前文講到組織結構扁平化，本文談談“體系結構扁平化”。

有很多組織的體系很複雜，文件名稱繁多。有一家組織将體系文件分成五大類：制度、标準、程序、規範、作業指引。然後再細分，見下表：

最高一級文件是制度，最低的是作業指引；作業指引細分後整個體系就有8級文件。實際上，筆者看到的文件還不止這些，如規則、規程、步驟、導則等，不知又屬于哪一類。盡管這樣，總比很多組織的文件零零碎碎、沒有結構、沒有系統的好。

還有一個組織是這種風格的：

這顯然有點複雜了，如果是集團公司那就更複雜了。

體系結構實際上是各層文件之間的邏輯關系，是文件引用的框架，是将複雜的管理通過各層文件的縱向和橫向引用進行延伸。文件之間除了通過引用關系形成系統外，還有兩個意思：一是将長篇文件的部分内容分拆出一個子文件，使長文件變短；二是不想在同一個文件裡與别的文件有重複的内容。如果組織不是使用專門軟件或信息技術去解決這複雜的問題，為使體系結構扁平化，就要将文件分成兩大類：管理類和技術類。文件引用時就要遵循以下的原則：

1. 管理文件隻能引用管理文件，不引用專業文件；
2. 專業文件隻能引用專業文件，不引用管理文件；
3. 縱向引用不超過二層，橫向引用不超過一層；
4. 不引用上級文件；
5. 不互為引用；
6. 不引用通用性文件。

其實，很多組織都已經遵循着這些原則。如果違反了這些原則，體系就會變得非常複雜。引用文件時是在“點”上認知的，當大家都這樣做的時候，系統上就必然導緻交叉引用、重複引用，最擔心的是重複的内容自相矛盾，這對體系維護和改善會帶來極大的麻煩。體系最理想的狀态就像一串葡萄，因為每一條徑隻能連接一顆葡萄，自成系統。它是自然形成的，遵循着“道”，當然是最學科合理、效率最高的，人為做到這點是非常困難的。當然，有些組織已經通過專門的軟件輕而易舉地解決了這個問題，并細化到磁力連接、段落鍊接、條款引用，就像我們玩手機那種體會。

此外，體系扁平化還有一個制約因素，就是組成體系的管理要素。要素展開時就生産層級，此時就要考慮管理要素的扁平化問題。體系的定義：一組相互關聯和相互作用的要素。ISO9001和IATF16949由28個要素組成，卓越績效評價标準由30個要素組成，據此所建立的體系分别就叫ISO9001體系、IATF16949體系、卓越績效管理體系。要素下面展開的條款最多就是5位數條款（或叫四級展開），它們賦予了組織的先天基因。以下是卓越績效評價體系其中兩個要素展開的例子：

這“條款樹”就是體系結構。國際标準是高人寫的，其結構被認為最扁的。人們普遍認為，針對一級或二級條款的内容去建立程序文件，稱為“二層文件”；針對二級、三級和四級條款的内容去編寫作業指導書，稱為“三層文件”。此時标準的卓越結構也賦予了組織體系卓越的結構，就無需自己去探索了。所以按國際标準去建立體系是最好的捷徑。根據條款樹建立的體系也形成了對應的“體系樹”，例如：

下層文件是上層文件的展開，是按照國際标準條款的結構去展開的，并通過引用關系将他們連接起來，形成了一串葡萄，這就是人們熟悉的“體系金字塔”圖：

二級文件大多為公司級文件，三級文件大多為部門級文件，這樣既簡單又好操作。上圖表明體系從管理手冊開始最好不超過三層展開。筆者認為，單個文件也不要超過二層展開（即隻有一層引用），内容不超過三位數條款的展開，并從文件的結構上加以規定。例如：

以下是軟件上的實例：

當标準條款之間存在順序的邏輯關系時，采用過程方法去編寫文件是當前倡導的方法，即将條款串連地融入實際作業流程中去，而不是逐個條款去寫文件，這也是文件扁平化的有效方法。

國際标準對“文件”的定義是：信息及其載體。據此，文件屬于信息的範疇，那麼我們所講的體系扁平化也屬于信息體系扁平化的範疇。當應用了互聯網技術後，文件的層次關系變得虛拟化了，文件之間的引用所占比例很少，取而代之的是關聯條款、關聯詞、關聯單元、關聯模塊等的連接，變為信息之間的引用。這已屬于信息技術範疇的事，在互聯網下便可将複雜的問題變簡單，就會給體系建設帶來全新的概念。

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