郵箱中的各種退信，不是“疑似推廣郵件”，就是“收件方服務器未知原因拒絕連接”，“收信方運營商認為該收件人賬号不存在”……這種被退信的滋味，相信很多業務員都深刻的體會到。今天我們來分析一下退信的前因後果！

一、被退信的原因

首先一封“正經”的開發郵件，從我們了解潛在客戶需求，到把自己公司的産品、服務、優勢撰寫成郵件、信函，再通過郵箱服務器發送給客戶，其間曆經重重“攔截關卡“、“篩選規則”，最後才“越洋過海”到達客戶手中。其中我們可以發現，外貿郵件被退回，主要可以歸類為兩大原因：一個是系統退回郵件，另一個是客戶主動退回了郵件。

我們先來看一下常見被系統退回的郵件。

1、郵箱服務器的問題。因為國内網絡節點和國外網絡節點不同，部分國内服務器在海外的節點數量和覆蓋範圍不夠，導緻郵件無法送達被退回。

2、有一些用戶經常往國外，頻繁發送一些營銷推廣的垃圾郵件，國外服務器對這些垃圾郵件進行攔截和删除，并限制了國内部分服務器和IP段。嗯，禍及池魚，給我們這些用戶發郵件帶來了極大的不便。

3、收集來的郵箱地址錯誤/不存在。一般我們是通過Google搜索、黃頁、B2B平台、傳統展會、海關數據等渠道來查找外貿客戶的郵箱，但是我們無法進一步驗證郵箱的精準度和有效性。沒有經過篩選的郵箱地址，直接群發郵件難免會出現無效郵箱退信的問題。

……

接着，講一下另一個比較主觀的原因：客戶主動退回郵件。

我們給客戶發送郵件，主要目的是為了開發客戶。但是有不少業務員在群發郵件的時候，經常發送的都是固定的樣式模闆、單一的郵件内容。常年沒有更新，别說客戶看膩了，你自己估計也發膩了。加上沒有進行客戶分類，也不管是否匹配客戶的需求，一股腦的群發，這種情況被退信再正常不過了。

重複性的營銷推廣郵件收多了，客戶自然煩不勝煩，比較常見的是會設置了一些郵件過濾規則。例如：如果你的郵件标題含有被屏蔽詞和廣告詞，像price、quote、order、discount等詞組，客戶收件的服務器可能會把你的郵件當作垃圾郵件而退信。

客戶的企業郵箱主要是用于正常的商務往來，基本上郵箱運營商對推廣郵件和垃圾郵件都有一定的限制。如果過于頻繁地向客戶郵箱地址發送過度營銷推廣、同質性的郵件，同樣會導緻郵件被退回，甚至被拉入黑名單，影響後續正常郵件的發送和接收。

當然，客戶主動退回還有一個非常重要的原因：客戶已有穩定合作的供應商，暫時不考慮更換和增加供應商；而且你郵件介紹的産品，相比客戶現有的供應鍊，沒有産品優勢和價格競争力，或者是報價過高，價格不在客戶的期望範圍内。沒有突出的産品、價格優勢，客戶是不會買賬的。

二、怎麼減少被退信呢？

系統退回郵件是比較好解決的。系統退回郵件一般都會有退信的郵件提示，說明了退信的原因。例如：reply: User not found、User unknown、Mail quota exceeded等等，這時候就需要我們根據退信原因，對郵件服務器、發送方式或者郵件内容做出對應的調整，比如：更換不同的郵件服務器來發信；調整同一個郵件服務器每天的發信量；控制整個郵件（包含附件）的大小……，再重新發送。

其次是搜集過來的郵箱，你可以搜索到，别人也可以搜索到。在給客戶發郵件的時候，自吹自擂沒有錯，但是你吹别人也吹，重複同質性的内容，很難吸引到客戶。我們的郵件内容還是要以匹配客戶需求的産品優勢和價格競争力來取勝。

其中有一點需要特别注意，郵件内容中一定要避免敏感詞，多用中性詞。例如：郵件标題可以用産品名稱、客戶公司名稱等，這樣的詞組一般不容易被系統識别為敏感詞。最後，建議降低發送頻率，調整發送郵件的時間周期。

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