免在财務核對過程中的延遲，幫助供應商及時收到貨款。
7.控制原材料庫存
庫存控制是采購員一項必備的指标。庫存要控制在合理的範圍内，既不能過多，也不能引起缺料。
有一個公式可以計算出我們需要的最大庫存量：
而每次需要訂貨的數量是在最大庫存量的基礎上，減去庫存和在途數量，公式如下：
由此可以看出，訂貨間隔時間、前置時間、平均需求用量、安全庫存，這些參數決定了庫存數量上下限區間。
采購員需要根據自家實際情況制定合理的參數，不斷尋找可以優化庫存的空間，降低庫存的總持有成本。
8.交付問題及時反饋
面對供應商不能按時足量交付的問題，采購員應該首當其沖去解決困難。我們總會遇到一些不願意配合的供應商，采購員在嘗試講道理後依然無效，這個時候就需要請主管經理和尋源采購同事出面了。
需要注意的是，當采購員遇到難題時要及時舉手尋求支援，不要拖延到最後，變成無法善後的爛攤子局面。
但如果是自己就能解決的事情，就不要輕易地去搬動救兵，會給人造成一種什麼事情都搞不定的印象。
二、與供應商溝通時注意要點
中國傳統商業文化思想中，客戶往往處于比供應商高一等的地位（偶爾也會有店大欺客的情況），但平心而論，兩者關系應該是平等的。
即使作為客戶，采購員在日常溝通中也要尊重對方，時刻注意溝通的禮儀。要知道供應商讨好采購員，可能僅僅是因為後者所處的平台和手上的權力。
在明白了這點以後，采購員就會知道自己的分量，也能更好地與供應商進行高效的溝通。
1.培養良好溝通習慣
在與供應商交流過程中，需要培養起雙方良好的溝通習慣，比如下單以後，采購員沒有收到供應商的回複确認，就要告知對方及時回複、許諾訂單。
幾次溝通下來，供應商就能培養起及時回複的好習慣，讓雙方的合作更加順暢。
2.提供力所能及幫助
在供應商遇到困難時，适當的給予協助。采購員及時整理付款單據，協助供應商在發票到期日前拿到相應貨款，可以維護客戶企業良好的信用形象。
一些平時不起眼的小事，都可以為采購員的人緣加分，将來需要供應商配合的時候，對方也會投桃報李。
3.多多鼓勵保持激勵
對于交貨表現好的供應商，平時多給予口頭和郵件上的鼓勵。對于交貨表現有顯著進步的供應商，還可以頒個最佳進步獎，激勵對方保持良好穩定的交付表現。
物料采購員的工作并不複雜，隻要有基本的數據分析能力和溝通技巧的人都可以擔任。把簡單的事情重複做，重複的事情用心做，這也許才是采購工作真正的難點。
作者 | 卓弘毅
來源 | 弘毅供應鍊
此文系作者個人觀點，不代表物流沙龍立場
,更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!
zpostcode 
Recruit 
weather 
mreligion 
Yellowpages 
sport 
constellation 
shopping 
name 
game 
directory 
literature 
Word 
tour 
furnish 
Lottery 
tftnews 
lyrics 
News 
digital 
car 
dir 
Edu 
Finance 
